Fatturazione elettronica intra-UE: tutte le novità della riforma ViDA

Il 14 aprile 2025 è entrata in vigore la riforma ViDA – VAT in the Digital Age, segnando una svolta epocale per la gestione dell’IVA e la fatturazione elettronica all’interno dell’Unione Europea. Dopo oltre due anni di preparazione, il pacchetto normativo è stato ufficializzato con la pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale UE del 25 marzo 2025.

La riforma ViDA si articola in tre strumenti legislativi: la Direttiva (UE) 2025/516, che introduce nuove regole IVA direttamente applicabili ai contribuenti; il Regolamento (UE) 2025/517, che punta a rafforzare la cooperazione tra autorità fiscali; e il Regolamento di esecuzione (UE) 2025/518, che aggiorna gli obblighi di rendicontazione IVA.

Cosa cambia nella fatturazione elettronica intra-UE

Dal 14 aprile 2025, ogni Stato membro può rendere obbligatoria la fatturazione elettronica anche per le operazioni domestiche, senza necessità di autorizzazione preventiva da parte della Commissione Europea. Inoltre, non sarà più richiesta l’accettazione del destinatario per l’invio della fattura elettronica.

Il cambiamento più rilevante scatterà il 1° luglio 2030, quando tutte le transazioni intra-UE dovranno essere documentate esclusivamente con fatture elettroniche strutturate. La trasmissione delle fatture dovrà avvenire entro dieci giorni dall’evento imponibile, riducendo drasticamente i margini di errore e i tempi di gestione.

Digital Reporting Requirements: la nuova comunicazione digitale

Parallelamente all’obbligo di e-invoicing, nasce l’obbligo dei Digital Reporting Requirements (DRR), un sistema di comunicazione digitale in tempo reale per tutte le operazioni B2B transfrontaliere soggette a inversione contabile.

I venditori dovranno trasmettere immediatamente i dati delle fatture all’autorità fiscale; per le autofatture, il termine sarà di cinque giorni. Questo meccanismo uniformerà la rendicontazione fiscale a livello europeo e permetterà alle amministrazioni di accedere a dati aggiornati per contrastare frodi e evasione IVA.

L’addio agli elenchi Intrastat ai fini fiscali

Con la piena operatività della fatturazione elettronica intra-UE e del DRR, il tradizionale elenco riepilogativo Intrastat perderà la sua funzione fiscale dal 1° luglio 2030. Le informazioni relative alle operazioni intra-UE verranno scambiate digitalmente in tempo reale, riducendo oneri amministrativi e migliorando la tempestività dei controlli.

I benefici della riforma per le imprese

Le nuove regole offriranno alle imprese numerosi vantaggi:

• Automazione dei processi di fatturazione e reporting;
• Riduzione dei costi amministrativi e dei rischi di errore;
• Maggiore certezza normativa nelle operazioni transfrontaliere;
• Maggiore protezione contro il rischio di frodi fiscali.

In particolare, il nuovo sistema permetterà di arginare le cosiddette frodi carosello, grazie alla disponibilità immediata dei dati delle transazioni, migliorando la capacità degli Stati membri di intervenire tempestivamente.

Single VAT Registration: una sola partita IVA per tutta l’UE

Dal 1° luglio 2028, grazie all’estensione dell’OSS – One Stop Shop anche per trasferimenti a se stessi e cessioni intra-UE, si concretizzerà il concetto di Single VAT Registration (SVR).

Le imprese potranno gestire tutta l’IVA europea attraverso una sola registrazione, senza necessità di iscriversi nei diversi Stati membri.
Esempi concreti illustrati dalla Commissione mostrano come un grossista potrà risparmiare tempo e risorse registrandosi una sola volta e gestendo tutte le operazioni via web, anche se dispone di scorte in più Paesi.

Economia delle piattaforme: nuove responsabilità per i marketplace

Una parte significativa della riforma riguarda anche l’economia digitale. A partire dal 1° luglio 2028, le piattaforme di marketplace che gestiscono locazioni brevi (meno di 30 giorni) e servizi di trasporto su strada saranno responsabili del versamento dell’IVA quando il fornitore del servizio è un privato o un soggetto non IVA.

Questo sistema mira a garantire una concorrenza più equa tra operatori tradizionali e online, oltre a recuperare importanti gettiti IVA mancanti negli anni precedenti.

Fatturazione elettronica e DocuWare: la soluzione per una gestione integrata

Per affrontare con successo l’evoluzione normativa imposta dalla riforma ViDA, le imprese hanno bisogno di strumenti tecnologici affidabili e avanzati. DocuWare, piattaforma leader nella gestione documentale digitale, rappresenta una soluzione ideale per integrare la fatturazione elettronica intra-UE nei flussi aziendali.

Grazie a DocuWare, è possibile:

• Archiviare automaticamente le e-fatture in formato strutturato conforme ai nuovi standard europei;
• Automatizzare il ciclo di emissione, ricezione e conservazione delle fatture;
• Integrare la rendicontazione fiscale nei processi digitali aziendali;
• Garantire la sicurezza e la conformità legale delle informazioni trasmesse e archiviate.

Real Document Solution, partner specializzato nella gestione documentale con DocuWare, supporta le imprese italiane nella transizione verso un modello di fatturazione elettronica evoluto e compliance-ready, offrendo soluzioni su misura per ogni esigenza.

La riforma ViDA segna l’inizio di una nuova era nella gestione dell’IVA in Europa, improntata a digitalizzazione, trasparenza e armonizzazione tra gli Stati membri. Le imprese che si adegueranno tempestivamente alle nuove regole potranno cogliere significative opportunità di ottimizzazione, risparmio e competitività.

Affidarsi a soluzioni integrate come DocuWare, implementate da partner esperti come Real Document Solution, rappresenta una scelta strategica per trasformare l’obbligo normativo in un concreto vantaggio competitivo, rafforzando al contempo il presidio su dati, processi e conformità fiscale.