Docuware Process Planner: che cos’è e come funziona

Quando si parla di digitalizzazione dei processi aziendali, uno degli ostacoli principali è la mancanza di una visione d’insieme chiara e condivisa. Spesso le attività si svolgono in modo frammentato, tra e-mail, fogli Excel e passaggi informali tra colleghi. DocuWare Process Planner nasce proprio per semplificare la mappatura dei processi, offrendo uno strumento gratuito, visuale e collaborativo che aiuta le aziende a progettare e ottimizzare i propri flussi di lavoro.

Che cos’è DocuWare Process Planner?

DocuWare Process Planner è un’applicazione web gratuita pensata per progettare, visualizzare e condividere flussi di lavoro aziendali. È uno strumento che permette di creare diagrammi di processo in modo semplice e intuitivo, senza la necessità di competenze tecniche o software complicati.

Lo scopo è duplice: da un lato, rendere i processi aziendali più chiari a tutti gli attori coinvolti; dall’altro, fornire una base concreta su cui costruire l’automazione digitale con DocuWare o altri strumenti di BPM (Business Process Management).

A cosa serve, in pratica?

Process Planner è utile in tutte quelle situazioni in cui si desidera:

• Documentare un processo esistente per comprenderlo meglio

• Individuare inefficienze o passaggi superflui

• Progettare un nuovo flusso di lavoro prima di implementarlo in un sistema digitale

• Comunicare in modo chiaro tra reparti e team di progetto

Il vantaggio principale è che consente di creare diagrammi leggibili e condivisibili anche con chi non ha familiarità con il disegno di processi, contribuendo a migliorare la collaborazione tra IT e business.

Come funziona: le principali funzionalità

L’accesso a Process Planner avviene tramite browser, senza necessità di installazioni. Una volta effettuato il login, l’utente può iniziare a costruire il proprio flusso di lavoro utilizzando blocchi predefiniti che rappresentano le varie fasi del processo.

Ecco alcune delle funzioni chiave:

• Elementi drag-and-drop: basta trascinare gli elementi nel canvas per costruire il diagramma. Ogni fase può essere etichettata e descritta.

• Responsabilità: è possibile assegnare ogni fase a un reparto o a un ruolo specifico, facilitando la definizione dei compiti.

• Note e descrizioni: ogni blocco può contenere informazioni aggiuntive utili a chi dovrà interpretare o implementare il processo.

• Salvataggio e condivisione: il progetto può essere salvato online, esportato in PDF o condiviso tramite link, anche con chi non ha un account DocuWare.

Un esempio concreto di utilizzo

Immaginiamo un’azienda che desidera digitalizzare il processo di approvazione delle fatture fornitore. Prima di implementare il workflow in DocuWare, può utilizzare Process Planner per mappare le fasi:

1. Ricezione della fattura

2. Controllo amministrativo iniziale

3. Verifica del reparto acquisti

4. Approvazione del responsabile

5. Registrazione in contabilità

6. Archiviazione digitale

Per ogni fase si possono indicare tempi, responsabilità, eventuali condizioni (es. importi sopra una certa soglia) e passaggi paralleli. Questo consente di validare il processo internamente prima di passare alla fase tecnica, riducendo il rischio di errori e rallentamenti.

Perché scegliere Process Planner

Rispetto ad altri strumenti di diagrammazione, Process Planner si distingue per alcuni aspetti specifici:

• È progettato per il mondo della gestione documentale e dei workflow digitali

• È gratuito e non richiede software esterni

• È integrabile con le soluzioni DocuWare per un passaggio naturale dalla mappatura all’automazione

È ideale per PMI e aziende in fase di digitalizzazione, ma anche per consulenti che vogliono proporre soluzioni strutturate e facilmente comprensibili ai clienti.

DocuWare Process Planner è molto più di uno strumento di disegno: è un alleato per la trasformazione digitale. Aiuta a chiarire le responsabilità, individuare colli di bottiglia e progettare processi più efficienti, facilitando il dialogo tra chi progetta e chi lavora ogni giorno sui flussi.

In un contesto dove la velocità e l’efficienza fanno la differenza, partire da una mappatura semplice ma ben strutturata è il primo passo per una digitalizzazione davvero efficace.

 

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