Come migliorare collaborazione interna: condividere i documenti come link in DocuWare

Nel contesto aziendale moderno, l’efficienza della collaborazione interna dipende sempre più dalla capacità di condividere informazioni in modo rapido, sicuro e strutturato. La gestione documentale gioca un ruolo fondamentale in questo processo, e DocuWare offre strumenti avanzati per ottimizzare la condivisione dei documenti tra colleghi e reparti. 

Una delle migliori pratiche per migliorare la collaborazione è l’uso dei link ai documenti archiviati, piuttosto che l’invio di allegati via email. Questo approccio garantisce un flusso di lavoro più fluido e sicuro, evitando la proliferazione di copie locali e possibili incongruenze nei dati.

Perché condividere documenti tramite link?

In DocuWare, esistono due principali modalità di condivisione dei documenti archiviati:

1. Invio di una copia del documento come allegato email, disponibile in formato PDF o nel formato originale.
2. Condivisione tramite link, che consente di accedere direttamente alla versione archiviata del documento.

Sebbene l’invio di documenti come allegati possa essere utile per comunicare con utenti esterni che non hanno accesso a DocuWare, la condivisione tramite link rappresenta la soluzione ideale per la collaborazione interna. Questo metodo offre tre vantaggi principali:

1. Un’unica versione del documento: il documento archiviato in DocuWare rimane l’unica versione ufficiale, evitando la creazione di copie locali che potrebbero generare confusione o versioni non aggiornate. Questo garantisce che tutti gli utenti facciano riferimento alla stessa fonte di dati, rendendo DocuWare il “Single Source of Truth” aziendale.
2. Accesso simultaneo e collaborazione in tempo reale: con un link, più utenti possono accedere contemporaneamente allo stesso documento. Inoltre, per i formati Microsoft Office, DocuWare Cloud permette la modifica congiunta di file Word, Excel e PowerPoint, favorendo la collaborazione dinamica.
3. Controllo degli accessi e sicurezza: i diritti di accesso ai documenti vengono gestiti direttamente da DocuWare. Mentre un documento inviato via email può essere inoltrato a persone non autorizzate, un link conserva le impostazioni di sicurezza: ogni volta che viene aperto, il sistema verifica i permessi dell’utente. Ad esempio, un manager potrebbe avere i permessi per modificare un documento, mentre un membro del team potrebbe solo visualizzarlo, pur utilizzando lo stesso link.

Come condividere un documento tramite link in DocuWare

La condivisione di un documento tramite link in DocuWare è un processo semplice e immediato. Per procedere:

• Individuare il documento: è possibile cercare il documento tramite la lista dei risultati di ricerca o accedendo direttamente a una cartella.
• Utilizzare il menu contestuale per generare il link: all’interno del menu contestuale del documento, DocuWare offre due opzioni principali:
  • Get link to document: copia il link negli appunti, pronto per essere incollato in email, documenti o chat.
  • Share: consente di condividere direttamente il link tramite Microsoft Teams o email. Se si sceglie l’opzione Teams, è possibile selezionare la chat o il canale aziendale in cui pubblicare il link. Per l’email, il link viene automaticamente generato e inserito nel corpo del messaggio.
• Opzioni di condivisione avanzate: DocuWare integra strumenti di condivisione all’interno del proprio viewer, consentendo di accedere alle opzioni di condivisione direttamente dalla visualizzazione del documento. Questo facilita l’invio del link senza dover uscire dall’interfaccia di gestione.

L’integrazione con Microsoft Teams e DocuWare

A partire dalla versione 7.6 di DocuWare, la condivisione dei documenti è ancora più efficiente grazie all’integrazione con Microsoft Teams. Questa funzione permette di inserire i link ai documenti direttamente nei canali di comunicazione aziendale, evitando l’uso di allegati e garantendo l’accesso immediato alle informazioni archiviate. 

Grazie a questa integrazione, i team possono discutere e modificare documenti senza uscire dall’ambiente di lavoro collaborativo di Teams, migliorando così la produttività e la condivisione delle informazioni.

Vantaggi per le aziende

L’adozione della condivisione tramite link in DocuWare offre numerosi vantaggi organizzativi:

• Miglior gestione dei documenti, riducendo il rischio di versioni duplicate o non aggiornate.
• Maggiore sicurezza, grazie alla verifica dei diritti di accesso ad ogni apertura del documento.
• Efficienza operativa, con un accesso rapido alle informazioni e una collaborazione più fluida tra i reparti.
• Riduzione del carico sui server di posta elettronica, evitando l’invio di allegati pesanti.

Condividere documenti tramite link in DocuWare rappresenta una strategia efficace per migliorare la collaborazione interna e garantire una gestione documentale più sicura ed efficiente. Grazie a questa modalità, le aziende possono ottimizzare i processi di lavoro, facilitare la comunicazione tra i team e ridurre il rischio di errori legati alla proliferazione di copie locali. Inoltre, con l’integrazione in Microsoft Teams, la collaborazione diventa ancora più immediata e produttiva. Implementare questa pratica significa adottare un approccio più moderno e strategico alla gestione dei documenti aziendali.