Come usare il Task Manager di DocuWare per gestire attività e scadenze

Nelle piccole e medie imprese, la gestione di attività e scadenze è spesso affidata a strumenti eterogenei: email, fogli Excel, note personali, promemoria sparsi. Questo approccio, apparentemente pratico, porta con sé rischi concreti: dimenticanze, duplicazioni di lavoro, mancanza di visibilità e difficoltà nel coordinamento tra reparti.  Il Task Manager di DocuWare è la risposta a queste criticità. Integrato nella piattaforma di gestione documentale, consente di trasformare ogni documento in un’attività tracciabile, di assegnare responsabilità, di impostare scadenze e di monitorare lo stato di avanzamento. In altre parole, mette ordine in un flusso di lavoro che altrimenti resterebbe frammentato.

Le difficoltà della gestione tradizionale

Nelle PMI, le attività operative sono tante e diversificate: dall’approvazione delle fatture al rinnovo dei contratti, dalla gestione delle richieste HR alla preparazione di documentazione per clienti o fornitori. Senza un sistema centralizzato:

• Le attività rischiano di essere dimenticate;
• Le scadenze vengono gestite in modo manuale e poco affidabile;
• Manca una panoramica complessiva che consenta al management di capire chi sta facendo cosa e in quali tempi.

Questo porta a ritardi nei processi, sovraccarico di alcune figure e perdita di efficienza.

Che cos’è il Task Manager di DocuWare

Il Task Manager di DocuWare è uno strumento che consente di creare, assegnare e monitorare attività direttamente all’interno del sistema di gestione documentale. Ogni documento può generare un “task” con scadenze precise e responsabili definiti.

Tra le funzionalità principali troviamo:

• Assegnazione delle attività: ogni task viene collegato a una persona o a un team.
• Gestione delle scadenze: possibilità di impostare date di completamento e promemoria automatici.
• Monitoraggio in tempo reale: dashboard che mostrano lo stato delle attività aperte, completate o in ritardo.
• Integrazione con i flussi documentali: i task si collegano direttamente ai documenti archiviati (fatture, contratti, richieste interne).

Come funziona nella pratica

L’utilizzo del Task Manager si traduce in processi più semplici e strutturati. Ecco alcuni esempi di applicazione:

1. Approvazione delle fatture fornitori

Una fattura viene acquisita e archiviata in DocuWare. Il sistema genera automaticamente un’attività di approvazione per il responsabile, con una scadenza predefinita. Se la fattura non viene approvata entro i tempi stabiliti, il Task Manager invia un promemoria o può attivare un’escalation verso un superiore.

2. Gestione dei contratti

Alla firma di un contratto, viene creato un task che ricorda la scadenza di rinnovo o revisione. In questo modo, l’azienda non rischia di trovarsi con contratti scaduti o mancati rinnovi, evitando penali e imprevisti.

3. Processi HR

Durante l’onboarding di un nuovo dipendente, il Task Manager assegna automaticamente attività come la consegna dei dispositivi aziendali, la raccolta dei documenti o la pianificazione della formazione. Tutto è tracciato e monitorato in tempo reale.

I vantaggi per le PMI

Implementare il Task Manager di DocuWare porta benefici concreti:

• Maggiore puntualità: nessuna attività o scadenza viene dimenticata, grazie a notifiche e promemoria.
• Trasparenza: il management ha sempre una panoramica aggiornata sullo stato dei processi.
• Collaborazione migliorata: i task vengono condivisi tra reparti, riducendo il rischio di incomprensioni.
• Efficienza operativa: meno tempo perso a inseguire email o a ricostruire cosa è stato fatto.
• Tracciabilità completa: ogni attività è registrata, utile in caso di audit o controlli interni.

Un esempio concreto

Immaginiamo una PMI del settore servizi che gestisce le richieste interne dei dipendenti (ferie, permessi, approvazioni spese) tramite email. Questo genera un alto numero di ritardi, richieste perse e confusione nei reparti.

Con l’introduzione di DocuWare e del suo Task Manager:

• Ogni richiesta diventa un’attività digitale con scadenza e responsabile;
• I dipendenti possono seguire lo stato di avanzamento in tempo reale;
• I responsabili ricevono notifiche puntuali e possono approvare da qualsiasi dispositivo.

Il risultato è stato una riduzione del 60% dei tempi di approvazione e una migliore soddisfazione dei dipendenti, grazie a processi più chiari e veloci.

Conclusione

Per le PMI, la gestione delle attività e delle scadenze non deve essere lasciata al caso o a sistemi manuali frammentati. Il Task Manager di DocuWare offre un approccio strutturato e digitale che assicura puntualità, trasparenza e controllo totale.

Sfruttando questo strumento, le aziende non solo evitano errori e ritardi, ma trasformano i propri processi interni in flussi di lavoro efficienti e misurabili. Una soluzione semplice ma potente che, integrata nella gestione documentale, diventa un vero alleato per la produttività e la crescita.