Contabilità più smart: gestione dei documenti contabili direttamente da DocuWare

Nel lavoro quotidiano di un ufficio amministrativo, la gestione dei documenti contabili richiede rapidità, precisione e controllo. Uno degli ostacoli più comuni è la necessità di passare da un sistema all’altro per verificare le registrazioni, consultare documenti o controllare scritture contabili. Con la versione 7.12 di DocuWare, questo problema viene affrontato in modo diretto: ora è possibile cliccare un link in un campo indice per aprire immediatamente una scrittura contabile nel sistema ERP o gestionale collegato.

Una novità semplice, ma estremamente potente per chi gestisce quotidianamente grandi volumi di dati contabili.

Collegamento diretto alle scritture contabili dal documento

Questa nuova funzionalità consente di inserire URL cliccabili nei campi indice dei documenti archiviati in DocuWare. In termini pratici, significa che da una fattura conservata nel sistema è possibile accedere con un solo clic alla scrittura contabile corrispondente nel gestionale esterno.

Un vantaggio concreto per:

• Contabili e revisori che devono verificare dati con rapidità;
• CFO e responsabili amministrativi che necessitano di accesso immediato a documentazione collegata;
• Aziende che vogliono ridurre i tempi di ricerca e riconciliazione.

Un esempio concreto

Supponiamo che un’impresa usi un ERP. Grazie a questa funzionalità, in fase di archiviazione della fattura in DocuWare, viene automaticamente associato un link diretto alla registrazione nel sistema contabile. Il personale amministrativo, durante una verifica o un controllo, può cliccare sul campo e consultare in tempo reale i dati della scrittura: importo, causale, codice conto, IVA, ecc.

Questo consente riconciliazioni più rapide e riduce drasticamente il rischio di incongruenze tra documenti e registrazioni.

Sicurezza prima di tutto: whitelist dei domini esterni

Ovviamente, DocuWare non permette di aprire link esterni in modo indiscriminato. Per garantire la sicurezza dell’ambiente digitale, il sistema richiede che gli URL esterni siano autorizzati.

L’amministratore deve quindi:

1. Accedere alla sezione Security in DocuWare Configuration;
2. Aggiungere alla whitelist i domini esterni autorizzati (es. https://contabilita.azienda.it);
3. Verificare che gli utenti abbiano le necessarie autorizzazioni sia in DocuWare sia nel sistema contabile.

Questa misura protegge l’infrastruttura da collegamenti non sicuri e garantisce che solo i sistemi fidati siano accessibili tramite i campi cliccabili.

Integrazione nei processi contabili quotidiani

Durante la registrazione delle fatture

• Si archivia la fattura in DocuWare;
• Si crea un campo indice “Scrittura contabile” contenente l’URL diretto alla voce nel gestionale;
• Il documento entra in un workflow approvativo, eventualmente con firma digitale;
• L’ufficio contabilità o il revisore potrà cliccare direttamente sul campo per verificare i dati.

In fase di audit o controllo periodico

• Gli auditor possono consultare documento e scrittura contabile nella stessa sessione, riducendo i tempi di analisi;
• È possibile dimostrare in modo immediato la tracciabilità e la correttezza delle registrazioni;
• La funzionalità aiuta a gestire gli obblighi normativi con maggiore sicurezza.

Caso d’uso: media impresa manifatturiera

Facciamo un esemio concreto. Una PMI del settore metalmeccanico, con un flusso mensile di oltre 1.200 fatture attive e passive, ha integrato questa funzionalità nel suo sistema DocuWare. Grazie ai link dinamici tra fattura e scrittura contabile nel loro ERP (basato su Oracle), i tempi medi di riconciliazione si sono ridotti del 35%.

Inoltre, durante un audit ISO 9001, il team qualità ha potuto dimostrare la tracciabilità dei documenti in pochi clic, eliminando completamente la necessità di stampare o esportare dati da diversi sistemi.

Oltre l’accesso rapido: una visione strategica

Questa funzione, pur semplice all’apparenza, apre la porta a un approccio più maturo alla digitalizzazione dei processi finanziari:

• Semplifica i flussi cross-sistema tra gestione documentale e contabilità;
• Consente di automatizzare le attività di controllo, migliorando la produttività dei team;
• Crea una base solida per l’adozione di strumenti più evoluti (es. AI per la categorizzazione delle spese o sistemi di early warning finanziario).

Questa evoluzione è solo uno dei tanti tasselli che DocuWare sta integrando per rendere la gestione documentale sempre più dinamica, connessa e sicura. In futuro, è plausibile che i collegamenti tra documenti e sistemi esterni diventino bidirezionali, con workflow automatizzati che aggiornano entrambi i sistemi in tempo reale.

Anche il tema della conformità fiscale potrebbe trarre vantaggio da questi collegamenti: pensiamo all’accesso diretto a documenti conservati a norma, collegati ai registri IVA o ai flussi SAF-T richiesti in altri Paesi UE.

Conclusione

Con la nuova funzione dei link cliccabili nei campi indice, DocuWare non solo migliora la gestione quotidiana della contabilità, ma consente una reale integrazione tra documenti e sistemi gestionali, aumentando trasparenza, efficienza e controllo.

Per tutte le aziende che desiderano una contabilità più smart e integrata, questa funzione rappresenta un passo concreto verso l’automazione intelligente dei processi documentali.