Integrazione Sage-DocuWare: tutti i vantaggi

L’integrazione Sage-DocuWare rappresenta una soluzione fantastica quanto totalmente efficace per ogni tipologia di impresa. 

Il valore che il nostro software di gestione dei documenti digitali DocuWare può aggiungere per gli utenti di Sage risiede principalmente nelle sue capacità di acquisizione dei dati di prim’ordine, nonché nella capacità di rivedere i documenti di supporto all’interno di Sage.

Ad esempio, DocuWare prende una fattura da una casella di posta elettronica o da un documento cartaceo scansionato ed esegue l’ accurata acquisizione dei dati necessaria per eliminare l’immissione dei dati in qualsiasi software finanziario. DocuWare è in grado di presentare immediatamente a Sage le informazioni richieste. Tutto questo avvantaggia notevolmente le organizzazioni riducendo l’uso di carta, evitando errori umani durante l’immissione dei dati e riducendo al minimo la perdita di informazioni importanti.

Ecco che all’interno dell’azienda è migliorata l’efficienza e la produttività!

 

Integrazione Sage-DocuWare: come migliorare la produzione

Un noto produttore di alimenti con dodici sedi aziendali utilizza attualmente DocuWare per automatizzare l’elaborazione delle fatture. Come loro stessi hanno affermato, un amministratore finanziario impiegava 3-4 giorni alla settimana per digitare i dati della fattura in Sage. Inoltre, i manager raccoglievano manualmente i dati per compilare un rapporto settimanale. Questo si traduce in un esame più fonti e un maggiore dispendio di tempo ed energie. Poiché le informazioni erano già state digitate una volta, il personale stava perdendo molto tempo e le sue responsabilità fondamentali ne risentivano. 

I documenti associati ai dati in Sage erano su carta, negli schedari e nelle cartelle di rete, il che significava che l’approvvigionamento delle informazioni richieste causava ulteriori ritardi.

Con l’integrazione Sage-DocuWare i documenti relativi alle voci di Sage possono essere visualizzati istantaneamente all’interno di Sage utilizzando una funzione chiamata Smart Connect. Questa applicazione crea un pulsante che si trova all’interno di Sage ed esegue una ricerca per trovare la documentazione corrispondente archiviata in DocuWare. 

Ciò significa che l’utente non ha bisogno di lasciare Sage e cercare altrove le informazioni richieste di cui ha bisogno.

 

Creare efficienza grazie a DocuWare

L’integrazione Sage-DocuWare ha semplificato e automatizzato il processo di fatturazione dei prodotti. Infatti, in questo modo le fatture possono essere scansionate in ogni sede aziendale e indicizzate automaticamente da DocuWare. 

L’indicizzazione dei documenti è un modo per riassumere il contenuto di un documento per indicare di cosa si tratta. Quando sono archiviati in un sistema digitale, i documenti sono contrassegnati con questo “riepilogo” che li rende facili e veloci da trovare. L’indicizzazione intelligente è una funzione di DocuWare che apprende come riconoscere i termini dell’indice ovunque si trovino in una pagina. 

Facciamo un esempio.

Durante la scansione di una fattura, le informazioni chiave come il nome del cliente, il prodotto, il numero della fattura o il prezzo vengono estratte e salvate come campi indice in DocuWare.  

Sono questi i campi che gli utenti autorizzati possono utilizzare facilmente per eseguire ricerche con accesso a DocuWare da casa, dall’ufficio o in viaggio.

Una volta acquisiti e indicizzati, il capo dipartimento dell’azienda può rivedere e correggere eventuali termini di indice mancanti. Con la funzionalità di apprendimento automatico, DocuWare continua a ricordare queste correzioni per fornire risultati più accurati sulla fattura successiva dello stesso fornitore.

Dopo che i costi sono stati esaminati, è utilizzato un timbro elettronico per approvare la fattura – proprio come si fa con una fattura cartacea. Dopodiché è inviata al direttore finanziario dove viene sottoposta a una revisione finale prima di essere archiviata in DocuWare.

Esiste una stretta integrazione tra DocuWare e Sage che consente al team finanziario di accedere rapidamente ai documenti archiviati in DocuWare, direttamente da Sage. Non è necessario passare da Sage a DocuWare o lasciare la propria scrivania per trovare una fattura cartacea. Un clic del pulsante integrato in Sage richiama il documento correlato da DocuWare e lo apre direttamente in Sage.

 

Integrazione Sage-DocuWare: tutti i vantaggi 

Una nota azienda manifatturiera ha ridotto i tempi di immissione dei dati di 40 ore alla settimana, consentendo al personale di concentrarsi su altre parti fondamentali del proprio lavoro.

Questo perché con l’integrazione Sage-DocuWare il reparto finanziario risponde istantaneamente alle richieste di pagamento dei fornitori, poiché le informazioni sono rapidamente reperite in DocuWare. Il personale non deve più fornire informazioni ai dirigenti in quanto possono accedervi facilmente. 

Il direttore finanziario della nota azienda manifatturiera ha affermato che il più grande vantaggio dell’integrazione Sage-DocuWare è la possibilità di eseguire istantaneamente un’analisi dei costi. Ecco quali sono state le sue parole: 

“Ogni mese faccio una revisione del conto economico. Posso facilmente eseguire un rapporto nel sistema ed essere immediatamente consapevole di ciò che stiamo spendendo. Con DocuWare abbiamo finito per rendere i nostri processi migliori e più semplici, con il risultato finale di catturare cose che altrimenti sarebbero state troppo difficili da individuare. Questo tipo di intuizione è inestimabile per noi.”

Se la tua azienda è ancora alle prese con processi obsoleti, manuali o cartacei, trarrai vantaggio dall’integrazione Sage-DocuWare. 

 

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