Con l’arrivo di DocuWare 7.13, le aziende possono ora sfruttare una funzionalità molto richiesta: la possibilità di precompilare i form, sia manualmente sia automaticamente all’interno dei workflow. Questa novità rappresenta un importante passo avanti nella gestione documentale, poiché riduce gli errori, migliora l’efficienza e facilita la collaborazione tra i team.
Vantaggi della precompilazione dei form per gli utenti
La precompilazione dei form consente agli utenti di completare i documenti gradualmente, salvando i progressi per riprendere in un secondo momento. Questo è particolarmente utile per i form complessi che richiedono informazioni provenienti da diverse fonti o approvazioni multiple. Inoltre, gli utenti possono facilmente inoltrare il form parzialmente compilato a colleghi, accelerando il flusso di lavoro e riducendo i tempi di elaborazione.
Una novità pratica della versione 7.13 è il pulsante “Copia link del form” accanto al classico “Invia”. Salvando questo link, l’utente può continuare a lavorare sul form in un secondo momento o inviarlo a un collaboratore per il completamento. In questo modo, il lavoro non viene mai interrotto e la collaborazione diventa più fluida.
Per gli amministratori: precompilazione tramite URL in DocuWare
Gli amministratori hanno la possibilità di precompilare i form modificando il link e aggiungendo ID e valori dei campi come parametri URL. Condivisione di un link già arricchito con informazioni predefinite permette agli utenti di concentrarsi solo sui campi rimanenti, velocizzando il processo e riducendo gli errori.
DocuWare mette a disposizione istruzioni dettagliate sul Knowledge Center per configurare correttamente i link precompilati, garantendo un utilizzo semplice e sicuro all’interno dell’organizzazione.
Precompilazione all’interno dei workflow
Un’altra applicazione strategica dei form precompilati riguarda i workflow aziendali. Se un workflow prevede l’esecuzione di un task legato al completamento di un form, è ora possibile popolare automaticamente i campi con dati già presenti nel flusso. Ciò non solo riduce i tempi di compilazione, ma assicura anche coerenza e precisione delle informazioni tra le varie fasi del processo. Per supportare gli utenti, DocuWare fornisce guide passo-passo con scenari pratici per configurare correttamente i workflow con form precompilati.
Come attivare la precompilazione dei form in DocuWare
Per abilitare questa funzione, è sufficiente accedere alla configurazione del form e navigare nella sezione: “Tab di invio” > “Precompila il form”. Qui si possono selezionare due opzioni fondamentali:
- “Consenti la precompilazione del form” per attivare la funzionalità a livello generale.
- “Mostra pulsante ‘Copia link del form’” per consentire agli utenti di salvare o condividere il form da completare in seguito.
Disponibilità e limitazioni
La funzione è disponibile sia per i clienti DocuWare Cloud sia per quelli on-premises, a partire dalla versione 7.13. Gli utenti on-premises devono possedere la licenza del modulo DocuWare Forms. Alcune limitazioni riguardano i tipi di campo non supportati per la precompilazione, come Tabella, Allegato e Firma. Per garantire che i valori predefiniti restino invisibili e non modificabili, è consigliabile configurare i campi come sola lettura.
L’importanza dei form nella gestione documentale
I form rappresentano un elemento cruciale nella gestione documentale moderna. Oltre a standardizzare la raccolta delle informazioni, consentono di:
- Ridurre errori di inserimento dati, grazie a controlli e validazioni integrate.
- Automatizzare processi ripetitivi, collegando form e workflow.
- Migliorare la tracciabilità, registrando chi compila cosa e quando.
- Facilitare la collaborazione interna, condividendo informazioni in modo sicuro e strutturato.
Con l’introduzione della precompilazione, DocuWare non solo semplifica il lavoro quotidiano degli utenti, ma rende anche più efficiente la gestione delle informazioni aziendali, assicurando velocità, precisione e collaborazione in tutti i processi documentali.
Project Manager di Real Document solution
È il responsabile dell’area tecnica e coordina il lavoro di implementazione di DocuWare e dei servizi professionali. Da +10 anni nel mondo della gestione documentale ed esperto di DocuWare, offre formazione ad altri partner DocuWare italiani ed europei. Inoltre, coordina il centro servizi, business unit focalizzata alla digitalizzazione e dematerializzazione di archivi cartacei storici.
Anche lui usa DocuWare: per monitorare lo stato d’avanzamento dei progetti, per gestire i ticket e per comunicare tra i reparti.
Per qualsiasi informazione puoi scrivermi a: info@realdocumentsolution.it oppure chiamare il numero: +39 039.228.17.23