Gestione dei documenti con valore legale: come funziona?

Sai come gestire correttamente i documenti con valore legale? 

Una corretta gestione dei documenti a norma di legge consente prima di tutto di mettere a riparo l’illeggibilità, la compromissione o il rischio di perdita del documento stesso. Non solo, in caso di contenzioso garantisce valore probatorio.

Al fine di garantire il valore legale dei documenti informatici è necessario implementare delle soluzioni tecnologiche che consentano di mantenere inalterati i documenti nonostante il trascorrere degli anni. Ricorda che custodire un atto sul proprio desktop come un qualsiasi file, non soltanto non rispetta le regole europee e italiane in materia di corretta gestione dei documenti con valore legale, ma espone anche a importanti rischi. Tra questi sono ricompresi la perdita del documento, l’illeggibilità del formato, la sua compromissione e la mancanza di valore probatorio in caso di contenzioso. 

Ecco che, al fine di evitare l’insorgenza di questi problemi ed essere adeguati alla normativa, la conservazione digitale si presenta come lo strumento più efficace.

In questo articolo vediamo più da vicino come funziona la gestione dei documenti con valore legale. 

Normativa di riferimento del valore legale dei documenti informatici

Il tema della gestione dei documenti con valore legale è particolarmente complesso. Questa stessa complessità emerge già dall’analisi della normativa di riferimento, che in questo contesto deve essere analizzata sia a livello nazionale che europeo. 

Per capire meglio il contesto in cui si colloca questo strumento, è necessario fare una piccola panoramica. Il nostro punto di partenza è il Decreto n. 445 del 2000 del Presidente della Repubblica, il quale regola la documentazione amministrativa italiana. Infatti, in Italia il tema della corretta gestione dei documenti informatici si è imposto prima nel settore pubblico, poi è stato introdotto anche tra i privati. Il Codice dell’Amministrazione Digitale si è posto come obiettivo quello di andare a disciplinare la normativa in questo contesto. Lo stesso art. 2 prevede che le tutele del documento debbano essere applicate anche nell’ambito privato. 

Successivamente, nel 2013 sono state pubblicate le prime regole tecniche che definiscono i cosiddetti sistemi di conservazione. A settembre 2020 sono stati poi abrogati i precedenti DPR tramite la pubblicazione delle nuove Linee guida pubblicate da Agid, entrate in vigore il 7 giugno 2021.

In questo contesto, non possiamo però non considerare anche le fonti europee, soprattutto considerando gli scambi documentali che un’azienda può avere con l’estero. All’interno del territorio UE, la normativa di riferimento è il regolamento eIDAS del 2014. Il suo contenuto disciplina l’uso delle firme che sono apposte al documento informatico per garantire la loro validità nel corso del tempo. Altra importante fonte è il GDPR, poiché va a normare la gestione dei dati documenti, un aspetto sicuramente mai marginale.

Come tutelare il valore legale dei documenti informatici 

Nella pratica, la compliance normativa si realizza attraverso l’adozione di strumenti idonei. Soltanto in questo modo è possibile trattare in modo appropriato i documenti informatici in ogni fase del processo – quali la formazione, la gestione e la conservazione. 

Al fine di mantenere inalterato il valore legale dei documenti informatici, è necessario fare in modo che questi siano immodificabili nel corso del tempo. La firma digitale rappresenta una soluzione che può offrire garanzia dell’autenticità dell’atto sottoscritto. Tuttavia, il problema principale è che non è esente da vulnerabilità che potrebbero compromettere lo stesso valore probatorio del documento. 

Facciamo un esempio. 

Pensiamo alla scadenza del certificato associato alla firma. Questo, infatti, ha una durata limitata a pochi anni, per cui non è possibile garantire con estrema certezza l’immodificabilità nel tempo del documento. 

Ecco perché occorre trovare un’ulteriore soluzione: la conservazione digitale.

La conservazione digitale consente infatti di superare qualsiasi problema operativo e di compliance. In adeguamento all’art. 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale, i sistemi di conservazione a norma riescono a garantire il mantenimento delle caratteristiche di reperibilità, leggibilità, affidabilità, integrità e autenticità del documento informatico. 

Gestione dei documenti con valore legale: perché è importante

Digitalizzare i processi di gestione al fine di garantire il valore legale dei documenti informatici non è soltanto un mero obbligo normativo, ma offre all’azienda un vero e proprio valore aggiunto. Ciò che infatti bisogna chiedersi è come si pensa di poter garantire la memoria storica delle informazioni che si gestiscono all’interno dell’impresa. Non dobbiamo essere certi di avere sempre sotto controllo i propri documenti, perché aver archiviato i file e fatto il backup non è sufficiente per garantire il loro valore legale. Soltanto la conservazione può garantire determinate qualità ai documenti sottoposti al processo.

Per tornare all’esempio fatto in precedenza, nel caso in cui si dovesse semplicemente archiviare un file, il certificato della firma elettronica apposta potrebbe scadere. Il risultato? Il formato di salvataggio potrebbe diventare obsoleto.

Ecco perché in questi casi il concetto di memoria storica diventa estremamente labile: si contesta sia la leggibilità che la validità del documento. 

Facciamo un altro esempio pratico. 

Parlando della PEC, è necessario ricordare che il provider dopo trenta mesi tiene traccia soltanto dei log, e non anche del contenuto dei messaggi. Magari questo potrebbe anche includere un documento rilevante per l’azienda. Non è quindi possibile accedervi se non è stata posta in conservazione la corrispondenza.