Raccolta dei dati veloce ed efficiente: tutti i vantaggi dei moduli DocuWare

La digitalizzazione dei processi aziendali ha reso necessario un nuovo approccio alla raccolta dei dati, più veloce, sicuro e accurato. I moduli elettronici di DocuWare accelerano la raccolta delle informazioni e automatizzano il flusso dei dati in molteplici ambiti aziendali, dalla gestione delle risorse umane alla qualità.

Scopri come ottenere il massimo dai moduli DocuWare e quali funzionalità offrono un valore aggiunto particolarmente elevato.

Flessibilità nella digitalizzazione dei moduli

Grazie alla gestione integrata dei moduli di DocuWare, è possibile creare facilmente moduli elettronici tramite un semplice sistema di drag-and-drop.

Gli utenti possono utilizzare vari elementi, come campi di testo, caselle di controllo, elenchi a discesa, domande a scelta multipla, voci di calendario, caricamenti di file e tabelle per raccogliere informazioni in modo preciso e sicuro. I dati raccolti possono essere utilizzati come valori di indice per l’analisi o per avviare flussi di lavoro. Ogni modulo inviato viene salvato come PDF ricercabile nell’archivio, mentre gli allegati caricati con il modulo vengono aggiunti al PDF nel loro formato originale e vengono anch’essi completamente indicizzati.

Funzionalità principali per la massima precisione ed efficienza

I moduli DocuWare offrono numerose funzioni per una raccolta dei dati precisa ed efficiente.

Tra le funzionalità più rilevanti, troviamo:

• Condizioni If-Then: È possibile progettare moduli intelligenti che adattino il comportamento di un campo in base alle risposte fornite in altri campi. Ad esempio, la risposta “Sì” può attivare campi diversi rispetto alla risposta “No”.
• Pre-compilazione automatica dei campi: Quando si apre un modulo DocuWare, alcune informazioni, come il nome o l’indirizzo e-mail, possono essere pre-compilate automaticamente. Questo garantisce che i dati vengano inseriti correttamente, risparmiando tempo e riducendo il margine di errore.
• Validazione delle voci: È possibile definire condizioni che il modulo utilizza per segnare voci errate e richiedere correzioni. Questo assicura che le informazioni raccolte siano sempre accurate.
• Compilazione simultanea di più moduli: I dati inseriti in un modulo possono essere trasferiti automaticamente a un numero qualsiasi di altri moduli, ottimizzando così il processo di raccolta dei dati.
• Utilizzo delle maschere di dati: I campi di input possono essere formattati per accettare solo determinati tipi di dati, come numeri di telefono, IBAN o indirizzi e-mail, garantendo ulteriormente la qualità dei dati raccolti.
• Miglioramento automatico dei dati: È possibile creare modelli di moduli come PDF modificabili, per completare successivamente i campi vuoti durante un flusso di lavoro.

Possibilità applicative nella gestione quotidiana

I moduli elettronici di DocuWare possono essere utilizzati in vari settori per snellire i processi in ambito HR, vendite, acquisti e gestione della qualità. Ecco alcuni esempi concreti di applicazione:

Ottimizzare la gestione dei dipendenti con moduli elettronici

I moduli DocuWare offrono numerosi vantaggi anche nel contesto delle risorse umane, semplificando la gestione delle pratiche legate ai dipendenti e ottimizzando i flussi di lavoro. Ecco alcune delle applicazioni più efficaci:

• Domande di lavoro: I candidati inviano direttamente i loro documenti online utilizzando un modulo DocuWare, semplificando e velocizzando il processo di gestione delle candidature.
• Richieste di ferie: I dipendenti richiedono ferie o altre assenze tramite un modulo online che avvia automaticamente il processo di approvazione e documenta digitalmente la gestione delle assenze.
• Aggiornamenti dei dati dei dipendenti: I dipendenti possono inserire in modo sicuro ed efficiente i propri dati personali, bancari e fiscali attraverso un modulo online e inviare facilmente le modifiche.
• Processi di onboarding: Le attività relative all’assunzione di nuovi membri del team possono essere organizzate in modo efficiente grazie ai moduli di onboarding, che gestiscono tutto, dalla richiesta di attrezzature alla configurazione di postazioni di lavoro e accesso ai sistemi IT.

Accelerare la gestione degli ordini e delle richieste con DocuWare

Nell’ambito delle vendite, i moduli elettronici possono semplificare e velocizzare la gestione degli ordini e delle richieste dei clienti, migliorando l’efficienza complessiva. Ecco come:

• Moduli d’ordine: I clienti inviano i loro ordini tramite un modulo online integrato con il sistema DocuWare, accelerando il processo di elaborazione degli ordini.
• Richieste dei clienti: I clienti inviano richieste o reclami tramite un modulo che viene immediatamente inoltrato all’esperto responsabile e documentato.
• Moduli di accettazione: I moduli elettronici vengono utilizzati nel reparto vendite per la creazione di report di accettazione o conferme di consegna, che possono essere firmati direttamente se necessario.

Semplificare la gestione delle richieste e dei fornitori

I moduli elettronici di DocuWare sono una soluzione ideale per gestire in modo rapido ed efficiente le richieste di acquisto e il processo di selezione dei fornitori. Ecco alcune delle funzionalità principali:

• Richieste di acquisto: I dipendenti inviano le loro richieste di materiali e servizi tramite un modulo online che viene automaticamente inoltrato ai responsabili o al reparto acquisti per l’approvazione.
• Selezione dei fornitori: I fornitori possono inviare le loro offerte e informazioni tramite un modulo che struttura e documenta il processo di selezione.

Gestione della qualità: Monitorare e migliorare i processi aziendali

DocuWare aiuta a monitorare e ottimizzare i processi legati alla qualità, garantendo che tutte le informazioni siano facilmente tracciabili e analizzabili. Alcuni esempi di applicazione:

• Moduli di audit: Le verifiche interne ed esterne possono essere strutturate e documentate tramite moduli online standardizzati, facilitando il monitoraggio e l’analisi.
• Feedback dei clienti: I clienti forniscono feedback su prodotti e servizi tramite sondaggi online, i cui risultati alimentano direttamente la gestione della qualità per un miglioramento continuo.

Integrazione con sistemi di terze parti per una maggiore efficienza

DocuWare si integra perfettamente con sistemi di terze parti, offrendo numerose opzioni per raccogliere dati in modo elettronico su più sistemi senza la necessità di copiare o incollare manualmente. Grazie a opzioni di integrazione via webhook, web services e connettori iPaaS, i dati vengono trasferiti automaticamente nei sistemi esistenti in tempo reale, riducendo gli errori e aumentando l’efficienza. Questo garantisce che tutte le informazioni rilevanti siano sempre aggiornate e disponibili in modo coerente in tutti i processi aziendali.

Con DocuWare, la raccolta dei dati diventa un processo più efficiente, preciso e sicuro, con un impatto positivo sulla produttività complessiva dell’azienda.