Impostazioni personalizzate di DocuWare per un ambiente di lavoro ad hoc: una guida completa

Quando si parla di produttività in azienda, ogni dettaglio conta. Per questo DocuWare mette a disposizione una serie di impostazioni personalizzabili che permettono a ciascun utente di modellare il proprio ambiente di lavoro digitale secondo le reali esigenze operative. 

Dalla visualizzazione iniziale fino alla configurazione degli strumenti nel Viewer, ogni funzione è pensata per rendere l’esperienza utente più efficiente, chiara e adatta a ogni flusso di lavoro.

Vediamo come sfruttare al meglio queste opzioni e rendere DocuWare un alleato ancora più efficace.

DocuWare: un ambiente su misura, senza essere amministratori

Tutte le modifiche che vedremo possono essere fatte accedendo a “Profilo e impostazioni”, tramite il menu a tendina sotto il nome utente. Non serve essere amministratori: ogni utente ha la possibilità di personalizzare il proprio client in base ai permessi assegnati. Le modifiche riguardano solo l’interfaccia personale, senza influenzare il lavoro degli altri colleghi.

Questa flessibilità consente di nascondere o ordinare elementi, configurare strumenti utili e rendere la propria giornata lavorativa più fluida e ordinata.

Scegliere la vista iniziale, la lingua e il formato dei numeri

Dal tab “Generale” è possibile definire quale vista DocuWare mostra all’avvio. Di default viene caricata l’ultima utilizzata, ma è possibile scegliere una specifica area per iniziare sempre nello stesso punto, utile se si lavora ogni giorno su un archivio o una lista.

Sempre in questa sezione, l’utente può:

• Selezionare una delle 24 lingue disponibili
• Personalizzare il formato di data, ora e numeri in base alle proprie abitudini o alle convenzioni aziendali

Gestione della sicurezza e cambio password

Nel tab “Sicurezza” si può cambiare la propria password e consultare l’elenco delle configurazioni e applicazioni che stanno utilizzando l’account DocuWare. Questo controllo permette all’utente di avere maggiore consapevolezza della propria attività digitale e, se necessario, revocare accessi non più necessari.

Un uso regolare di questa sezione è consigliato anche per rispettare le policy interne di sicurezza IT.

Ordinare o nascondere cassetti e finestre di archiviazione

Nel tab “Trays” si trovano tutti i documenti e le finestre di archiviazione disponibili. In ambienti complessi, è facile accumulare accessi a numerosi “trays” (cassetti), anche non utilizzati quotidianamente. Per questo DocuWare consente:

• Di nascondere elementi non necessari con un semplice clic sull’icona a forma di occhio
• Di riordinare i cassetti con il drag-and-drop
• Di configurare nuovi cassetti direttamente da qui (se si dispone dei permessi)

Questo permette di mantenere un’interfaccia pulita e funzionale, focalizzata su ciò che realmente serve.

Personalizzare le ricerche e le liste di risultati

Le stesse logiche si applicano alle ricerche: dal tab “Ricerche” si possono mostrare o nascondere i moduli di ricerca e decidere in che ordine visualizzarli. Inoltre, si può intervenire sulle colonne che compongono le liste di risultati, selezionando solo i campi rilevanti per il proprio lavoro.

Questo tipo di personalizzazione si rivela particolarmente utile in ambiti dove le ricerche sono frequenti e specifiche, come l’ufficio acquisti o l’amministrazione.

Gestione di liste, cartelle e moduli in DocuWare

Anche le liste, le cartelle e i moduli seguono lo stesso principio: ogni elemento può essere ordinato o nascosto a seconda dell’utilità. Se, ad esempio, un utente lavora solo con alcune cartelle o ha accesso a moduli che non utilizza mai, può rendere invisibili quelli superflui e lasciare in primo piano solo ciò che gli serve.

Il risultato? Un’interfaccia chiara, priva di distrazioni, con un accesso più rapido ai contenuti realmente utilizzati.

Viewer personalizzabile: la comodità di lavorare su due schermi

Un’altra impostazione molto utile è quella del Viewer, il visualizzatore dei documenti. DocuWare permette di decidere se aprirlo in una nuova finestra — soluzione ottimale per chi lavora con due monitor — oppure mantenerlo integrato nella finestra principale.

È anche possibile:

• Aggiungere una seconda barra degli strumenti sul lato destro
• Personalizzare la posizione e la visibilità degli strumenti (annotazioni, timbri, firme, evidenziazioni…)
• Attivare o disattivare tool che non si utilizzano

Queste funzioni aiutano chi lavora spesso in modalità revisione o controllo qualità a velocizzare le operazioni, evitando passaggi superflui.

Applicazioni pratiche di DocuWare nelle aziende

In un’azienda che lavora con flussi documentali intensi — come uno studio notarile o un’impresa nel settore assicurativo — la possibilità di configurare DocuWare su misura fa la differenza. Un operatore potrebbe avere bisogno di accedere rapidamente solo ad alcuni cassetti o moduli di archiviazione specifici. Ridurre il “rumore visivo” dell’interfaccia gli consente di operare più rapidamente e con meno margini di errore.

In ambito HR, ad esempio, una responsabile del personale può configurare ricerche salvate per trovare rapidamente contratti, documenti identificativi o moduli firmati, impostando il Viewer per lavorare in parallelo su due documenti (CV e lettera di motivazione, per esempio), con strumenti attivi solo per annotare e classificare.

Anche nei reparti di contabilità, dove le ricerche frequenti su fatture e documenti fiscali sono all’ordine del giorno, la possibilità di visualizzare solo le colonne chiave nei risultati e di impostare ricerche predefinite consente un risparmio di tempo notevole.

Personalizzare DocuWare non è solo una questione estetica, ma una vera e propria strategia per migliorare l’efficienza e ridurre gli errori. Ogni utente, in base al proprio ruolo e alle proprie esigenze operative, può creare un ambiente di lavoro digitale ordinato, pratico e focalizzato.