Elaborazione e monitoraggio dei documenti scansionati e importati con DocuWare IDP

La gestione intelligente dei documenti è oggi un elemento strategico per qualsiasi organizzazione che voglia ottimizzare i processi amministrativi, ridurre gli errori e accelerare i flussi di lavoro. In questo scenario, DocuWare IDP (Intelligent Document Processing) rappresenta una delle soluzioni più avanzate per automatizzare l’estrazione dei dati e la classificazione dei documenti.

Con gli ultimi aggiornamenti, DocuWare ha ampliato ulteriormente le potenzialità di IDP, rendendolo disponibile non solo per i documenti ricevuti via email, ma anche per quelli scansionati tramite DocuWare Scan o importati tramite DocuWare Import. Una novità che apre la strada a un’automazione completa anche per le fatture cartacee, i PDF provenienti da fornitori e tutti i documenti gestiti tramite Desktop Apps.

A questo si aggiunge una nuova funzionalità di monitoraggio avanzato, che permette agli utenti di tenere sotto controllo lo stato di ogni job IDP in modo semplice e immediato.

IDP anche per documenti scansionati e importati: un salto di qualità nell’automazione

Fino a oggi, DocuWare IDP era utilizzato principalmente per i documenti ricevuti via email. Con la versione 7.13, invece, la piattaforma estende le sue capacità anche ai documenti acquisiti tramite:

• DocuWare Scan (per la digitalizzazione di documenti cartacei, come fatture o contratti)
• DocuWare Import (per l’importazione automatica di PDF e file digitali)

Questo significa che qualsiasi documento, indipendentemente dalla sua origine, può ora essere:

• classificato automaticamente
• suddiviso in più documenti (splitting)
• processato con modelli di estrazione avanzati
• interpretato anche se contiene scrittura a mano grazie al riconoscimento handwriting

Per le aziende che gestiscono ancora una parte significativa di documenti cartacei o PDF non strutturati, questa evoluzione rappresenta un enorme vantaggio competitivo.

Come abilitare DocuWare IDP nelle Desktop Apps

Per utilizzare IDP con Scan e Import, è necessario configurare le impostazioni direttamente in DocuWare Configuration, nella sezione dedicata a DocuWare IDP.

All’interno delle Desktop Apps, sotto Scan o Import, sono disponibili due modalità:

1. Selezione automatica (DocuWare IDP configuration)

Questa opzione è ideale quando il documento deve essere prima classificato.

DocuWare IDP analizza il contenuto, identifica la tipologia del documento e seleziona automaticamente il modello di estrazione più adatto.

2. Configurazioni specifiche (IDP)

Se il documento non richiede classificazione, è possibile scegliere direttamente una configurazione IDP predefinita.

Tutte le configurazioni disponibili terminano con la dicitura (IDP) per facilitarne l’identificazione.

Questa flessibilità consente alle aziende di adattare l’automazione ai propri processi, garantendo precisione e coerenza nella gestione dei documenti.

Monitoraggio dei job IDP: controllo totale e interventi immediati

Una delle novità più apprezzate della versione 7.13 è la nuova sezione IDP Monitoring, accessibile da DocuWare Configuration.

Questa funzionalità permette agli utenti di:

• visualizzare lo stato di ogni job IDP proveniente da Scan o Import
• verificare se un documento è stato processato correttamente
• identificare eventuali errori
• riavviare un job fallito tramite il pulsante Retry

Il monitoraggio è disponibile per tutti gli utenti cloud che utilizzano DocuWare IDP, senza necessità di permessi speciali. Ogni utente vede esclusivamente i propri job, garantendo privacy e ordine nella visualizzazione.

Caratteristiche principali del monitoraggio

• fino a 1.000 job visualizzabili contemporaneamente
• filtro per data, completamente resettabile
• barra di ricerca per nome file
• visualizzazione chiara e immediata dello stato di ogni elaborazione

Per i responsabili amministrativi e IT, questo strumento rappresenta un supporto fondamentale per garantire continuità operativa e individuare rapidamente eventuali anomalie.

Requisiti e disponibilità delle nuove funzionalità di DocuWare IDP

Le nuove funzionalità IDP sono disponibili esclusivamente per:

• DocuWare Cloud
• versione 7.13 o superiore
• utenti in possesso di una licenza DocuWare IDP

In alcuni casi potrebbe essere necessario aggiornare le Desktop Apps. L’aggiornamento può essere avviato cliccando sull’icona gialla di DocuWare Desktop Apps nella tray di Windows.

Impatto per le aziende: più efficienza, meno errori, maggiore controllo con DocuWare IDP

L’estensione di DocuWare IDP ai documenti scansionati e importati porta benefici concreti:

Riduzione dei tempi di elaborazione

L’estrazione automatica elimina la digitazione manuale dei dati, riducendo drasticamente i tempi di registrazione.

Maggiore accuratezza

I modelli IDP, grazie al machine learning, migliorano nel tempo e garantiscono un’estrazione sempre più precisa.

Automazione end-to-end

Dalla scansione alla classificazione, fino all’archiviazione e all’avvio dei workflow, tutto può essere automatizzato.

Monitoraggio trasparente

La nuova dashboard di controllo permette di intervenire rapidamente in caso di errori, evitando blocchi nei processi.

Conclusioni

Con l’introduzione dell’elaborazione IDP per documenti scansionati e importati e con il nuovo sistema di monitoraggio, DocuWare compie un passo decisivo verso una gestione documentale completamente automatizzata e controllata.

Per le aziende che gestiscono grandi volumi di documenti, queste funzionalità rappresentano un’opportunità concreta per migliorare l’efficienza, ridurre i costi operativi e garantire una qualità dei dati superiore.