DocuWare è HIPAA compliance: significato e normativa

Per le aziende che trattano dati sanitari protetti (PHI, Protected Health Information), la compliance della normativa americana HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) prevede l’adozione di rigorose misure di sicurezza di rete, fisiche e procedurali all’interno degli edifici dell’azienda.

Soprattutto coloro che operano in ambito sanitario a qualsiasi livello – dal prestare servizi assicurativi e finanziari per le cure mediche, al fornire i trattamenti – sono tenuti al rispetto della normativa HIPAA. Così come tutte le società in affari che hanno accesso ai dati sanitari dei pazienti che offrono supporto nei pagamenti o nei trattamenti sanitari, devono rispettare la normativa HIPAA. 

Per offrire alla tua azienda il massimo supporto, DocuWare è HIPAA compliance: ti aiutiamo a soddisfare gli standard sulla privacy dei dati in modo semplice e sicuro. 

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HIPAA compliance: cosa vuol dire

HIPAA – Health Insurance Portability and Accountability Act – è una legge federale degli Stati Uniti che mira a definire i requisiti inerenti trattamento dei dati sanitari protetti dei privati. La compliance HIPAA viene regolamentata dal Department of Health and Human Services (HHS), mentre l’Office for Civil Rights  (OCR) ha il compito di farla rispettare.

Per ogni impresa che opera nel settore sanitario, la HIPAA compliance dovrebbe essere parte integrante della cultura aziendale per garantire la sicurezza, la privacy e l’integrità dei dati sanitari protetti.

Ecco perché le misure tecniche della HIPAA impongono alle imprese il controllo degli accessi, permettendo solo al personale autorizzato di accedere ai dati sanitari elettronici protetti – i cosiddetti ePHI. Qualsiasi informazione demografica che consente di identificare un cliente o un paziente di una entità coperta da HIPAA, prende il nome di dato sanitario protetto – il PHI. Alcuni esempi di PHI sono: numeri di telefono, indirizzi, nomi, cartelle cliniche, numeri di previdenza sociale e informazioni finanziarie. 

Questo controllo prevede:

• predisposizione di procedure di accesso d’emergenza;
• uso di user ID univoci;
• cifratura e decifratura dei file;
• disconnessione di sessione automatica;
• relazioni di tracking log o Audit, che tendono a monitorare l’attività svolta su software e hardware.

Security Rule 

Un ulteriore elemento fondamentale della HIPAA compliance è la Security Rule – la cosiddetta legge sulla sicurezza -, che fa parte del Privacy Rule. In questo gruppo sono compresi tutti quei dati sanitari personali che ogni azienda riceve, genera, trasmette o conserva in formato elettronico. Di seguito troviamo i principi fondamentali della Security Rule:

• Proteggere i dati da possibili usi illeciti o divulgazioni; 
• Individuare possibili minacce per salvaguardare le informazioni riservate;
• Assicurare la disponibilità, l’integrità e la riservatezza di tutte le informazioni sanitarie protette in formato elettronico;
• Certificare la conformità del personale che entra in contatto con tali dati a qualsiasi livello.

Perché la HIPAA compliance è così importante per la tua azienda

Le società del settore sanitario e tutte quelle aziende che si confrontano con i dati sanitari protetti, stanno procedendo completamente verso l’uso di sistemi informatici per gestire le loro attività. Un esempio sono le cartelle cliniche elettroniche – EHR -, i cosiddetti sistemi CPOE per il rilascio delle prescrizioni mediche, i sistemi informatizzati usati in ambito farmaceutico, di laboratorio o radiologico.

Così anche le assicurazioni sanitarie consentono agli utenti di gestire l’assistenza e di sollevare reclami in modo autonomo tramite specifiche applicazioni.

Se da un lato questi sistemi informatici permettono una maggiore mobilità ed efficienza, dall’altro presentano un forte aumento dei rischi legati alla sicurezza dei dati sanitari dei pazienti. Ecco perché la HIPAA compliance assume oggi un ruolo fondamentale!

7 elementi per una compliance efficace

L’ente americano Office of Inspector General – OIG – facente capo al Dipartimento americano della Salute – HHS – ha elaborato un programma in 7 punti al fine di fornire linee guida alle aziende. Lo scopo è quello di aiutarle a creare programmi interni per la compliance o a vagliare le giuste soluzioni disponibili. 

Questi 7 elementi identificano i requisiti minimi a cui ogni efficace programma di compliance deve rispondere. Inoltre, al fine di aderire completamente agli standard di Privacy e Sicurezza imposti dalla HIPAA, un programma efficace di compliance deve essere in grado di gestire ognuno di questi 7 elementi. 

Ecco quali sono:

1. Condurre attività di istruzione e di formazione efficaci;
2. Implementare procedure, politiche scritte e norme di comportamento;
3. Far rispettare gli standard tramite la divulgazione di linee guida di comportamento;
4. Sviluppare efficaci canali di comunicazione;
5. Nominare un comitato e un responsabile addetto a vigilare e garantire il rispetto della compliance;
6. Condurre monitoraggi e audit interni;
7. Rispondere rapidamente alle minacce rilevate e adottare le dovute misure correttive.

DocuWare è HIPAA compliance

DocuWare è testato regolarmente e certificato da istituzioni di terze parti indipendenti. Gli audit obiettivi si concentrano sulla sicurezza e sui processi. Il prodotto e l’azienda sono conformi agli standard internazionali, nazionali e di settore. 

Inoltre, le certificazioni di altri sviluppatori software e produttori di hardware lo dimostrano: puoi integrare in modo semplice e sicuro DocuWare con molte altre applicazioni.

Ecco perché per lavorare in modo conforme alla tua azienda hai bisogno di DocuWare!  

Al momento non è disponibile alcuna certificazione HIPAA ufficiale. Nonostante ciò, DocuWare consente di proteggere dati e documenti per garantire la conformità HIPAA.

 

DocuWare ti aiuta a soddisfare gli standard sulla privacy dei dati. 

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