DocuWare Intelligent Document Processing: i principali casi d’uso

La crescente digitalizzazione dei processi aziendali ha reso evidente un limite importante: molte organizzazioni si trovano ancora a dover gestire strumenti di acquisizione documentale ormai superati, soprattutto quando devono estrarre dati da contenuti non strutturati come email, feedback dei clienti, social media e documenti cartacei complessi. Secondo gli analisti del settore, circa l’80%-90% dei dati aziendali è non strutturato. Non riuscire a sfruttare questa enorme mole di informazioni rappresenta una perdita di valore strategico. È qui che entra in gioco l’Intelligent Document Processing (IDP), una tecnologia basata sull’intelligenza artificiale che rivoluziona il modo in cui le aziende catturano, interpretano e utilizzano i dati.

Cos’è l’Intelligent Document Processing?

A differenza delle tradizionali tecnologie OCR, che si limitano a leggere dati da formati predefiniti, DocuWare Intelligent Document Processing è in grado di estrarre informazioni sia da documenti strutturati sia da contenuti non strutturati, interpretandone il contenuto grazie all’integrazione di machine learning (ML), natural language processing (NLP) e OCR avanzato.

IDP non si limita a scannerizzare: comprende, classifica ed elabora il significato dei documenti, adattandosi a formati differenti senza la necessità di configurare template rigidi. Ciò consente, ad esempio, di gestire migliaia di fatture provenienti da centinaia di fornitori diversi senza bisogno di definire un modello per ciascuno.

I modelli di machine learning possono essere preconfigurati, per una rapida implementazione, oppure personalizzati, adattandosi alle esigenze specifiche dell’azienda. Questo rende IDP altamente scalabile e capace di evolvere insieme all’organizzazione.

Principali casi d’uso di DocuWare Intelligent Document Processing

Vediamo ora come l’Intelligent Document Processing trova applicazione concreta in diversi settori aziendali:

Gestione contabilità fornitori (Accounts Payable)

L’elaborazione manuale delle fatture può richiedere tempi lunghissimi, anche se le fatture sono in formato digitale. Con DocuWare IDP, il flusso di lavoro viene automatizzato:

• Le fatture vengono riconosciute indipendentemente dal formato;
• I dati chiave (fornitore, numero fattura, importi) vengono estratti automaticamente;
• Il sistema abbina fattura, ordine e bolla di consegna, attivando il pagamento senza interventi manuali;
• Eventuali anomalie vengono segnalate in automatico.

Il risultato? Tempi di approvazione ridotti, meno errori e nessun pagamento duplicato.

Risorse Umane

I dipartimenti HR gestiscono una molteplicità di documenti, da curriculum a contratti di lavoro. Con DocuWare IDP:

• I documenti vengono scansionati in batch senza necessità di separatori;
• I dati dei dipendenti vengono estratti e validati automaticamente;
• I processi di onboarding e gestione delle risorse vengono velocizzati, migliorando l’esperienza dei candidati e del personale interno.

Studi legali

Gli studi legali devono gestire contratti, atti giudiziari e documentazione complessa. DocuWare IDP consente di:

• Creare sommari automatici dei contratti;
• Estrarre dati chiave per aumentarne la reperibilità;
• Snellire attività di e-discovery durante cause e arbitrati.

Gestione contrattuale

Monitorare manualmente scadenze e clausole dei contratti è rischioso e inefficiente. Con DocuWare IDP:

• I contratti vengono riconosciuti automaticamente;
• Le informazioni essenziali (date, obblighi, clausole) vengono estratte come metadati;
• Il sistema può avviare promemoria automatici per rinnovi o revisioni legali.

Compliance e gestione della qualità

Settori regolamentati devono garantire la presenza di tutta la documentazione richiesta. DocuWare IDP:

• Confronta documenti ricevuti rispetto a check-list normative;
• Identifica mancanze e attiva notifiche di allerta;
• Migliora l’integrità dei dati e la sicurezza nella gestione dei documenti sensibili.

Gestione sinistri e pratiche di reclamo

Nel settore assicurativo e sanitario, la velocità di gestione delle pratiche è cruciale. Grazie a IDP:

• I documenti vengono catturati e classificati istantaneamente;
• I dati vengono estratti e utilizzati per avviare workflow di approvazione o pagamento;
• I tempi di gestione si riducono, aumentando la soddisfazione dei clienti.

Come DocuWare integra l’Intelligent Document Processing nei flussi aziendali

Le funzionalità di IDP in DocuWare sono il risultato dell’acquisizione di natif.ai, startup innovativa nel campo dell’IA. Integrando la tecnologia di natif.ai, DocuWare ha creato una soluzione che va oltre la semplice classificazione: supporta l’intero ciclo di gestione documentale e workflow aziendali.

DocuWare IDP può essere utilizzato sia in combinazione con il sistema di gestione documentale DocuWare sia come soluzione stand-alone, per quelle aziende che necessitano di migliorare l’elaborazione documentale senza adottare un completo sistema ECM.

I punti di forza principali di DocuWare IDP includono:

• Riconoscimento della scrittura a mano;
• Gestione di documenti scansionati di bassa qualità;
• Elaborazione automatica di batch complessi;
• Estrazione di dati anche da formati complessi e multimediali;
• Modelli di intelligenza artificiale continuamente allenabili.

L’Intelligent Document Processing di DocuWare rappresenta una leva strategica per le aziende che vogliono digitalizzare i propri processi in modo efficiente, sicuro e scalabile.

Investire in IDP significa accelerare i flussi documentali, ridurre errori, aumentare la produttività e garantire una gestione conforme ai requisiti normativi. Con l’esperienza di Real Document Solution e le potenzialità di DocuWare, ogni azienda può trasformare l’enorme mole di dati non strutturati in un vantaggio competitivo concreto.

Richiedi una consulenza o una demo personalizzata per scoprire come DocuWare IDP può rivoluzionare il modo in cui la tua azienda gestisce i documenti.