Elaborazione simultanea di fatture elettroniche e in formato PDF in DocuWare: una guida completa

La gestione delle fatture elettroniche è da sempre uno dei processi più delicati all’interno delle imprese. Tra fornitori che inviano file XML conformi ai diversi standard europei e altri che continuano a trasmettere documenti in PDF, il rischio di frammentazione e disallineamento dei dati è elevato.
DocuWare risponde a questa complessità con una soluzione unica e integrata, che consente di elaborare contemporaneamente fatture elettroniche e PDF, automatizzando la fase di riconoscimento, indicizzazione e validazione.

In questa guida vediamo come funziona la gestione combinata delle fatture in DocuWare, quali vantaggi porta ai team amministrativi e come configurarla in modo ottimale.

La sfida: formati diversi, un unico processo

Le aziende europee ricevono oggi un’ampia varietà di formati di fattura elettronica, ciascuno con specifiche tecniche e standard nazionali.
Un’impresa che opera su più mercati, ad esempio, può ricevere:

• XRechnung (Germania)
• FacturaE (Spagna)
• FatturaPA (Italia)
• KSeF (Polonia)

Ognuno di questi sistemi utilizza un linguaggio XML con strutture differenti. Parallelamente, molti fornitori continuano a inviare fatture PDF, spesso con layout non uniformi o contenenti dati complessi da estrarre manualmente.

Senza un sistema automatizzato, questo porta a un aumento del carico di lavoro per i reparti contabili, che devono verificare manualmente i dati, archiviare i documenti e riconciliare le informazioni con l’ERP aziendale.

DocuWare: un’unica piattaforma per e-invoice e PDF

Con DocuWare 7.12 e versioni successive, è possibile gestire in modo simultaneo sia le fatture elettroniche XML sia i PDF ricevuti via email.
Grazie alla combinazione tra riconoscimento automatico delle e-invoice e DocuWare Intelligent Document Processing (IDP), tutti i documenti vengono:

1. Importati automaticamente dalle caselle di posta aziendali;
2. Identificati e classificati in base al formato (e-invoice o PDF);
3. Indicizzati in un unico passaggio, con estrazione automatica dei dati;
4. Instradati nei workflow approvativi per la validazione o l’invio al gestionale.

Questo approccio consente di eliminare la distinzione operativa tra formati diversi, offrendo al team contabile una vista completa e centralizzata su tutte le fatture in ingresso.

Riconoscimento automatico delle fatture elettroniche

Il motore di riconoscimento di DocuWare è in grado di identificare tutti i principali formati XML basati su standard UBL e CII, come XRechnung e FacturaE, e supporta configurazioni dedicate per FatturaPA e KSeF.

Un’azienda che riceve fatture da fornitori di diversi Paesi può quindi impostare più configurazioni in base ai formati di origine:

• Una per i formati UBL (come XRechnung e FacturaE);
• Una per i formati nazionali specifici (FatturaPA per l’Italia, KSeF per la Polonia).

DocuWare identifica automaticamente ogni documento in ingresso e applica la configurazione corretta. In questo modo, tutte le e-invoice vengono elaborate in modo coerente e senza interventi manuali, con i dati immediatamente disponibili per i workflow aziendali o per l’integrazione con ERP esterni.

Elaborazione dei PDF con DocuWare IDP

Le fatture PDF, spesso ancora predominanti in molti settori, vengono elaborate attraverso DocuWare Intelligent Document Processing (IDP), la tecnologia di riconoscimento intelligente basata su intelligenza artificiale e machine learning.

DocuWare IDP è in grado di:

• Estrarre dati anche da documenti complessi o da PDF generati da scansioni;
• Riconoscere elementi grafici, timbri e campi non strutturati;
• Leggere con precisione documenti non standardizzati, come note di consegna o allegati;
• Ridurre drasticamente gli errori di inserimento e validazione.

Grazie a queste funzionalità, è possibile automatizzare completamente l’indicizzazione dei documenti PDF e includerli nello stesso flusso approvativo delle e-invoice.

Come configurare la gestione combinata

Per attivare la gestione simultanea di fatture elettroniche e PDF, è sufficiente configurare DocuWare secondo pochi passaggi.
Nella sezione Configurazione generale e-mail, seleziona l’opzione Importazione automatica e abilita la voce Elaborazione documenti automatica (solo per l’indicizzazione).
Da qui, scegli “Selezione automatica (combinazione di tutte le configurazioni)”.

In questo modo, DocuWare applicherà automaticamente la configurazione corretta in base al tipo di documento ricevuto.
Le versioni supportate sono:

• DocuWare 7.12 per i formati XML standard UBL/CII;
• DocuWare 7.13 per gestire anche formati nazionali come FatturaPA e KSeF.

Per i sistemi on-premises, è necessario disporre della licenza Connect to Mail, che consente l’integrazione diretta con le caselle di posta aziendali.

Vantaggi per la contabilità fornitori

L’integrazione tra elaborazione e-invoice e PDF offre benefici concreti per i team finance e per l’intera azienda:

• Un’unica procedura di importazione e indicizzazione, indipendentemente dal formato del documento.
• Riduzione dei tempi di lavorazione, grazie all’eliminazione delle verifiche manuali.
• Dati sempre coerenti e aggiornati, con tracciabilità completa di ogni passaggio.
• Maggiore accuratezza nella riconciliazione tra ordini, fatture e documenti di consegna.
• Audit e controlli semplificati, con accesso immediato alle informazioni archiviate.
• Scalabilità, grazie a un sistema che cresce con il volume dei documenti e si adatta a nuovi formati normativi.

Conclusione

Gestire più formati di fattura non deve essere un ostacolo alla digitalizzazione dei processi amministrativi.
Con DocuWare, è possibile automatizzare completamente l’elaborazione di fatture elettroniche e PDF all’interno di un unico flusso, migliorando la velocità, la precisione e la compliance aziendale.

Che si tratti di integrare formati XML europei o di leggere PDF complessi con l’intelligenza artificiale di DocuWare IDP, le imprese possono contare su un sistema flessibile, sicuro e pronto per l’evoluzione della fatturazione digitale.

Con l’esperienza di Real Document Solution, ogni azienda può configurare il proprio processo di gestione fatture in modo efficiente e conforme, eliminando la frammentazione e costruendo un flusso davvero integrato — dal documento alla decisione.