Docuware

Visualizzare i file P7M in DocuWare: stop ai download di terze parti

Nel panorama della digitalizzazione aziendale, la gestione della corrispondenza ufficiale e dei documenti firmati digitalmente rappresenta spesso una sfida operativa significativa. Per anni, uno dei principali colli di bottiglia per gli utenti di sistemi documentali è stata l’impossibilità di consultare nativamente file in formato P7M (buste crittografiche contenenti documenti firmati digitalmente) o messaggi di Posta Elettronica Certificata (PEC) senza dover ricorrere a passaggi intermedi.

Fino ad oggi, la procedura standard prevedeva il download del file sul proprio dispositivo e l’utilizzo di software o portali di terze parti per la verifica e la visualizzazione del contenuto. Questo “limite tecnico” non solo rallentava i flussi di lavoro, ma creava frammentazione e potenziali rischi di sicurezza legati alla gestione dei file fuori dal perimetro del DMS (Document Management System).

Real Document Solution ha risposto a questa esigenza del mercato sviluppando due verticalizzazioni strategiche che trasformano radicalmente l’esperienza d’uso, permettendo l’intercettazione e lo “spacchettamento” automatico di questi file direttamente all’interno della piattaforma.

La rivoluzione della visualizzazione integrata: PEC e P7M

Il servizio, denominato “modulo PEC P7M”, è completamente integrato con il sistema documentale DocuWare ed è applicabile sia alle versioni Cloud che On-Premise (dalla versione 7.10 in poi). L’obiettivo primario è duplice: automatizzare l’archiviazione delle PEC e rendere i contenuti firmati immediatamente leggibili nel visualizzatore classico.

1. Archiviazione e spacchettamento automatico delle PEC

Il servizio consente di intercettare e archiviare automaticamente le PEC inviate e ricevute dalla Certification Authority (CA) utilizzata dal cliente, con una connessione nativa già attiva per la CA Aruba. Una volta intercettato il messaggio, il sistema agisce in modo intelligente:

  • Memorizza una copia originale del messaggio e dei suoi allegati in un archivio protetto di DocuWare.

  • Crea una copia “spacchettata” e immediatamente leggibile nel visualizzatore di DocuWare.

  • Mantiene un link uno a uno costante tra il file originale e la sua versione consultabile.

Questo processo risolve definitivamente il disagio di molti clienti che, pur avendo digitalizzato i propri archivi, si trovavano ancora a gestire la posta certificata come un “silo” isolato.

2. Lettura dei file P7M senza software esterni

La gestione dei contratti, dei bilanci e dei documenti ufficiali firmati digitalmente è diventata quotidiana. Grazie alla nuova implementazione, quando un file P7M viene caricato nel sistema, DocuWare richiama un servizio dedicato che lo rende leggibile istantaneamente.

È fondamentale sottolineare che questa operazione di lettura non altera in alcun modo la validità legale del documento: la copia originale del file rimane integra e senza modifiche all’interno dell’archivio. L’utente può così consultare il contenuto con la stessa facilità con cui legge un normale PDF, eliminando la necessità di download o di visualizzatori esterni.

Digital security: un sistema sicuro e certificato

L’architettura del servizio è stata progettata seguendo i più alti standard di sicurezza e conformità. A differenza di molte soluzioni concorrenti, Real Document Solution non conserva alcun dato all’interno dei propri server.

Il sistema agisce come un ponte sicuro e certificato tra la Certification Authority e DocuWare. La comunicazione avviene esclusivamente tramite Web Service con protocollo HTTPS cifrato. Nel caso di DocuWare Cloud, l’infrastruttura si appoggia ai data center Microsoft Azure situati nello Spazio Economico Europeo (SEE), garantendo la piena conformità al GDPR.

Per le installazioni On-Premise, la soluzione richiede che l’istanza del cliente sia raggiungibile tramite HTTPS con certificato SSL/TLS valido, assicurando che la trasmissione dei dati sia sempre protetta.

Requisiti e scalabilità

Il modulo PEC P7M è una soluzione estremamente scalabile, progettata per adattarsi sia alle microimprese che ai grandi gruppi aziendali con più sedi o account PEC multipli.

Per l’attivazione, i requisiti fondamentali includono:

  • Una licenza DocuWare attiva con modulo Workflow Manager (necessario per gestire i flussi approvativi e i metadati strutturati)

  • Un abbonamento PEC attivo (con supporto nativo per Aruba e possibilità di integrazione per altre CA).

  • Un archivio DocuWare configurato con i campi e i flussi necessari per la gestione della messaggistica.

Oltre alla pura archiviazione, il sistema offre strumenti avanzati di monitoraggio e notifica. Gli utenti possono visualizzare in tempo reale lo stato delle PEC (inviata, ricevuta, accettata o rifiutata) direttamente dai metadati di DocuWare, senza dover mai accedere a portali esterni.

Conclusione

La possibilità di visualizzare i file P7M e le PEC direttamente in DocuWare segna la fine di un’era caratterizzata da “interruzioni operative” e download non necessari. Integrando queste funzioni nel cuore della gestione documentale, Real Document Solution non solo aumenta la produttività degli uffici, ma garantisce anche una maggiore sicurezza e una tracciabilità totale conforme alle normative vigenti, come il D.Lgs. 127/2015 e le recenti specifiche dell’Agenzia delle Entrate.

Centralizzare la gestione della corrispondenza certificata e dei file firmati digitalmente in un unico hub significa proteggere il patrimonio informativo aziendale, assicurando al contempo che ogni documento sia sempre accessibile, leggibile e pronto per la conservazione sostitutiva a norma