Come rendere più veloce la ricerca dei documenti in DocuWare: scorciatoie e funzionalità avanzate

Quando si gestiscono centinaia di documenti ogni giorno, anche pochi secondi risparmiati per ogni ricerca fanno la differenza.
Nel lavoro quotidiano, infatti, la rapidità con cui si riesce a trovare le informazioni giuste al momento giusto è uno dei fattori che incide di più sulla produttività aziendale. DocuWare, la piattaforma di gestione documentale scelta da migliaia di imprese in tutto il mondo, è progettata per semplificare questo processo. Oltre alle funzioni di ricerca standard, offre strumenti avanzati e scorciatoie intelligenti che aiutano a velocizzare la consultazione dei documenti archiviati, riducendo i passaggi manuali e migliorando la precisione dei risultati.

Vediamo quindi come sfruttare al meglio queste funzionalità: dai caratteri jolly alle scorciatoie da tasteria, passando per alcuni suggerimenti pratici per ottimizzare ogni ricerca.

Ricerche flessibili anche con informazioni incomplete grazie ai caratteri jolly

Può capitare di non ricordare con esattezza il nome di un cliente, la ragione sociale di un fornitore o il titolo di un progetto. In questi casi, DocuWare offre una soluzione semplice ma potente: le wildcard, ovvero i caratteri jolly che consentono di eseguire ricerche anche con termini incompleti.

I caratteri jolly più utilizzati sono due:

• Asterisco (*): rappresenta qualsiasi numero di caratteri.
  • Esempio: digitando Digital* si otterranno risultati come digitalizzazione, digital project, digital strategy, digital transformation e così via.
    Perfetto per cercare termini che condividono una radice comune.
• Punto interrogativo (?): rappresenta un singolo carattere.
  • Esempio: scrivendo Sm?th troverai Smith e Smyth, ma non Smooth.

I caratteri jolly possono essere utilizzati all’inizio, alla fine o all’interno del termine di ricerca, e anche combinate tra loro.
Ad esempio, C?mp* restituirà risultati come Campione, Compila, Comprehensive.

Grazie a questa flessibilità, non è necessario ricordare ogni dettaglio con precisione: DocuWare interpreta la ricerca in modo intelligente e restituisce tutti i documenti pertinenti in pochi secondi.

Scorciatoie da tastiera per trovare i documenti per data senza perdere tempo

Le date sono tra i criteri di ricerca più usati in DocuWare, soprattutto in ambito amministrativo e contabile. Tuttavia, selezionarle manualmente dal calendario può diventare un’operazione ripetitiva.
Ecco perché DocuWare integra una serie di scorciatoie da tastiera per i campi data, che permettono di navigare rapidamente tra i giorni senza usare il mouse.

Ecco le principali:

• x → inserisce automaticamente la data odierna.
  Ideale per cercare i documenti creati o caricati oggi.
• + → passa al giorno successivo.
• – → torna al giorno precedente.

Un esempio pratico: se stai controllando le fatture ricevute negli ultimi giorni, puoi muoverti velocemente avanti e indietro digitando semplicemente “+” o “–” nel campo data.
DocuWare aggiornerà automaticamente la ricerca, senza bisogno di aprire il calendario o reinserire le date manualmente.

Combinare criteri per una ricerca più precisa

I caratteri jolly e le scorciatoie da tastiera diventano ancora più potenti quando vengono combinate con altri filtri avanzati disponibili nel motore di ricerca di DocuWare.
Puoi, ad esempio, cercare:

• Tutti i documenti archiviati da un determinato utente in una data fascia temporale;
• Tutte le fatture con un determinato importo o provenienti da fornitori il cui nome contiene una determinata parola chiave;
• Tutti i contratti firmati nel mese corrente che contengono una specifica dicitura.

Un esempio concreto: scrivendo Client + x* nella barra di ricerca potresti trovare tutti i documenti del giorno relativi a clienti il cui nome inizia con “Client”.
In questo modo, DocuWare diventa uno strumento di ricerca semantica, capace di interpretare anche query complesse in pochi istanti.

Suggerimenti pratici per ottimizzare la ricerca

Per chi lavora quotidianamente con grandi volumi di documenti, conoscere le scorciatoie non basta: serve anche una buona organizzazione dei dati e dei campi di indicizzazione.
Ecco alcuni suggerimenti per sfruttare al massimo le potenzialità di DocuWare:

• Usa metadati coerenti: assicurati che i campi (cliente, data, progetto, numero documento) siano compilati sempre nello stesso modo. Questo permette ricerche più rapide e risultati uniformi.
• Salva le ricerche più frequenti: DocuWare consente di memorizzare query personalizzate, così da non doverle riscrivere ogni volta.
• Sfrutta i filtri dinamici: filtra i risultati in tempo reale senza dover avviare nuove ricerche.
• Combina le ricerche con i workflow: puoi impostare automatismi che avviano azioni (come notifiche o approvazioni) al verificarsi di determinati criteri.

Grazie a queste accortezze, la ricerca diventa parte integrante dei processi aziendali, non solo uno strumento di consultazione.

Conclusione

La gestione documentale non riguarda solo l’archiviazione: è anche capacità di ritrovare e utilizzare le informazioni nel momento in cui servono.
I caratteri jolly e le scorciatoie da tastiera di DocuWare sono piccoli accorgimenti che, applicati nel lavoro quotidiano, possono far risparmiare tempo, ridurre gli errori e migliorare l’efficienza complessiva dei team.

In un contesto in cui i flussi digitali diventano sempre più complessi, saper sfruttare queste funzionalità significa avere il pieno controllo sui propri documenti e garantire una produttività continua.

Con DocuWare e l’esperienza di Real Document Solution, la ricerca dei documenti non è più un’attività di routine, ma un vero vantaggio competitivo.