Status tracking: come vedere e gestire la storia di un documento in DocuWare

Una gestione documentale efficace è una componente essenziale per garantire la fluidità dei processi aziendali. In un ambiente sempre più digitalizzato, avere visibilità sulla storia di un documento e sullo stato delle attività collegate è cruciale per ottimizzare il lavoro e mantenere alta l’efficienza. 

Con DocuWare, è possibile tenere traccia di ogni decisione presa su un documento grazie alla funzione Decision history, disponibile nella barra laterale del visualizzatore.

Decision history: uno strumento chiave per la tracciabilità

Quando si lavora su un documento, spesso emerge la necessità di sapere quali decisioni siano state prese in precedenza e da chi. La Decision history risponde a questa esigenza fornendo un registro cronologico delle scelte effettuate. Questo strumento è utile non solo per documenti attualmente in lavorazione, ma anche per quelli che hanno già completato il loro ciclo di workflow. Inoltre, la Decision history integra e completa la Workflow history, ampliando la gamma di informazioni disponibili.

Tra i principali vantaggi troviamo:

• Trasparenza: ogni decisione è registrata in ordine cronologico, permettendo di avere una visione chiara del processo decisionale.
• Retroattività: è possibile consultare la storia delle decisioni anche per workflow già conclusi.
• Accessibilità: lo strumento è facilmente raggiungibile dal visualizzatore di DocuWare.

Come accedere alla storia di un documento

Per accedere alla Decision history, basta cliccare sull’icona dell’orologio situata nella barra degli strumenti in alto a destra del visualizzatore. Una volta aperta, vengono mostrate tutte le decisioni relative al documento in ordine cronologico, partendo dalla più recente.

Va sottolineato che la Decision history è esclusivamente focalizzata sulle decisioni prese dagli utenti. Le attività automatiche del sistema non sono incluse in questa sezione, a differenza della Workflow history. Inoltre, i timbri apposti sul documento restano visibili come di consueto e non vengono influenzati dalle informazioni presenti nella Decision history.

Filtrare per workflow

Uno degli aspetti più interessanti della Decision history è la possibilità di filtrare le informazioni in base al workflow. Ad esempio, se si apre un documento direttamente da un’attività di workflow specifica, la Decision history viene automaticamente pre-filtrata per quel workflow. Questo semplifica notevolmente la consultazione delle informazioni più rilevanti.

È anche possibile visualizzare decisioni relative a workflow ad hoc, come quelli creati tramite la funzione “Invia richiesta”. Se il workflow è ancora in corso, l’attività attualmente assegnata è mostrata in cima all’elenco.

Consultare le attività correnti di una richiesta

Quando si utilizza la funzione “Invia richiesta”, la Decision history consente di visualizzare i dettagli delle attività attuali, seguendo una struttura chiara e intuitiva. Le informazioni includono:

• Tipo: il tipo di richiesta (ad esempio, “Richiesta”).
• Nome: l’oggetto della richiesta.
• Risultato: la decisione o conferma relativa alla richiesta.
• Utente: il destinatario assegnato.
• Completato il: la data e l’ora di completamento della richiesta.
• Avviato il: la data e l’ora in cui la richiesta è stata assegnata.

Questi dettagli aiutano a monitorare l’avanzamento delle richieste e garantiscono che ogni attività sia tracciabile in modo trasparente.

Disponibilità della Decision history

La Decision history è disponibile a partire dalla versione 7.11 di DocuWare e può essere utilizzata da tutti gli utenti autorizzati a consultare la storia di un documento. Se non si dispone delle autorizzazioni necessarie, è possibile rivolgersi all’amministratore di sistema.

Per gli utenti di DocuWare Cloud, l’accesso alla Decision history è garantito a chi possiede una licenza “Workflow User”. Per i sistemi on-premises, invece, è necessario il componente aggiuntivo “Workflow Manager”.

La Decision history rappresenta uno strumento indispensabile per le aziende che vogliono mantenere un controllo totale sui propri processi documentali. Grazie alla possibilità di consultare e filtrare le decisioni prese, gli utenti possono lavorare in modo più consapevole e collaborativo, riducendo i rischi di errori e migliorando la produttività.

Integrata con la Workflow history, questa funzione garantisce una tracciabilità completa e una maggiore trasparenza nella gestione dei documenti. Che si tratti di seguire un workflow in corso o di analizzare le decisioni passate, la Decision history di DocuWare è lo strumento ideale per ottimizzare la gestione documentale in ogni contesto aziendale.