Form elettronici: cosa sono e perché utilizzare DocuWare

Quante volte capita di trovarsi di fronte alla necessità di raccogliere informazioni per clienti e colleghi? E quante volte è capitato di commettere un errore e dover ricominciare tutto dall’inizio?

Spesso, per chi se ne occupa, può essere un’operazione lenta e macchinosa, oltre che suscettibile di errori. Per questo motivo diventa fondamentale poter utilizzare alcuni strumenti – come i form elettronici – che consentano di svolgere questo lavoro in modo pratico e veloce, così da potersi dedicare ad altre attività, senza dispendio inutile di energie. Ma soprattutto, ridurre a zero gli eventuali errori che si nascondono dietro un’operazione di questo tipo. 

Oggi è possibile rendere più agile questa raccolta dati di clienti e colleghi – sempre proteggendo le informazioni sensibili. Il form elettronico, infatti, permette di svolgere questa tipologia di operazione in modo semplice ed intuitivo.

Form elettronici: cosa sono 

In ambito informatico, con il termine form – letteralmente formulario o  modulo –  viene indicata la parte di interfaccia utente di un’applicazione web. Questa consente all’utente – definito come client – di poter inserire e inviare al web server, o all’application server, uno o più dati da lui liberamente digitati sulla sua tastiera, attraverso l’uso di componenti grafici – definiti widget – presenti sull’interfaccia.  

In sostanza può essere definito come una semplice scheda da compilare per l’inserimento di dati, solo che il tutto si svolge sul web. Il termine form elettronico può essere utilizzato per indicare vari contenuti in una pagina web. Ad esempio si parla si form per caselle di testo e i menù a tendina di una pagina di registrazione o di login.

Più precisamente, è proprio l’equivalente informatico dei moduli su carta ad essere definito come fill-out form. Questo ti permette di avere spazi su cui l’utente può scrivere, dei bottoni da selezionare per scelte singole o multiple, e finestre per i menù. I moduli possono infatti già essere precompilati. In questi casi l’utente dovrà semplicemente scegliere (per ciascuna cella o riquadro) il valore preferito – appunto menù a tendina, elenco selezionabile, bottone, ecc.

Per saperne di più su come raccogliere informazioni nel proprio sistema con form elettronici guarda questo video!

Form HTML: le tipologie più utilizzate

Nei cosiddetti form HTML – moduli attraverso i quali gli utenti possono inserire delle informazioni e/o effettuare delle  scelte – esistono due metodi di accesso: POST e GET. Questi si differenziano nella modalità di trasferimento dei dati. 

Quando poi l’utente inserisce i dati, questi vengono inviati in forma codificata dopo che è stata creata un’associazione nome-valore.

Gli ambiti di applicazione dei form HTML sono vari. Ecco alcuni esempi:

• Moduli di iscrizione: sono quei moduli attraverso i quali gli utenti possono iscriversi ad un servizio inserendo alcuni dati personali per creare un proprio account; 

• Moduli di acquisto e/o di prenotazione: sono dei moduli che consentono agli utenti di acquistare un prodotto o un servizio indicando le caratteristiche richieste; 

• Moduli di contatto (le cosiddette Form mail): sono quei moduli che consentono agli utenti di entrare in contatto con il gestore del sito, e a questo inviare un messaggio;

• Moduli di upload: sono dei form attraverso i quali gli utenti possono inviare dei file su un server remoto.

L’utilizzo dei form elettronici è inoltre fondamentale nello sviluppo della maggior parte delle applicazioni web come, per citarne alcune, chat, sistemi di messaggistica, e-commerce, forum di discussione, ecc.

I form elettronici consentono quindi di raccogliere e archiviare informazioni importanti dei tuoi clienti e collaboratori. Potrai creare immediatamente e facilmente un database sicuro ed intuivo, che ti consentirà di risparmiare tempo utile. 

L’importanza di creare moduli standardizzati

Creando dei modelli di modulo standardizzati, all’interno dei quali siano previsti campi obbligatori o facoltativi, è possibile raccogliere tutte le informazioni di cui si ha bisogno. 

Il form elettronico è inoltre composto da campi guidati, che possono essere obbligatori, condizionali o automatici. In questo modo si azzerano le possibilità di elaborare form incompleti o mal compilati. Una volta completato il modulo, basterà cliccare su “inoltra”. In questo modo il modulo viene caricato e tutte le informazioni vengono direttamente archiviate all’interno del proprio sistema. La persona che si occuperà di ricercare queste informazioni, potrà facilmente ritrovare il nostro documento, riducendo drasticamente sia il tempo impiegato nello svolgere questa operazione sia le proprie risorse. Il tutto può essere personalizzato con le linee del brand. 

Vediamo adesso come il sistema DocuWare consente di svolgere tutte queste operazioni e quali vantaggi offre. 

DocuWare: ecco perché sceglierlo 

DocuWare offre una serie di vantaggi anche in ambito di form elettronici. Questo sistema permette, infatti, di trasformare radicalmente le modalità di raccolta informazioni da parte di clienti e colleghi. 

Attraverso DocuWare è possibile godere di una serie di vantaggi, tra cui:

• Archiviare direttamente nel proprio sistema le informazioni raccolte da clienti e colleghi: i form elettronici di DocuWare permettono di generare documenti in formato PDF con all’interno tutte le informazioni inserite dal soggetto che ha risposto alle domande. In questo modo è possibile archiviare, condividere e – soprattutto – proteggere le informazioni direttamente nel sistema aziendale. Il tutto senza il rischio di perderle o di dover passare molte ore a collegarle tra loro.

Per questo motivo utilizzando il sistema DocuWare l’operazione risulterà estremamente facile ed intuitiva. Grazie ad un’interfaccia semplice da utilizzare e alle potenzialità di questo sistema, si risparmiano tempo e risorse. DocuWare provvede infatti automaticamente a convertire il form elettronico in un modello personalizzato. In questo modo è possibile raccogliere tutte le informazioni necessarie in modo semplice, ordinato e soprattutto sicuro.

• Proteggere le informazioni sensibili e rispettare la normativa GDPR:

uno dei rischi principali legati all’uso dei form è il furto dei propri dati mentre lo si compila. La maggior parte dei dati che vengono raccolti da clienti e fornitori sono dati sensibili. Archiviarli in un sistema documentale garantisce il rispetto della normativa GDPR: DocuWare consente, infatti, di proteggere tutte le informazioni raccolte dagli utenti in un server sicuro e protetto da eventuali attacchi esterni. Questo è un aspetto fondamentale per l’azienda, in quanto le garantisce di non ricevere penali per la mal gestione dei dati sensibili raccolti da colleghi e clienti.  ; 

• Integrare il form elettronico nella tua intranet o sito aziendale: per diffondere l’immagine del tuo brand, DocuWare offre la possibilità di personalizzare stilisticamente il design del tuo form elettronico. Il customizzatore permette infatti di applicare il tuo stile personale in pochi secondi.

Ora che sai non solo cosa siano i form elettronici, ma anche quanto sia fondamentale dotarsi di strumenti adatti per facilitare l’operazione di archiviazione di informazioni, non ti resta altro che provare DocuWare!

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