Documenti da conservare per 5 anni: quali sono

Nell’era della digital transformation è sempre più importante che le aziende abbiano un luogo sicuro e protetto dove conservare i documenti aziendali. Informazioni sui dipendenti, documenti finanziari, contratti e altro ancora richiedono un archivio organizzato e sicuro che protegga ciò che non deve essere perso, rubato o compromesso.

Una corretta conservazione dei documenti, infatti, è una pratica fondamentale per l’efficienza, la conformità legale, la sicurezza e la preservazione della storia e delle informazioni aziendali.

Sebbene molti documenti richiedano una conservazione a lungo termine, esistono anche categorie di documenti che devono essere mantenute per un periodo più breve. 

In questo articolo, vediamo quali sono i documenti da conservare per 5 anni e perché Docuware può aiutarti nell’archiviazione dei tuoi documenti aziendali.

Documenti Fiscali

I documenti fiscali sono una delle categorie principali che richiedono una conservazione di 5 anni. Questi includono:

• Dichiarazioni dei Redditi: occorre conservare dichiarazioni dei redditi e relativi documenti di supporto, come W-2 e 1099, per almeno 5 anni poiché questi documenti possono essere richiesti in caso di verifica fiscale.
• Ricevute Fiscali: bisogna conservare le ricevute delle spese deducibili, come quelle mediche o di spese di lavoro, per dimostrare le detrazioni in caso di necessità.

Documenti Finanziari

Molte categorie di documenti finanziari richiedono una conservazione di 5 anni:

• Estratti conto bancari e carte di credito per tenere traccia delle transazioni nel tempo e come prova dei pagamenti effettuati nel tempo;
• Ricevute di pagamento e bollette: come per gli estratti conto, è fondamentale conservare le ricevute di pagamento e le bollette delle utenze come testimonianza delle transazioni svolte;
• Contratti di Prestiti e Mutui in caso di controlli o accertamenti.

Documenti legali e assicurativi

Conservare i documenti legali e assicurativi, cartacei o digitali, è fondamentale in caso di futuri controlli, per esempio riguardanti eventuali multe, contestazioni o accertamenti fiscali

• Polizze Assicurative per auto, ufficio e altre coperture;
• Contratti di Locazione
• Documenti di Proprietà come titoli di proprietà e documenti di acquisto.

 

Conservazione dei documenti perché è così importante

Con conservazione dei documenti si fa riferimento all’attività di custodire e proteggere nel corso del tempo i dati informatici e gli archivi documentali. Un metodo importante in questo ambito è la conservazione sostitutiva, che permette di eliminare il documento cartaceo originale o di evitarne la stampa, conformemente alle leggi vigenti. Questo processo è regolamentato dall’articolo 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e assicura l’“autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici”.

La conservazione sostitutiva rappresenta l’unico processo legalmente accettato per documenti che, per loro natura, non possono essere materializzati su supporto cartaceo. Questo include documenti come:

• Fatture Elettroniche
• Posta Elettronica Certificata (PEC)
• Contratti con firma digitale

La conservazione sostitutiva è quindi obbligatoria per tutti quei documenti che non possono essere digitalizzati. In relazione ai documenti informatici, il riferimento normativo chiave è il Decreto Legislativo n. 82 del 2005, noto come il Codice dell’Amministrazione Digitale.

A partire da gennaio 2022, inoltre, è diventato obbligatorio adottare le Linee Guida su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, sviluppate da AgID, l’Agenzia per l’Italia Digitale..

Archiviazione documenti con DocuWare

Oltre a facilitare il recupero dei documenti più vecchi, l’archiviazione dei documenti offre sicurezza e protezione legale per garantire che tutta la documentazione sia sempre correttamente archiviata e registrata. Inoltre, consente di risparmiare spazio prezioso sia in ufficio che sui server.

Quando documenti aziendali come fatture, documenti relativi ai dipendenti, contratti con i fornitori, e altro ancora vengono archiviati in modo sicuro e strutturato, le aziende possono tutelarsi con facilità da eventuali controversie, perdite e smarrimenti, sfruttando al tempo stesso tutti vantaggi della digitalizzazione.

DocuWare offre un’archiviazione completa dei documenti aziendali ed è in grado di soddisfare gli standard necessari alle aziende per accedere e archiviare le proprie informazioni business-critical con la massima sicurezza. Ecco le caratteristiche principali:

• Flessibilità dei formati: documenti scansionati, PDF, e-mail, file di Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint e altri), immagini e molto altro ancora.
• Protezione e crittografia: Tutte le trasmissioni di dati sono inviate tramite HTTPS e tutti i documenti sono crittografati AES. Inoltre, un sistema di diritti di accesso impedisce a chi non ha l’autorizzazione di accedere ai documenti sensibili.
• Backup: i data center Microsoft Azure dedicati all’UE e agli USA dispongono di un triplo mirroring di dati (operazione in tempo reale di copia dei dati da una posizione a un supporto di archiviazione locale o remoto). Le informazioni non vanno mai perse e la pianificazione del disaster recovery è molto semplificata.
• Tracciabilità e trasparenza per l’auditing: ogni acquisizione, versione e annotazione di un documento viene registrata per una tracciabilità completa e ogni fase del flusso di lavoro viene registrata per una completa trasparenza del processo. 

Contattaci per sapere come conservare a norma i tuoi documenti e per richiedere la versione gratuita di DocuWare, il software di gestione documentale che rivoluziona il tuo modo di lavorare.