Dematerializzazione certificata: che cos’è e come funziona

Nel contesto della trasformazione digitale, uno dei concetti chiave per aziende, pubbliche amministrazioni e professionisti è la dematerializzazione certificata. Non si tratta solo di “scansionare documenti”, ma di un processo normato e sicuro che consente di sostituire il documento cartaceo con un documento informatico avente valore legale e probatorio. In questo articolo vedremo cos’è, come funziona e perché è essenziale per una gestione documentale moderna e conforme.

Che cos’è la dematerializzazione certificata

Con il termine dematerializzazione certificata si intende il processo attraverso cui un documento analogico viene trasformato in formato digitale, mantenendo valore giuridico e fiscale attraverso l’uso di strumenti come la firma digitale, la marca temporale e la conservazione a norma.

La dematerializzazione, infatti, non si limita alla semplice digitalizzazione, ma coinvolge una serie di fasi controllate e garantite, disciplinate dalla normativa italiana ed europea (CAD, eIDAS, Linee guida AgID).

Un documento dematerializzato in modo certificato:

• È autenticato e inalterabile;
• Ha validità legale al pari del cartaceo;
• Può essere conservato digitalmente a norma;
• Può essere usato in sede legale o fiscale come prova.

Le differenze tra digitalizzazione semplice e dematerializzazione certificata

Spesso si fa confusione tra digitalizzazione e dematerializzazione certificata. La differenza è sostanziale:

• Digitalizzazione semplice: è la scansione di un documento cartaceo senza attribuzione di valore legale. Serve per uso interno, archiviazione personale o consultazione, ma non ha validità probatoria.
• Dematerializzazione certificata: è un processo strutturato, che include la firma digitale, la marcatura temporale e la conservazione digitale a norma, garantendo autenticità, integrità e validità giuridica del documento.

 

Come funziona la dematerializzazione certificata

Il processo può variare leggermente in base alla tipologia di documento (fatture, contratti, documenti sanitari, atti pubblici), ma in linea generale si articola in quattro fasi principali:

1. Acquisizione del documento analogico

Il primo passo è la scansione del documento cartaceo, effettuata con strumenti che garantiscano alta qualità e fedeltà all’originale. In certi casi (es. atti notarili o documenti pubblici) l’acquisizione deve avvenire alla presenza di un pubblico ufficiale o di un responsabile designato.

2. Firma digitale

Una volta digitalizzato, il documento viene firmato digitalmente da un soggetto autorizzato, come il responsabile della conservazione o il soggetto che ha emesso il documento. La firma digitale:

• Garantisce l’autenticità del documento;
• Lega il contenuto all’identità del firmatario;
• Impedisce modifiche successive non autorizzate.

3. Marca temporale

La marca temporale certifica l’istante preciso in cui il documento è stato creato e firmato. È fondamentale per garantire la validità legale nel tempo e per dimostrare che il documento non è stato alterato dopo la dematerializzazione.

4. Conservazione digitale a norma

Infine, il documento dematerializzato viene inserito in un sistema di conservazione digitale a norma, gestito da un soggetto accreditato (interno o esterno). Questo sistema assicura:

• Integrità e reperibilità nel tempo;
• Protezione da accessi non autorizzati;
• Tracciabilità e audit delle operazioni.

La conservazione a norma è regolata da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), che ne definisce le caratteristiche tecniche e organizzative.

Quando è obbligatoria la dematerializzazione certificata

In alcuni contesti, la dematerializzazione certificata è obbligatoria. Alcuni esempi:

• Fatturazione elettronica verso la PA e tra privati,
• Conservazione digitale di libri contabili e fiscali,
• Documentazione sanitaria (es. referti, cartelle cliniche),
• Documenti del processo civile e penale telematico,
• Documenti firmati digitalmente da enti pubblici.

In altri casi è facoltativa, ma altamente raccomandata per migliorare l’efficienza, ridurre i costi e garantire sicurezza documentale.

I vantaggi della dematerializzazione certificata

Adottare la dematerializzazione certificata porta numerosi benefici, tra cui:

• Riduzione dei costi di gestione e archiviazione (meno carta, meno spazio, meno tempo),
• Maggiore sicurezza e tracciabilità dei documenti,
• Accesso rapido e da remoto ai documenti digitali,
• Compliance normativa (fiscale, legale, GDPR),
• Conservazione a lungo termine senza deterioramento fisico.

Dal punto di vista operativo, la dematerializzazione consente una gestione documentale integrata e automatizzata, rendendo più semplici anche i flussi approvativi, la collaborazione tra uffici e l’interoperabilità tra sistemi.

Strumenti e piattaforme per la dematerializzazione

Per implementare un processo di dematerializzazione certificata è necessario affidarsi a soluzioni tecnologiche specializzate, come:

• Software di gestione documentale (DMS),
• Piattaforme di conservazione a norma,
• Servizi di firma digitale e marca temporale,
• Provider accreditati AgID.

Esistono anche piattaforme integrate che permettono di gestire l’intero ciclo documentale, dalla creazione alla conservazione, con workflow automatizzati e conformi alle normative.

Conclusioni

La dematerializzazione certificata è oggi una leva strategica per la digitalizzazione aziendale e per l’adeguamento alle normative italiane ed europee. Non si tratta solo di “fare a meno della carta”, ma di garantire che i documenti digitali abbiano lo stesso valore legale, fiscale e probatorio di quelli cartacei.

Investire in un processo di dematerializzazione sicuro e certificato significa:

• Migliorare l’efficienza operativa;
• Ridurre i rischi;
• Aumentare la competitività;
• Essere pronti per un futuro in cui il digitale non è più un’opzione, ma una necessità.

In un mondo sempre più orientato alla trasparenza, all’efficienza e alla sostenibilità, la dematerializzazione certificata non è solo un’opportunità tecnologica, ma una scelta strategica per guardare al futuro con solidità e responsabilità. Contattaci per saperne di più!