Three-way match con DocuWare: come semplificare il controllo tra ordini, consegne e fatture

Il controllo tra ordini, documenti di consegna e fatture è una delle attività più delicate della contabilità fornitori. Nelle piccole e medie imprese, questo processo rappresenta spesso una sfida: le informazioni sono sparse in più reparti, i documenti vengono gestiti manualmente e gli errori di allineamento si traducono in ritardi, costi aggiuntivi o, peggio ancora, pagamenti non dovuti. La soluzione a questi problemi è il three-way match, ovvero la riconciliazione automatica tra ordine di acquisto, documento di trasporto (DDT) e fattura del fornitore. Con DocuWare, questo processo diventa rapido, preciso e interamente digitale, garantendo un controllo immediato e riducendo al minimo le attività manuali.

Che cos’è il three-way match

Il three-way match è una procedura contabile che confronta tre documenti chiave:

1. Ordine di acquisto: emesso dall’azienda al momento della richiesta di beni o servizi.
2. Documento di consegna (o DDT): fornito dal fornitore quando i beni vengono spediti o consegnati.
3. Fattura del fornitore: ricevuta dall’azienda per il pagamento.

L’obiettivo è verificare che:

• i beni ordinati siano quelli effettivamente consegnati,
• le quantità coincidano,
• i prezzi fatturati corrispondano a quanto concordato nell’ordine.

Solo quando le tre informazioni coincidono, il pagamento viene autorizzato. In caso contrario, il processo segnala una discrepanza che deve essere verificata.

Le difficoltà del controllo manuale

Nelle PMI, il three-way match viene spesso gestito manualmente: i documenti cartacei vengono controllati a vista, mentre i dati vengono inseriti a mano in fogli di calcolo o in software gestionali. Questo comporta tre problemi principali:

• Dispendio di tempo: ogni confronto richiede minuti preziosi, moltiplicati per centinaia di fatture al mese.
• Alto rischio di errore: un refuso, una cifra sbagliata o una mancata verifica possono generare pagamenti indebiti.
• Mancanza di tracciabilità: in caso di audit o controlli interni, ricostruire il percorso dei documenti è complesso.

Queste criticità, oltre a rallentare i processi, riducono l’affidabilità del controllo di gestione e aumentano i rischi finanziari.

Come funziona il three-way match con DocuWare

DocuWare automatizza l’intero processo di riconciliazione tra ordine, consegna e fattura. Ecco come:

1. Acquisizione documenti
   Ordini, DDT e fatture vengono acquisiti digitalmente (da scanner, email o upload diretto) e archiviati nel sistema DocuWare.
2. Indicizzazione automatica
   Grazie all’Intelligent Indexing, il sistema riconosce automaticamente i campi chiave (numero ordine, codice fornitore, quantità, importo) e li collega tra i documenti.
3. Confronto automatico
   DocuWare confronta i dati dei tre documenti, verificando la corrispondenza tra ordine, consegna e fattura.
4. Gestione delle eccezioni
   In caso di discrepanze (quantità errate, prezzi diversi, articoli mancanti), il sistema segnala l’anomalia e attiva un flusso di approvazione.
5. Autorizzazione e pagamento
   Se i dati coincidono, la fattura viene approvata automaticamente per il pagamento, riducendo al minimo l’intervento umano.

I benefici per le PMI

Implementare il three-way match con DocuWare offre vantaggi concreti per la gestione della contabilità fornitori:

• Riduzione drastica dei tempi: il controllo, che manualmente richiede ore, viene completato in pochi secondi.
• Maggiore precisione: l’automazione elimina errori di trascrizione e dimenticanze.
• Migliore tracciabilità: ogni documento è archiviato e collegato agli altri, rendendo più semplice qualsiasi verifica interna o esterna.
• Controllo dei costi: si evitano pagamenti doppi o indebiti, migliorando la liquidità aziendale.
• Integrazione con ERP: DocuWare dialoga con i principali sistemi gestionali, creando un flusso unico e continuo tra documenti e dati contabili.

Un esempio pratico

Una PMI del settore distribuzione riceve ogni mese centinaia di fatture dai fornitori. Prima di introdurre DocuWare, il reparto amministrativo impiegava giorni per confrontare manualmente ordini, bolle e fatture. Nonostante l’impegno, errori e ritardi erano frequenti.

Con l’introduzione del three-way match automatizzato:

• il tempo medio di riconciliazione per fattura si è ridotto del 75%;
• le discrepanze vengono segnalate in tempo reale, evitando pagamenti errati;
• il personale amministrativo può dedicarsi ad attività di analisi e controllo invece che a compiti ripetitivi.

Un controllo che diventa strategico

Il three-way match non è solo un’attività di back office: è uno strumento strategico per rafforzare il controllo di gestione, ottimizzare i flussi finanziari e migliorare i rapporti con i fornitori.

Grazie a DocuWare, le PMI possono introdurre questo meccanismo di controllo in modo semplice e scalabile, beneficiando di una soluzione che unisce sicurezza, trasparenza e automazione.

Conclusione

Per le PMI, l’automazione del three-way match con DocuWare rappresenta un passo fondamentale verso una gestione più efficiente e sicura della contabilità fornitori. Ridurre errori, tempi e costi non significa solo semplificare l’operatività, ma anche liberare risorse da destinare a decisioni strategiche e crescita aziendale.

Con un controllo puntuale e automatizzato, il reparto amministrativo diventa un alleato del business, capace di garantire precisione e affidabilità in ogni fase del ciclo di acquisto.