La gestione dei contratti è uno dei processi più delicati per qualsiasi PMI: riguarda fornitori, clienti, partner strategici e comporta responsabilità legali, scadenze vincolanti e flussi approvativi complessi. Per molte aziende, questo processo comporta ancora attività manuali: scambi di email, versioni multiple, firme non uniformi e documenti che “circolano” senza un vero controllo. Oggi, tuttavia, le tecnologie di firma digitale, marca temporale e workflow automatizzati permettono di trasformare radicalmente la gestione dei contratti. DocuWare integra questi strumenti in modo nativo, consentendo alle imprese di ottenere un processo tracciato, sicuro e completamente digitale.
In questo articolo analizziamo un possibile caso reale, mostrando come una PMI italiana del settore servizi possa digitalizzare l’intero iter di approvazione dei contratti con DocuWare.
Il problema iniziale: un processo lento, opaco e difficile da controllare
Prima della digitalizzazione con DocuWare, l’azienda gestiva i contratti tramite un mix di email, PDF firmati a mano, versioni separate su cartelle di rete e attività assegnate via chat interna. Di conseguenza:
- Le versioni dei documenti non erano controllate
- Le firme venivano raccolte in modo disomogeneo
- I tempi di approvazione erano imprevedibili
- Non era possibile sapere a che punto si trovava un contratto
- Gli audit richiedevano di ricostruire manualmente l’intero percorso del documento
Il risultato era un processo rischioso e inefficiente, poco adatto a un’azienda in crescita.
La soluzione: firma digitale, marca temporale e workflow DocuWare
La PMI ha scelto di implementare un workflow di approvazione contratti completamente digitale, sfruttando tre funzionalità chiave di DocuWare:
1. Firma digitale integrata
Ogni responsabile può firmare il documento:
- Da qualsiasi dispositivo
- Con firma automatica integrata nel flusso
- Con piena validità legale secondo eIDAS
Non è necessario scaricare, stampare o reimportare alcun file.
2. Marca temporale automatica
La marca temporale certifica data e ora della firma, ed è applicata da DocuWare:
- In automatico, senza interventi manuali
- Con valore probatorio, utile in caso di contestazioni
- In modo uniforme per tutti i documenti
3. Workflow strutturato e tracciabile
Il flusso approvativo definisce:
- Chi deve approvare cosa
- Quali passaggi sono obbligatori
- Cosa accade se qualcuno ritarda o rifiuta la firma
- Come vengono notificati gli utenti
Il workflow è completamente configurabile da Real Document Solution sulla base delle procedure aziendali.
Il caso reale: come cambia l’approvazione dei contratti
Scenario iniziale
Un’azienda gestisce circa 40–50 contratti al mese, tra nuovi fornitori e rinnovi annuali. Coinvolge:
- Ufficio acquisti
- Responsabile tecnico
- Legale esterno
- Direzione amministrativa
Ogni contratto veniva rivisto, modificato e approvato tramite email, con firme manuali e tempi incerti.
Scenario dopo la digitalizzazione con DocuWare
1. Caricamento del contratto
L’ufficio acquisti carica la bozza in DocuWare oppure la genera da un template preimpostato.
2. Classificazione e metadati
DocuWare IDP riconosce automaticamente:
- Tipo di contratto
- Parte coinvolta
- Data di decorrenza
- Scadenza
- Responsabili del workflow
Non serve più inserire nulla manualmente.
3. Workflow approvativo automatico
Il sistema invia il contratto, nell’ordine corretto, ai vari approvatori.
Ogni utente riceve:
- Una notifica
- La propria attività in Task Manager
- La versione esatta del documento
Se un approvatore ritarda, il workflow invia un promemoria o attiva un’escalation verso la direzione.
4. Firma digitale e marca temporale
Ogni approvatore firma con un click:
- Nessun file da stampare
- Nessuna PEC
- Nessuna scansione
La marca temporale viene applicata automaticamente.
5. Archiviazione sicura
A processo concluso, DocuWare:
- Archivia il contratto in un fascicolo digitale
- Aggancia tutta la documentazione correlata (offerta, preventivi, email)
- Registra l’audit trail completo
- Imposta la scadenza e i promemoria per il rinnovo
Conclusione
Il valore reale della digitalizzazione non è “firmare un PDF”, ma integrare la firma all’interno del workflow, inserendo marca temporale, controlli, tracciabilità e gestione centralizzata del documento.
Con DocuWare e la consulenza di Real Document Solution, anche le PMI possono ottenere un processo di approvazione dei contratti veloce, sicuro e pienamente conforme, aumentando l’efficienza e riducendo i rischi operativi.
Direttore Commerciale di Real Document Solution
Accompagna i partner nella definizione degli obiettivi e nella costruzione dei workflow documentali con il Process Planner di DocuWare. Monitora le performance e la User Experience degli utenti nell’utilizzo di DocuWare.
Anche lui usa DocuWare: per gestire la pipeline di clienti, per archiviare e firmare i contratti digitalmente e tenere aggiornate le scadenze.
Per qualsiasi informazione puoi scrivermi a: info@realdocumentsolution.it oppure chiamare il numero: +39 039.228.17.23