Come usare i timbri in DocuWare: una guida completa

I timbri digitali sono una delle funzionalità più sottovalutate di DocuWare, ma anche tra le più efficaci per semplificare i processi quotidiani. Consentono di approvare documenti, aggiungere commenti strutturati e persino modificare valori di indicizzazione, il tutto senza alterare il contenuto originale del file.

Se utilizzati correttamente, i timbri diventano uno strumento operativo centrale per amministrazione, finanza, HR e uffici tecnici, migliorando tracciabilità, velocità e coerenza dei flussi documentali.

Cosa sono i timbri in DocuWare e come funzionano

Un timbro digitale in DocuWare funziona in modo simile a un timbro tradizionale, ma con un vantaggio fondamentale: le informazioni inserite non modificano il documento originale.

Il timbro viene applicato su un livello di annotazione, una sorta di overlay che contiene testi, elementi grafici o dati strutturati. Questo approccio garantisce che il documento resti integro e conforme, mantenendo allo stesso tempo una chiara evidenza delle attività svolte.

I timbri possono includere:

• Testo statico o dinamico
• Nome dell’utente che applica il timbro
• Data e ora
• Immagini, come una firma autografa
• Valori collegati ai campi di indicizzazione

Approvare documenti con i timbri di firma

Uno degli utilizzi più comuni dei timbri in DocuWare è l’approvazione dei documenti. Fatture, ordini, istruzioni operative o documenti interni possono essere approvati direttamente nel viewer, senza stampe né passaggi manuali.

DocuWare offre due modalità principali:

• Timbro testuale con nome utente, ideale per approvazioni rapide e tracciabili
• Timbro grafico con firma autografa, utile quando è richiesto un elemento visivo simile alla firma tradizionale

In entrambi i casi, il timbro rende immediatamente visibile chi ha approvato il documento e quando, facilitando verifiche interne e audit.

È importante sottolineare che il timbro non sostituisce la firma digitale qualificata quando richiesta per legge, ma rappresenta uno strumento estremamente efficace per i processi di approvazione interna.

Usare i timbri per modificare i campi di indicizzazione

Un aspetto particolarmente potente dei timbri DocuWare è la possibilità di aggiornare o inserire valori di indicizzazione direttamente al momento dell’applicazione.

Un esempio pratico riguarda la gestione delle fatture fornitori. Se documenti provenienti da reparti diversi devono essere imputati a centri di costo differenti, l’operatore può selezionare il centro di costo corretto tramite un timbro.

Il risultato è duplice:

• Il valore scelto appare come nota visibile sul documento
• Lo stesso valore viene salvato come campo di indicizzazione, pronto per workflow, report o integrazioni con ERP

Per garantire coerenza, è consigliabile collegare il timbro a una lista di selezione predefinita, evitando errori di digitazione e assicurando uniformità nei dati.

Come configurare un timbro in DocuWare

La configurazione dei timbri è semplice e non richiede competenze tecniche avanzate. Dal pannello di configurazione DocuWare è possibile creare e personalizzare nuovi timbri seguendo alcuni passaggi chiave.

Il processo prevede:

• Selezione di un modello, partendo da template già disponibili
• Personalizzazione di testo e design, definendo font, dimensioni e colori
• Definizione delle regole di utilizzo, stabilendo quando e su quali documenti il timbro può essere applicato
• Test operativo, per verificare che il timbro funzioni correttamente nei flussi reali

Questa flessibilità consente di adattare i timbri a esigenze specifiche, dai processi amministrativi a quelli HR o tecnici.

Integrazione dei timbri nei workflow

I timbri diventano particolarmente efficaci quando sono inseriti all’interno di workflow strutturati. Possono essere richiesti come azione obbligatoria in una fase di approvazione o utilizzati per aggiornare automaticamente lo stato di un documento.

Ad esempio, l’applicazione di un timbro “Approvato” può:

• Aggiornare un campo di stato
• Attivare il passaggio alla fase successiva del workflow
• Rendere il documento disponibile per l’archiviazione finale o l’invio

In questo modo, il timbro non è solo un elemento visivo, ma una vera leva di automazione.

Mostrare o nascondere i timbri nel viewer

Nel tempo, un documento può accumulare più timbri, annotazioni o evidenziazioni. Per mantenere una visualizzazione pulita, DocuWare consente di mostrare o nascondere il livello di annotazione con un semplice comando.

Il livello è visibile per impostazione predefinita, così da rendere immediatamente tracciabili tutte le attività svolte. Quando necessario, l’utente può nasconderlo e visualizzare il documento nella sua forma originale, senza sovrapposizioni.

Perché i timbri migliorano efficienza e controllo

Usare i timbri in modo strutturato permette alle aziende di:

• Velocizzare le approvazioni
• Ridurre email e passaggi manuali
• Migliorare la tracciabilità delle decisioni
• Garantire coerenza nei dati indicizzati

In un sistema di gestione documentale maturo, i timbri non sono un dettaglio accessorio, ma uno strumento chiave per rendere i processi più fluidi, sicuri e controllabili.