Automatizzare gestione delle fatture: le 4 fasi che puoi digitalizzare oggi

L’automazione del ciclo di gestione delle fatture non è più un obiettivo riservato alle grandi imprese: oggi è un passaggio strategico per qualsiasi azienda che voglia ridurre i costi, migliorare la tracciabilità e velocizzare i flussi amministrativi.
Ma come funziona concretamente un sistema automatizzato per la gestione delle fatture?

Vediamo insieme le 4 fasi fondamentali che puoi digitalizzare da subito per trasformare un processo complesso e dispendioso in un flusso veloce, sicuro e trasparente.

1. Acquisizione delle fatture: tutto parte dalla digitalizzazione intelligente

La prima fase è la raccolta e l’importazione dei dati delle fatture, indipendentemente dal formato o dalla fonte.

Un sistema di automazione efficace è in grado di acquisire le fatture da:

• Email (inclusi allegati PDF, XML, ecc.)
• Flussi XML da sistemi gestionali
• Cartelle condivise in rete
• Scanner multifunzione e MFP
• Scansioni da smartphone
• Trascinamento diretto da desktop

Una volta che la fattura è entrata nel sistema, interviene un motore di indicizzazione intelligente basato su machine learning: i dati essenziali vengono automaticamente estratti – come nome del fornitore, numero della fattura, data, importo – e confrontati con eventuali ordini di acquisto o DDT.

Risultato?
Riduzione del 95% dell’inserimento manuale dei dati, meno errori e tempi di lavorazione drasticamente più brevi.

2. Validazione: il controllo automatico prima dell’approvazione

Una volta acquisita, la fattura deve essere verificata e validata. Qui entra in gioco la seconda fase: il sistema controlla in automatico una serie di elementi fondamentali, tra cui:

• Legittimità del fornitore (confrontando i dati con l’anagrafica)
• Duplicazione della fattura (ricerca di eventuali documenti già presenti)
• Completezza dei campi (verifica della presenza di tutti i dati obbligatori)
• Conformità con ordine di acquisto e bolla di consegna (matching automatico)

Grazie a queste verifiche, eventuali discrepanze vengono immediatamente segnalate al team amministrativo.
Inoltre, se la fattura prevede contabilità per centri di costo o partite multiple, il sistema può effettuare in automatico anche la suddivisione per codici contabili.

Questa fase evita che fatture errate o incomplete entrino nel processo di approvazione, migliorando la qualità dei dati e riducendo il lavoro manuale di controllo.

3. Approvazione digitale: flussi su misura e niente più attese

L’approvazione è uno dei momenti più critici e lenti nella gestione delle fatture.
Digitalizzare questo passaggio significa trasformare i flussi di approvazione in percorsi automatici e tracciabili, adattabili alla struttura dell’azienda.

Ecco cosa può fare l’automazione:

• Instradare le fatture ai responsabili corretti, in base a importo, fornitore o categoria
• Approvare automaticamente le fatture al di sotto di una soglia prestabilita
• Gestire le eccezioni in modo efficiente, segnalando anomalie o fatture fuori standard
• Permettere di annotare e commentare direttamente sul documento digitale

Ogni passaggio è tracciato e consultabile in qualsiasi momento, garantendo trasparenza, tempi più rapidi e minore dipendenza dalla posta elettronica.

4. Registrazione e integrazione: il collegamento con il gestionale

La quarta e ultima fase consiste nella registrazione della fattura nel sistema contabile o ERP.
Un sistema di automazione completo consente di:

• Trasmettere automaticamente i dati approvati al gestionale (SAP, Microsoft Dynamics, Sage, QuickBooks ecc.)
• Mantenere i collegamenti con i documenti originali archiviati
• Conservare tutte le versioni, modifiche, approvazioni e note in un audit trail completo
• Garantire la conformità normativa, inclusa la conservazione a norma e la cifratura

In questo modo, l’intero ciclo – dalla ricezione al pagamento – è digitale, fluido e pienamente integrato con gli altri processi aziendali.

Oltre l’efficienza: perché l’automazione è anche una scelta strategica

Molte aziende rinunciano all’automazione delle fatture perché la percepiscono come un progetto complesso o troppo impegnativo. In realtà, le soluzioni cloud moderne sono veloci da attivare, scalabili e integrabili senza stravolgere l’ecosistema esistente.

Attenzione però: adottare strumenti troppo verticali e scollegati tra loro può generare nuovi silos informativi e complicare la collaborazione tra uffici (es. contabilità, vendite, legale, HR).
È invece preferibile una piattaforma documentale che offra funzionalità estendibili, utilizzabili anche per altri processi aziendali.

Un buon sistema di invoice automation deve offrire:

• Avvio rapido e ROI tangibile
• Integrazione con altri reparti e processi
• Sicurezza, tracciabilità e conformità garantite
• Espandibilità nel tempo, senza costi imprevisti

DocuWare: una piattaforma unica per digitalizzare e proteggere i tuoi flussi

DocuWare permette di automatizzare l’intero ciclo delle fatture attraverso una piattaforma completa, sicura e modulare.
Ma non solo: grazie all’approccio documentale centralizzato, puoi estendere l’automazione anche a processi HR, gestione contratti, archiviazione legale e molto altro.

Con DocuWare:

• Riduci drasticamente i tempi di gestione delle fatture
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• Rafforzi i rapporti con i fornitori, anche grazie a sconti per pagamenti anticipati
• Tutto questo, in ambiente cloud sicuro, con cifratura, versioning e accessi tracciati

Automatizzare l’elaborazione delle fatture non è solo una scelta tecnica: è un passo avanti per rendere la tua azienda più agile, più efficiente e più pronta a crescere.