Come rendere DocuWare un data center per tutti i dipartimenti aziendali

La gestione efficace dei dati e dei documenti aziendali è una sfida per molte imprese, specialmente quando ogni dipartimento utilizza software diversi per le proprie attività. Automatizzare i processi e centralizzare le informazioni diventa quindi essenziale per migliorare l’efficienza operativa e favorire la collaborazione tra i team. DocuWare rappresenta una soluzione ideale per trasformare il sistema documentale in un vero e proprio data center aziendale, connettendo tutti i reparti e integrandosi perfettamente con le applicazioni già in uso.

Un unico hub per i dati aziendali

DocuWare permette di raccogliere, organizzare e rendere accessibili i dati da diversi software aziendali, come CRM, ERP, sistemi di contabilità e HR. Grazie alle sue funzionalità avanzate, consente di sincronizzare le informazioni tra i vari sistemi, eliminando la necessità di aggiornamenti manuali e riducendo il rischio di errori. 

Questa integrazione garantisce che ogni reparto lavori sempre con dati aggiornati e affidabili, migliorando la produttività e la precisione dei processi decisionali.

Integrazione con il CRM per dati sempre aggiornati

Uno degli aspetti più critici della gestione aziendale è mantenere aggiornata l’anagrafica clienti e fornitori. DocuWare consente di sincronizzare i dati del CRM con il proprio archivio documentale, assicurando che tutte le informazioni siano coerenti e facilmente accessibili. 

Utilizzando il connettore DocuWare iPaaS, è possibile integrare il sistema con CRM cloud, facilitando l’aggiornamento automatico dei dati e migliorando le ricerche documentali.

Automatizzare i processi contabili

La gestione delle fatture e dei documenti contabili è spesso complessa e soggetta a verifiche continue. DocuWare semplifica questa operazione notificando automaticamente il sistema contabile quando una fattura viene approvata, sincronizzando lo stato del documento e avviando il processo di pagamento. 

Grazie alle notifiche automatiche e ai flussi di lavoro predefiniti, è possibile ottimizzare il coordinamento tra i vari reparti, garantendo un controllo accurato e riducendo i tempi di elaborazione.

Esportazione e utilizzo dei dati contabili

Un aspetto fondamentale per l’ottimizzazione della contabilità è l’uso efficiente dei dati indicizzati nei documenti. Con DocuWare Export, è possibile adattare questi dati ai formati richiesti dal sistema contabile, facilitandone l’importazione e l’elaborazione. 

Inoltre, la funzione di Intelligent Indexing consente di estrarre automaticamente le informazioni da una fattura e inserirle in un database centralizzato, semplificando la gestione della contabilità analitica.

Gestione centralizzata dei documenti HR

L’integrazione tra DocuWare e i sistemi HR permette di archiviare e gestire in modo sicuro documenti come buste paga, registri delle presenze, permessi, contratti e comunicazioni aziendali.

Grazie a Smart Connect, i dipendenti HR possono accedere rapidamente ai documenti direttamente dall’interfaccia del software gestionale, senza dover passare da un sistema all’altro. Questo migliora la rapidità delle operazioni e garantisce che tutte le informazioni siano archiviate in modo strutturato e facilmente recuperabile.

Scambio di dati con applicazioni cloud

DocuWare supporta l’integrazione con oltre 1000 applicazioni cloud grazie ai suoi connettori iPaaS, consentendo lo scambio automatico di dati e documenti tra i diversi sistemi aziendali. 

Ad esempio, è possibile sincronizzare i dati di registrazione delle fatture tra DocuWare ed ERP, oppure archiviare automaticamente richieste di acquisto e moduli di candidatura. Questa capacità di interconnessione trasforma DocuWare in un hub centrale per la gestione di tutte le informazioni aziendali.

DocuWare Cloud e On-Premise: differenze operative

Le funzionalità di DocuWare variano in base alla versione utilizzata. Con DocuWare Cloud, tutte le integrazioni e i flussi di lavoro sono disponibili senza limitazioni, permettendo una gestione completamente centralizzata dei documenti. 

Per le installazioni on-premise, alcune funzioni avanzate, come Workflow Manager e Smart Connect, richiedono licenze aggiuntive per essere attivate. La scelta tra le due soluzioni dipende dalle esigenze aziendali e dal livello di controllo desiderato sui dati.

Trasformare DocuWare in un data center aziendale significa migliorare la condivisione delle informazioni, ridurre i tempi di gestione e garantire che tutti i reparti lavorino con dati aggiornati e accurati. Grazie alle sue potenti capacità di integrazione, DocuWare rappresenta una soluzione completa per automatizzare i processi e ottimizzare la gestione documentale in qualsiasi settore aziendale.