Da processi cartacei a flussi di lavoro digitali automatizzati: consigli e strategie

Un ufficio paperless – letteralmente “senza carta” –  è un luogo di lavoro che ha un numero minimo o quasi nullo di processi cartacei e che si affida, invece, a documenti e processi interamente digitalizzati. Alcune organizzazioni preferiscono il termine “paper-light”, poiché molti uffici e reparti non possono eliminare completamente i file cartacei a causa di requisiti di processo o di conformità.

In ogni caso, la riduzione dell’uso della carta contribuisce ad accelerare il percorso di trasformazione digitale di un’organizzazione. In genere si tratta di passare a un sistema di gestione elettronica dei documenti che digitalizza i file e li archivia in un repository centrale. 

Ma come trasformare anche i workflow aziendali in flussi di lavoro digitali paperless? Vediamolo insieme.

Come digitalizzare processi e documenti aziendali

Oggi sentiamo sempre più parlare del cosiddetto ufficio paperless ovvero un ufficio che fonda sulle tecnologie di dematerializzazione la propria documentazione e la propria operatività. Grazie a software di gestione documentale come Docuware,  l’amministrazione e le normali attività aziendali potranno avviare e completare questo processo in totale sicurezza ed efficienza. 

Per facilitare il passaggio dalla carta al digitale, si può iniziare con questi 3 step:

1. Scegliere il software giusto. Il software di gestione documentale da implementare deve affrontare e risolvere le vostre esigenze e sfide aziendali, con la flessibilità necessaria per adattarsi ai cambiamenti e scalare con la crescita.
2. Avviare il processo di digitalizzazione. Questa è probabilmente la parte più impegnativa a causa del tempo e della manodopera necessari nonché dalla quantità di documenti cartacei presenti. Tuttavia, con l’aiuto del fornitore scelto, potrete elaborare una strategia per affrontare il processo di digitalizzazione che potrà poi essere implementata come best practice per i dipendenti.
3. Instillare la gestione del cambiamento. Una parte cruciale di qualsiasi iniziativa di trasformazione digitale di successo è la diffusione di una filosofia aziendale volta al cambiamento. Aiutate il vostro team a capire la necessità del cambiamento e come un nuovo sistema li aiuti a diventare più produttivi, d’impatto e di valore nel loro lavoro. Sviluppate un programma di formazione per preparare i dipendenti a gestire i nuovi processi e raccogliete il loro feedback per migliorare ulteriormente.

Perché passare a un ufficio senza carta?

Un aspetto fondamentale di un ufficio senza carta è la rivisitazione dei processi cartacei, sfruttando le funzionalità digitali per automatizzare o comunque migliorare l’efficienza della collaborazione, dei flussi di lavoro e di altri processi aziendali. Rivedendo i processi, le aziende spesso scoprono di poter eliminare dei passaggi nel nuovo processo digitalizzato, eliminando perdite di tempo e passaggi inutili. In un processo di approvazione delle spese di viaggio, ad esempio, un’azienda può scoprire che alcune persone non hanno bisogno di approvare le spese e possono essere eliminate dal flusso di lavoro.

Inoltre, la conversione dei file in un ambiente digitale attraverso un sistema di gestione documentale consente di adattare l’esperienza dell’utente alle proprie esigenze. Queste personalizzazioni includono di solito notifiche e promemoria via e-mail o servizi web che riportano i dati esterni nel flusso di lavoro digitale.

Infine, i flussi di lavoro digitalizzati non sono limitati a un solo settore. Sebbene alcuni sistemi di gestione documentale siano stati progettati per gli studi legali o le organizzazioni sanitarie, non è necessario utilizzare un sistema specifico per il settore. I flussi di lavoro digitali basati sui documenti nel settore manifatturiero, sanitario o finanziario utilizzano gli stessi componenti, ma possono disporli in modo diverso per soddisfare altri requisiti di un processo.

Creare flussi di lavoro digitali efficaci: qualche consiglio

Se i processi esistenti sono ben documentati, è relativamente facile trasferirli in un ambiente digitale utilizzando un sistema di gestione dei documenti. Può capitare, però, che le organizzazioni abbiano una documentazione scarsa o imprecisa, il che rende più complicata la creazione di flussi di lavoro digitali. Prima di progettare e implementare il flusso di lavoro, dunque, è necessario:

• Discutere dei processi con il proprio team. Per sviluppare processi efficaci senza carta, è fondamentale parlare con gli utenti chiave e le parti interessate. Infatti, solo chi effettivamente svolge determinati processi e workflow aziendali sa quali sono eventuali punti deboli e problematiche che possono essere risolte attraverso la digitalizzazione.
• Riprendere i processi esistenti quando si tracciano i flussi di lavoro digitali. Quando si sviluppa un piano per convertire i processi esistenti in un ambiente digitale, è consigliabile evitare di introdurre contemporaneamente modifiche radicali ai processi. L’utilizzo del Process Planner gratuito di DocuWare, ad esempio, può aiutare a visualizzare i processi manuali per poi modificarli man mano. Inoltre, quando viene ottimizzato e digitalizzato un processo, è meglio assicurarsi sempre di documentare le modifiche. In questo modo, se si verificano problemi durante i test, è possibile determinare se sono dovuti alla nuova piattaforma o al nuovo processo.
• Una volta testato il sistema di gestione digitale dei documenti, scoprire nuove opportunità per ottimizzare i vostri flussi di lavoro. Valutate i vostri flussi di lavoro dopo la prima fase di test e cercate modi per eliminare i passaggi inutili e ottimizzare i processi. Dopo l’implementazione, è opportuno anche verificare l’efficacia dei cambiamenti con gli utenti finali: dopo aver utilizzato il sistema per alcuni mesi, infatti, potrebbero avere suggerimenti per ulteriori miglioramenti del flusso di lavoro. 

 

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