DocuWare e sicurezza dei documenti: le ultime funzionalità e aggiornamenti

Nel contesto attuale, in cui la gestione documentale è sempre più distribuita e digitale, la sicurezza delle informazioni rappresenta una priorità strategica per qualsiasi organizzazione. DocuWare, piattaforma leader nel Document Management e Workflow Automation, continua a investire in funzionalità avanzate per garantire un controllo rigoroso degli accessi, una protezione costante dei dati e una governance documentale conforme agli standard internazionali.

Negli ultimi aggiornamenti, DocuWare ha introdotto nuove opzioni di configurazione che permettono alle aziende di rafforzare ulteriormente la sicurezza dei propri archivi digitali, con particolare attenzione al controllo degli accessi basato su dominio e indirizzi IP. Queste funzionalità rispondono alle esigenze di realtà che operano in ambienti complessi, multi-sede o che offrono servizi digitali ai propri clienti tramite portali web.

In questo articolo analizziamo le principali novità e il loro impatto sulla sicurezza documentale in ambito B2B.

Sicurezza come pilastro della gestione documentale moderna

La digitalizzazione dei processi ha portato enormi vantaggi in termini di efficienza, tracciabilità e riduzione dei costi. Tuttavia, ha anche ampliato la superficie di rischio: accessi non autorizzati, dispositivi non sicuri, reti non protette e integrazioni con sistemi esterni possono rappresentare potenziali vulnerabilità.

DocuWare affronta questo scenario con un approccio multilivello che combina:

• Controllo degli accessi basato su ruoli, gruppi e permessi granulari
• Crittografia dei dati in transito e a riposo
• Audit trail completo per monitorare ogni attività
• Autenticazione forte e integrazione con sistemi SSO
• Configurazioni avanzate di sicurezza di rete, tra cui le ultime funzionalità basate su dominio e IP

Le nuove opzioni introdotte rafforzano ulteriormente questo ecosistema, offrendo alle aziende un controllo più preciso su chi può accedere ai documenti e da quali ambienti.

Accesso basato su dominio: maggiore controllo nelle integrazioni esterne con DocuWare

Una delle novità più rilevanti riguarda la possibilità di definire i domini autorizzati ad accedere alle risorse DocuWare. Questa funzionalità è particolarmente utile quando la piattaforma viene integrata in portali web aziendali o customer portal.

Come funziona

Se, ad esempio, un’azienda integra una finestra di ricerca DocuWare all’interno del proprio portale clienti, è necessario specificare il dominio del portale tra quelli autorizzati. In questo modo, solo le richieste provenienti da quel dominio potranno interagire con le risorse DocuWare.

Perché è importante

• Riduce il rischio di accessi non autorizzati da siti o applicazioni non riconosciute
• Protegge le integrazioni personalizzate, spesso più esposte a tentativi di exploit
• Garantisce conformità alle policy interne di sicurezza e ai requisiti normativi

Questa funzionalità si rivela particolarmente strategica per aziende che offrono servizi documentali ai propri clienti o partner tramite portali dedicati.

IP-based Access Control: un filtro aggiuntivo per la sicurezza di rete

Un altro aggiornamento significativo riguarda il controllo degli accessi basato su indirizzi IP. Questa opzione permette di definire quali dispositivi o reti possono accedere ai servizi DocuWare Cloud.

Come funziona

L’amministratore può inserire:

• Singoli indirizzi IP
• Interi range di IP (ad esempio per sedi aziendali o VPN)

Finché non viene specificato alcun indirizzo, tutti gli IP sono autorizzati ad accedere all’organizzazione DocuWare Cloud. L’inserimento di uno o più IP attiva automaticamente la restrizione, limitando l’accesso solo ai dispositivi provenienti da quegli indirizzi.

Vantaggi per le aziende

• Maggiore protezione da accessi esterni non controllati
• Riduzione del rischio legato a dispositivi compromessi o reti pubbliche
• Possibilità di limitare l’accesso a sedi fisiche, VPN aziendali o partner selezionati
• Controllo granulare, utile soprattutto per settori regolamentati (finance, healthcare, PA)

Questa funzionalità è particolarmente apprezzata dagli IT manager che desiderano un livello di sicurezza aggiuntivo oltre all’autenticazione utente.

Impatto sulle aziende: sicurezza senza sacrificare l’usabilità

Le nuove funzionalità di DocuWare sono progettate per rafforzare la sicurezza senza compromettere l’esperienza degli utenti. L’obiettivo è offrire un ambiente protetto ma flessibile, in cui:

• i dipendenti possano accedere ai documenti in modo rapido e sicuro
• i clienti possano consultare le informazioni tramite portali dedicati
• gli amministratori IT possano definire policy coerenti con le esigenze aziendali

In un contesto B2B, questo equilibrio è fondamentale: la sicurezza deve essere solida, ma non deve rallentare i processi o ostacolare la collaborazione.

 

Conclusioni: un ecosistema sempre più sicuro e controllato con DocuWare

Con gli ultimi aggiornamenti, DocuWare conferma la propria attenzione verso la sicurezza documentale, offrendo strumenti che permettono alle aziende di:

• Controllare con precisione da dove provengono le richieste di accesso
• Proteggere le integrazioni con portali web e applicazioni esterne
• Limitare l’accesso ai servizi cloud a reti e dispositivi autorizzati
• Garantire conformità e governance documentale ai massimi livelli

Per le organizzazioni che gestiscono grandi volumi di documenti sensibili o che operano in settori regolamentati, queste funzionalità rappresentano un passo avanti significativo verso un ambiente digitale più sicuro, affidabile e conforme.