La gestione documentale collaborativa rappresenta uno degli ambiti in cui la digitalizzazione produce i benefici più tangibili per le aziende. Non si tratta semplicemente di archiviare documenti in formato digitale, ma di mettere le persone in condizione di lavorare sugli stessi contenuti in modo coordinato, sicuro e tracciabile, riducendo inefficienze operative e dipendenza da scambi informali.
Per molte PMI, il passaggio a una gestione documentale collaborativa segna il superamento definitivo di email, cartelle condivise e versioni non allineate. Vediamo alcuni esempi pratici di come questo approccio si traduce in attività quotidiane più fluide.
Collaborazione tra amministrazione e acquisti nella gestione delle fatture
La gestione delle fatture fornitori è uno dei primi ambiti in cui emergono i vantaggi della collaborazione documentale. Amministrazione e acquisti lavorano sugli stessi documenti, ma con obiettivi diversi: verifica contabile da un lato, controllo delle condizioni commerciali dall’altro.
Con una gestione documentale collaborativa:
- La fattura viene archiviata una sola volta in un repository centralizzato
- Ogni reparto accede al documento secondo i propri permessi
- È possibile aggiungere annotazioni visibili a tutti gli attori coinvolti
- Le approvazioni seguono un flusso strutturato e tracciabile
Questo consente di eliminare passaggi ridondanti e di mantenere sempre una visione condivisa dello stato del documento.
Contratti: collaborazione tra area commerciale, legale e amministrativa
Un altro esempio molto comune riguarda la gestione dei contratti. In molte aziende il ciclo di vita contrattuale coinvolge più funzioni: commerciale, legale e amministrazione.
In un contesto collaborativo:
- Il contratto viene inserito in un fascicolo digitale unico
- Il commerciale può monitorare lo stato di revisione
- Il legale interviene con commenti e annotazioni senza creare nuove versioni
- L’amministrazione ha accesso ai documenti approvati per le fasi successive
La collaborazione avviene direttamente sul documento, riducendo i tempi di revisione e migliorando il controllo sulle versioni.
Customer service e condivisione delle informazioni sul cliente
Nel customer service, la collaborazione documentale incide direttamente sulla qualità del servizio. Gli operatori devono poter accedere rapidamente allo storico delle comunicazioni e dei documenti.
Con un sistema collaborativo:
- Email, allegati, ordini e reclami confluiscono in un unico fascicolo cliente
- Le informazioni non dipendono dalla singola casella di posta
- Gli operatori lavorano con lo stesso livello di visibilità
Questo approccio permette risposte più rapide e coerenti, anche quando il cliente interagisce con persone diverse nel tempo.
Lavoro condiviso su procedure, policy e documentazione interna
La gestione documentale collaborativa è fondamentale anche per i documenti interni. Procedure operative, policy aziendali e manuali devono essere sempre aggiornati e accessibili.
In pratica:
- I documenti sono archiviati in un ambiente controllato
- Le modifiche seguono un processo di revisione e approvazione
- I collaboratori consultano sempre la versione valida
Questo riduce errori operativi e supporta audit, certificazioni e attività di formazione.
Collaborazione tra HR e management nella gestione del personale
Anche l’area HR beneficia fortemente di una gestione documentale collaborativa. Contratti, documenti di onboarding, valutazioni e comunicazioni devono essere condivisi in modo selettivo.
Un fascicolo digitale del dipendente consente:
- Accesso controllato alle informazioni sensibili
- Collaborazione tra HR e responsabili di funzione
- Tracciabilità delle attività svolte sui documenti
Il risultato è una gestione più ordinata e conforme del ciclo di vita del dipendente.
Smart working e collaborazione a distanza
In contesti di lavoro ibrido o distribuito, la gestione documentale collaborativa diventa un elemento abilitante. Quando i documenti sono centralizzati e accessibili in modo sicuro:
- Non è necessario scambiarsi file
- Le attività restano tracciate anche a distanza
- La collaborazione non dipende dalla presenza fisica
Questo garantisce continuità operativa e coerenza nei processi.
Il ruolo di DocuWare nella collaborazione documentale
DocuWare supporta la gestione documentale collaborativa attraverso:
- Accesso condiviso e profilato ai documenti
- Annotazioni, timbri e commenti non invasivi
- Workflow che coinvolgono più reparti
- Tracciabilità completa delle attività
Per le aziende che vogliono superare una gestione documentale frammentata, DocuWare rappresenta una base solida su cui costruire processi realmente collaborativi, adattabili nel tempo e coerenti con la struttura organizzativa.
Project Manager di Real Document solution
È il responsabile dell’area tecnica e coordina il lavoro di implementazione di DocuWare e dei servizi professionali. Da +10 anni nel mondo della gestione documentale ed esperto di DocuWare, offre formazione ad altri partner DocuWare italiani ed europei. Inoltre, coordina il centro servizi, business unit focalizzata alla digitalizzazione e dematerializzazione di archivi cartacei storici.
Anche lui usa DocuWare: per monitorare lo stato d’avanzamento dei progetti, per gestire i ticket e per comunicare tra i reparti.
Per qualsiasi informazione puoi scrivermi a: info@realdocumentsolution.it oppure chiamare il numero: +39 039.228.17.23