Come trasferire automaticamente con Docuware i dati delle fatture alla contabilità

Automatizzare il trasferimento dei dati delle fatture verso il sistema contabile è una delle funzionalità più avanzate ed efficaci che DocuWare mette a disposizione.

In un contesto in cui precisione, velocità e tracciabilità sono fondamentali per la gestione finanziaria di un’azienda, questa funzione rappresenta un notevole passo avanti nella digitalizzazione dei processi amministrativi. Ma come funziona davvero? Quali sono i vantaggi concreti? E quali strumenti offre DocuWare per realizzare questo flusso?

Gestione delle fatture in DocuWare: più di un semplice archivio

DocuWare non è solo un archivio digitale: è una piattaforma completa per la gestione documentale che consente di automatizzare l’intero ciclo di gestione delle fatture, dall’acquisizione alla contabilizzazione. Una volta importata in DocuWare – via scanner, e-mail, caricamento diretto o integrazione con portali – una fattura viene immediatamente letta e analizzata grazie alle funzionalità di Intelligent Indexing.

I dati principali come il nome del fornitore, la data, l’importo, il numero della fattura e i dettagli delle righe vengono estratti automaticamente e salvati come criteri di indicizzazione. Questo significa che i documenti diventano facilmente ricercabili e ordinabili, ma anche che le informazioni possono essere riutilizzate per ulteriori processi.

Dalle fatture alla scrittura contabile: un processo automatico

Uno degli impieghi più utili di queste informazioni è il trasferimento automatico verso il sistema contabile o gestionale (ERP) aziendale. In concreto, DocuWare consente di generare scritture contabili complete a partire dai dati presenti nelle fatture, evitando il data entry manuale, riducendo gli errori e velocizzando l’intero flusso.

Questo trasferimento può avvenire in due modalità principali:

• DocuWare Export
• DocuWare docXporter

Entrambi gli strumenti permettono l’esportazione dei dati in formati standard, ma ciascuno ha caratteristiche specifiche, ideali per esigenze diverse.

DocuWare Export: la soluzione in CSV

DocuWare Export è un’app desktop inclusa nella versione cloud di DocuWare (ma disponibile anche per sistemi on-premises tramite licenza aggiuntiva). Consente di esportare i dati indicizzati in un file CSV, un formato ampiamente accettato da molti software contabili.

L’utente può scegliere quali documenti esportare attraverso filtri predefiniti (ad esempio, solo le fatture approvate), definire la struttura del file in base alle esigenze del gestionale e includere anche i dettagli riga delle fatture, se necessari.

Un ulteriore vantaggio è la possibilità di evitare duplicati: il sistema aggiorna automaticamente un campo indice di stato dopo ogni esportazione, segnalando che il documento è già stato trasferito.

DocuWare docXporter: esportazione avanzata in XML delle fatture

Per chi ha bisogno di una maggiore flessibilità nei formati di output, DocuWare docXporter rappresenta la scelta ideale. Questo modulo aggiuntivo (licenza separata, sia cloud che on-premises) consente di esportare i dati in formato XML, compatibile con molti ERP evoluti.

Anche in questo caso è possibile configurare con precisione i dati da esportare, includendo tabelle e dettagli riga. La struttura XML è modellabile per adattarsi perfettamente ai requisiti del sistema contabile di destinazione.

Vantaggi dell’integrazione tra DocuWare e il sistema contabile

Automatizzare il passaggio dei dati delle fatture da DocuWare alla contabilità comporta numerosi vantaggi operativi:

• Eliminazione del data entry: riduce drasticamente il tempo impiegato dagli operatori nell’inserimento manuale dei dati.
• Riduzione degli errori: meno interventi manuali significa meno possibilità di sbagliare cifre o intestazioni.
• Velocità e puntualità: i dati arrivano in contabilità in tempo reale, con un impatto positivo sulla gestione dei flussi di cassa.
• Maggiore tracciabilità: ogni documento mantiene il collegamento con la relativa scrittura contabile, rendendo semplici gli audit e i controlli interni.
• Scalabilità: il sistema è adatto sia a piccole aziende con un volume limitato di fatture sia a grandi imprese con flussi massivi.

Integrazione universale: compatibilità garantita

DocuWare si adatta facilmente a qualsiasi sistema contabile o ERP che accetti input in formato CSV o XML. Questo rende la piattaforma estremamente versatile, adatta a qualsiasi contesto IT, senza necessità di interventi di sviluppo costosi.

Inoltre, grazie ai campi configurabili e ai filtri intelligenti, ogni azienda può personalizzare l’automazione in base al proprio flusso approvativo o alle esigenze fiscali e contabili.

Per chi è utile questa funzione?

L’esportazione automatica delle scritture contabili da DocuWare è particolarmente utile per:

• Studi professionali che gestiscono la contabilità di più clienti.
• Aziende con uffici acquisti e amministrativi separati.
• Imprese che desiderano aumentare il livello di automazione dei processi interni.
• Contabili e CFO che necessitano di ridurre i tempi di chiusura mensile.

Conclusione

La possibilità di trasferire automaticamente i dati delle fatture da DocuWare alla contabilità rappresenta un passaggio chiave nella digitalizzazione amministrativa. Non si tratta solo di una funzione comoda, ma di una vera e propria leva per migliorare efficienza, compliance e produttività.

Con strumenti flessibili e integrabili come DocuWare Export e docXporter, Real Document Solution è in grado di offrire soluzioni su misura per ogni esigenza contabile, garantendo un processo fluido e controllato dal primo documento alla scrittura contabile.