Gestione delle fatture con DocuWare IDP: una guida completa

La gestione delle fatture è una delle attività più critiche per il reparto contabilità di qualsiasi azienda. Con il supporto dell’intelligenza artificiale, DocuWare Intelligent Document Processing introduce un livello avanzato di automazione che migliora l’efficienza e riduce gli errori nell’elaborazione delle fatture. 

Grazie a questa tecnologia, è possibile estrarre automaticamente dati complessi da fatture e bolle di consegna, semplificando il processo di verifica e registrazione delle transazioni.

Automazione della gestione delle fatture con DocuWare IDP

L’elaborazione automatizzata delle fatture inizia con l’importazione dei documenti, seguita dall’estrazione dei contenuti, inclusi tutti i dettagli degli articoli elencati. Le nuove funzionalità di DocuWare IDP offrono opzioni di automazione aggiuntive che semplificano la gestione documentale e velocizzano il flusso di lavoro.

Separazione e classificazione automatica dei documenti

Le fatture vengono solitamente ricevute via e-mail, spesso attraverso una casella di posta dedicata alla contabilità fornitori. Le bolle di consegna, invece, sono ancora prevalentemente cartacee e necessitano di digitalizzazione prima dell’elaborazione. 

Per gestire questi documenti in modo centralizzato, DocuWare IDP offre la funzione “Splitting”, che suddivide automaticamente un’unica scansione batch in documenti individuali senza bisogno di fogli separatori, codici a barre o altri marcatori.

Successivamente, grazie alla funzione “Classification”, i documenti vengono identificati e categorizzati in base al loro contenuto e alle loro caratteristiche, permettendo una gestione ottimizzata delle bolle di consegna e delle fatture.

Estrazione automatica dei dati dalle fatture

Le fatture e le bolle di consegna contengono una grande quantità di dati, tra cui importi totali, numeri di conto, termini di pagamento e dettagli dei singoli articoli. 

Per un’elaborazione automatizzata efficiente, è essenziale un sistema di estrazione dati affidabile. DocuWare IDP offre due soluzioni per questa attività:

1. Intelligent Indexing, che elimina la necessità di inserire manualmente i dati e diventa sempre più preciso nel tempo grazie al machine learning.
2. IDP “Extraction”, particolarmente utile in casi complessi, come:
   • Articoli multilinea o nidificati all’interno di tabelle.
   • Documenti danneggiati, sgualciti o macchiati, dai quali l’intelligenza artificiale può comunque estrarre i dati leggibili.

Confronto tra Intelligent Indexing e IDP Extraction

Per scegliere la soluzione migliore, è utile confrontare le due tecnologie:

Domanda	Intelligent Indexing	IDP Extraction
Quali dati possono essere estratti?	Dati strutturati (azienda, totale fattura, numero conto, termini di pagamento)	Dati aggiuntivi da articoli complessi e tabelle
Livello di automazione	Estrazione automatica con conferma o correzione manuale	Estrazione completamente automatizzata
Metodo di apprendimento	Migliora con l’uso grazie al feedback degli utenti	Configurazione e training iniziale con modelli predefiniti personalizzabili
Disponibilità in DocuWare Cloud	Incluso in ogni pacchetto Cloud	Richiede licenza aggiuntiva per DocuWare IDP
Compatibilità con DocuWare on-premises	Disponibile come servizio cloud o installazione locale con licenza aggiuntiva	Disponibile con licenza aggiuntiva per DocuWare IDP

Vantaggi della gestione delle fatture con DocuWare IDP

L’adozione di DocuWare IDP per la gestione delle fatture offre numerosi benefici, tra cui:

• Riduzione degli errori: l’eliminazione dell’inserimento manuale dei dati minimizza il rischio di errori.
• Maggiore efficienza: la digitalizzazione e automazione riducono il tempo necessario per l’elaborazione delle fatture.
• Semplificazione della gestione documentale: la classificazione automatica consente di trovare e recuperare rapidamente i documenti.
• Conformità e sicurezza: il sistema garantisce che i dati siano archiviati in modo sicuro e conformemente alle normative.

DocuWare IDP rappresenta una soluzione avanzata per la gestione delle fatture, combinando intelligenza artificiale e automazione per ottimizzare i processi contabili. Che si tratti di aziende che ricevono un alto volume di documenti o di realtà che desiderano migliorare l’accuratezza e l’efficienza nella gestione delle fatture, DocuWare IDP offre gli strumenti giusti per una gestione documentale moderna e intelligente.