DocuWare Platform API: come automatizzare la creazione di gruppi e la separazione di documenti uniti

Nell’era della trasformazione digitale, la flessibilità di un sistema di gestione documentale non si misura solo dalla sua interfaccia utente, ma soprattutto dalla potenza delle sue API (Application Programming Interface). Per le aziende che operano in contesti complessi, l’integrazione fluida tra i diversi software aziendali è il prerequisito per un’automazione reale. Recentemente, la DocuWare Platform API è stata potenziata con due nuove chiamate specifiche utilizzabili all’interno dell’attività “Web service”. Queste innovazioni permettono di gestire programmaticamente due aspetti critici della governance documentale: la creazione automatica di gruppi di utenti e lo scollegamento (unclipping) di documenti precedentemente uniti.

Questo servizio è applicabile sia ai sistemi DocuWare Cloud che alle installazioni On-Premise dalla versione 7.10 in poi.

1. Automazione della Governance: la creazione di gruppi via API

La gestione manuale degli utenti e dei relativi permessi può diventare un onere gravoso per i reparti IT, specialmente durante fasi di espansione aziendale o riorganizzazione interna. Grazie alla nuova chiamata API dedicata alla creazione di gruppi DocuWare, è ora possibile automatizzare questo processo direttamente dai flussi di lavoro.

Perché automatizzare la creazione dei gruppi?

• Onboarding dinamico: Quando un nuovo reparto o progetto viene inserito nel sistema gestionale (ERP), DocuWare può creare automaticamente il gruppo corrispondente, definendo istantaneamente il perimetro di accesso ai documenti.
• Riduzione dell’errore umano: L’automazione elimina il rischio di dimenticanze o configurazioni errate nelle autorizzazioni, garantendo che ogni nuovo gruppo segua le policy di sicurezza predefinite.
• Scalabilità: La struttura multiutente di DocuWare consente di scalare la governance su migliaia di utenti senza appesantire il lavoro amministrativo.

2. Separazione dei documenti: la gestione dello “scollegamento”

Un’altra funzione introdotta nell’attività “Web service” è la chiamata per lo scollegamento dei documenti, tecnicamente noto come unclipping. Nella gestione documentale quotidiana, è comune “graffettare” o unire file correlati (ad esempio, una fattura e il relativo documento di trasporto) per mantenerli associati. Tuttavia, esistono scenari in cui è necessario invertire questa operazione in modo automatico.

Scenari applicativi della separazione automatica

Spesso, un pacchetto documentale viene acquisito come un unico file per comodità di scansione. Tuttavia, per fini di workflow, i documenti devono essere processati separatamente:

• Workflow differenziati: Una fattura potrebbe dover seguire un iter di approvazione contabile, mentre l’allegato tecnico deve essere inviato al reparto qualità.
• Riorganizzazione degli archivi: Il sistema può identificare automaticamente che due documenti non devono più essere uniti e procedere allo scollegamento senza intervento manuale, aggiornando i link uno a uno tra le versioni originali e quelle elaborate.

3. Architettura e Sicurezza dell’integrazione API

L’utilizzo delle API per operazioni così sensibili richiede un’architettura di sicurezza di livello enterprise. La comunicazione tra i moduli esterni (come il modulo PEC P7M) e DocuWare avviene tramite lo stesso canale HTTPS impiegato per i client e i browser.

Pilastri della sicurezza API in DocuWare

• Cifratura dei dati: La trasmissione è sempre protetta tramite protocollo HTTPS cifrato e certificati SSL/TLS validi, garantendo la conformità ai requisiti di trasmissione protetta.
• Conformità normativa: L’intera infrastruttura rispetta i criteri del GDPR e degli standard ISO 27001.
• Localizzazione e Sovranità: Per gli utenti Cloud, i dati e i metadati risiedono su Microsoft Azure all’interno dello Spazio Economico Europeo (SEE), con replica geografica per la Business Continuity. Nelle versioni On-Premise, il controllo rimane totalmente nelle mani del cliente.

4. Scalabilità e Integrità del Patrimonio Informativo

L’adozione di queste nuove chiamate API non è solo un miglioramento tecnico, ma una scelta strategica di scalabilità. Le aziende possono implementare queste automazioni progressivamente, partendo da una singola unità operativa per poi estenderle a tutta l’organizzazione.

È importante sottolineare che, anche durante operazioni di separazione o modifica tramite API, l’integrità del dato sia preservata. Ad esempio, nella gestione delle PEC e dei file P7M, il sistema mantiene sempre la copia originale integra, affiancandola alla versione elaborata per la consultazione quotidiana.

Checklist per l’implementazione:

1. Versione software: Assicurarsi di disporre della versione 7.10 o superiore.
2. Licenza: È necessario il modulo Workflow Manager attivo per configurare le attività di Web Service.
3. Configurazione di rete: Per le versioni On-Premise, abilitare l’accesso HTTPS con certificato SSL/TLS valido.

In conclusione, l’apertura della piattaforma DocuWare a chiamate API sempre più specifiche permette di abbattere i muri tra i diversi silos informativi. Automatizzare la creazione dei gruppi e la separazione dei documenti significa ridurre i tempi morti e trasformare la gestione documentale in un processo agile, sicuro e perfettamente integrato con il business.