Digitalizza documenti in modo veloce ed efficiente con DocuWare IDP

Nella maggior parte delle organizzazioni, la transizione verso processi digitali non avviene in un solo giorno. Spesso esiste una data a partire dalla quale tutti i nuovi documenti vengono creati e gestiti in formato elettronico, ma i documenti precedenti restano conservati in archivi cartacei. Si tratta di documenti che non possono essere eliminati, ma che rappresentano un ostacolo alla piena efficienza operativa. È in questo contesto che entra in gioco DocuWare IDP (Intelligent Document Processing), una soluzione in grado di digitalizzare e organizzare rapidamente archivi cartacei preesistenti.

Digitalizzazione automatizzata: come funziona DocuWare

Intelligent Document Processing

L’elemento distintivo dell’Intelligent Document Processing di DocuWare è l’utilizzo dell’intelligenza artificiale per automatizzare ogni fase del processo di digitalizzazione. Una volta configurato il sistema, l’operatore deve semplicemente caricare il materiale cartaceo nello scanner: tutte le operazioni successive vengono gestite automaticamente.

1. Separazione dei documenti (Splitting)
   Il sistema riconosce e suddivide un lotto di pagine scansionate nei singoli documenti originali.
2. Classificazione
   Ogni documento viene analizzato e identificato in base a contenuti, struttura e attributi specifici, per essere assegnato alla categoria corretta (contratto, documento HR, fattura, ecc.).
3. Estrazione dei dati (Data Extraction)
   Vengono rilevati e acquisiti i dati chiave pertinenti alla tipologia di documento, come nominativi, codici identificativi, date o clausole contrattuali.
4. Archiviazione e integrazione
   I documenti digitalizzati vengono salvati in DocuWare o in altri sistemi aziendali (es. software HR o di gestione contratti), arricchiti con i metadati estratti per consentire ricerche rapide e contestuali.

Benefici operativi e strategici dell’Intelligent Document Processing di Docuware

La digitalizzazione tramite l’Intelligent Document Processing di DocuWare offre vantaggi immediati e di lungo periodo.

• Accessibilità totale – I documenti diventano consultabili in qualsiasi momento e da qualsiasi postazione, anche in modalità di lavoro remoto.
• Ricerca avanzata – Grazie all’indicizzazione e alla ricerca full-text, il recupero delle informazioni richiede pochi secondi.
• Integrazione con processi digitali – I documenti cartacei storici si inseriscono nei flussi di lavoro già esistenti, garantendo uniformità di gestione.
• Sicurezza e conformità – L’archiviazione digitale protegge le informazioni da rischi fisici e assicura il rispetto delle normative vigenti in materia di conservazione e protezione dei dati.
• Riduzione dei costi di gestione – L’eliminazione degli archivi fisici comporta un risparmio tangibile in termini di spazi e risorse.

Un approccio scalabile e personalizzabile

DocuWare IDP consente di affrontare i progetti di digitalizzazione in modo graduale, partendo da specifici reparti o tipologie documentali per poi estendere il processo a tutta l’organizzazione.

La possibilità di integrare i documenti digitalizzati con altri sistemi aziendali rende la soluzione particolarmente flessibile e adattabile a contesti diversi, dalle piccole imprese alle organizzazioni complesse.

Caso d’uso: dall’archivio cartaceo al digitale in un’azienda manifatturiera

Facciamo un esempio. Un’azienda del settore manifatturiero con oltre 25 anni di attività conservava ancora in formato cartaceo migliaia di contratti di fornitura e documentazione tecnica. Ogni volta che il reparto acquisti aveva bisogno di consultare un contratto, doveva richiedere al personale di archivio di recuperarlo manualmente, con tempi medi di 20-30 minuti per documento.

Implementando l’Intelligent Document Processing di DocuWare, l’azienda ha avviato un progetto di digitalizzazione progressivo: in tre mesi, oltre 60.000 pagine sono state scansionate, classificate e archiviate digitalmente, con metadati che consentono ricerche immediate per fornitore, numero di contratto o anno di stipula.

Il risultato? Il tempo medio di recupero di un documento è passato da mezz’ora a meno di 10 secondi. Inoltre, grazie all’accesso remoto, i responsabili di reparto possono consultare i contratti anche durante trasferte o riunioni con i fornitori, migliorando la reattività e la capacità decisionale.

Verso un archivio completamente digitale

Una volta completata la digitalizzazione, l’azienda dispone di un patrimonio documentale interamente digitale, coerente e sicuro. Non si tratta solo di convertire la carta in file elettronici, ma di trasformare il modo in cui le informazioni vengono gestite, condivise e utilizzate per supportare le decisioni strategiche.

DocuWare IDP rappresenta quindi uno strumento chiave per chi desidera liberarsi definitivamente dai limiti della gestione cartacea e consolidare processi operativi moderni, efficienti e conformi alle normative.