Workflow per i processi: come gestire i flussi aziendali con DocuWare

In ogni azienda, dietro a ogni risultato, c’è un insieme di azioni ben coordinate. La gestione dei flussi aziendali – detta anche Business Process Management – serve proprio a questo: mettere ordine tra le attività quotidiane, assegnare compiti in modo chiaro e garantire che tutto proceda secondo tempi e obiettivi precisi.

Tra le soluzioni più efficaci per organizzare i processi in maniera digitale, troviamo i sistemi di workflow, strumenti che permettono di definire e controllare ogni passaggio operativo attraverso automatismi e regole personalizzate.

Cosa significa gestire i processi e i flussi aziendali?

Gestire un processo non vuol dire solo eseguirlo: significa analizzarne la struttura, definire uno standard operativo e misurare costantemente le performance per migliorarne l’efficienza.

L’adozione di un sistema di workflow consente proprio questo: tradurre un flusso di lavoro in un modello digitale, con ruoli, scadenze, documenti e regole ben definiti, così da guidare le persone nel portare a termine le attività nel modo più efficace possibile.

Come strutturare i processi aziendali in tre passaggi

Ecco come si costruisce un processo efficiente, a partire dalla mappatura fino al controllo in tempo reale.

• Individuare i flussi di lavoro
  Tutte le organizzazioni, anche le più piccole, sono basate su processi: che si tratti di approvazioni, inserimento di nuovi dipendenti o gestione di ordini, ogni azione può essere descritta come una sequenza logica. Alcuni flussi coinvolgono solo team interni, altri richiedono dati provenienti da clienti, fornitori o software esterni.
• Creare il workflow
  Il workflow è la versione digitale del processo. Viene definito attraverso una sequenza di fasi, azioni automatiche e incarichi assegnati a utenti o ruoli aziendali. Automatizzando compiti ripetitivi, come l’invio di notifiche o la verifica di campi obbligatori, si riduce il rischio di errore e si guadagna tempo.
• Controllare e ottimizzare
  Grazie a dashboard dedicate, è possibile monitorare in tempo reale lo stato dei flussi. Questo permette ai responsabili di avere una visione completa, intervenire in caso di blocchi e raccogliere dati preziosi per migliorare l’organizzazione del lavoro.

Automatizzare i flussi aziendali con DocuWare Workflow Manager

DocuWare mette a disposizione un potente strumento per la gestione dei processi: Workflow Manager.
Progettato per essere flessibile e intuitivo, consente di creare flussi su misura con un sistema drag and drop, senza bisogno di scrivere codice.

Una volta identificate le fasi di un processo, si possono collegare con azioni automatiche, condizioni o approvazioni. Le regole possono essere basate su:

• Valori di campi specifici
• Ruoli aziendali
• Date di scadenza
• Documenti inseriti in archivio
• Invii di moduli web

Ogni workflow è completamente personalizzabile, modificabile in qualsiasi momento e supervisionabile da un responsabile, che può tenere traccia delle attività svolte e delle decisioni prese.

Esempi di automazione con DocuWare

Con DocuWare, ogni reparto può digitalizzare i propri processi più critici. Alcuni esempi pratici:

• Fatture: attivazione automatica di un flusso di approvazione al ricevimento di una fattura nel sistema, con assegnazione delle attività in base all’importo o al reparto.
• Assunzioni: creazione di un percorso per l’onboarding, con task assegnati alle Risorse Umane, IT e Amministrazione.
• Gestione documentale: utilizzo di timbri digitali, metadati e campi personalizzati per tracciare ogni documento e aggiungere informazioni contestuali.

Inoltre, è possibile impostare regole di sostituzione per gestire le assenze e garantire la continuità del lavoro.

Una gestione più chiara e trasparente

Ogni dipendente può visualizzare le attività a lui assegnate direttamente nel client DocuWare, accedere agli elenchi delle attività in corso e ricevere notifiche via email. La visibilità sui passaggi completati e su quelli ancora da svolgere aiuta il team a rimanere allineato e a rispettare le scadenze.

Conclusione

Strutturare e automatizzare i processi aziendali non è solo una questione di efficienza, ma anche di chiarezza organizzativa, responsabilità e capacità decisionale. Con strumenti come DocuWare Workflow Manager, ogni azienda può trasformare i propri flussi di lavoro in percorsi ben definiti e produttivi, liberando tempo prezioso per le attività a maggior valore.