Come passare facilmente alla firma elettronica con DocuWare

Ogni giorno le aziende gestiscono una grande quantità di documenti, alcuni dei quali non richiedono particolari garanzie legali, mentre altri, come contratti e accordi ufficiali, devono essere validi e riconosciuti a livello giuridico. Le normative variano in base al settore, alla localizzazione dell’azienda e alle esigenze di certificazione. Adottare la firma elettronica con DocuWare significa garantire tre aspetti fondamentali:

• Autenticità: il documento è autentico e riconosciuto.
• Integrità: il contenuto non è stato alterato.
• Origine: è possibile identificare chi ha creato e firmato il documento.

In questo articolo vedremo a cosa serve e come passare alla firma elettronica con DocuWare.

Autentica e verifica l’identità con la firma elettronica

Spesso i documenti vengono firmati internamente e successivamente controfirmati da soggetti esterni all’azienda. In questi casi si utilizza una firma elettronica avanzata, che può essere autenticata tramite codice di accesso, SMS o autenticazione basata su conoscenza.

Tuttavia, quando è necessaria una verifica dell’identità senza margine di errore, è consigliabile una firma elettronica qualificata. Questa tipologia di firma prevede l’utilizzo di un provider terzo che certifica l’identità del firmatario, garantendo il massimo livello di sicurezza.

Firmare i documenti nel workflow con DocuWare

Grazie a DocuWare Signature Service, puoi integrare le firme elettroniche nei tuoi workflow, migliorando l’efficienza e riducendo i tempi di approvazione. I principali vantaggi includono:

• Automazione del processo: le firme vengono gestite direttamente nei flussi di lavoro aziendali, riducendo il carico di lavoro manuale.
• Firme da remoto: il processo di firma avviene interamente in cloud, rendendo indipendente il luogo di lavoro.
• Integrazione con provider certificati: DocuWare supporta servizi come Validated ID e DocuSign, assicurando standard elevati di sicurezza e conformità.

Come funziona il processo di firma con DocuWare

Il processo di firma elettronica con DocuWare è completamente automatizzato e consente di ottenere firme in modo semplice e veloce. Ecco come funziona:

1. Avvio del processo: il documento viene inviato al servizio di firma elettronica subito dopo l’archiviazione o tramite un’apposita approvazione digitale.
2. Trasferimento automatico: il sistema inoltra il documento al provider di firma elettronica e invia una notifica ai destinatari.
3. Firma remota: i firmatari possono apporre la firma da qualsiasi dispositivo (PC, smartphone o tablet) con autenticazione via SMS.
4. Aggiornamento automatico: una volta firmato, il documento viene archiviato automaticamente con la firma digitale e lo stato del processo rimane sempre monitorabile.

Differenze tra firma elettronica avanzata e qualificata

DocuWare consente di scegliere il livello di sicurezza più adatto alle esigenze aziendali:

• Firma elettronica avanzata: utilizza sistemi di autenticazione a due fattori, come e-mail o SMS, garantendo un buon livello di sicurezza.
• Firma elettronica qualificata: richiede un certificato rilasciato da un trust service provider e offre il massimo grado di validità giuridica.

In entrambi i casi, DocuWare garantisce la conformità normativa e l’archiviazione sicura dei documenti firmati.

Soluzione preconfigurata per una transizione immediata

Per facilitare l’adozione di questa tipologia di firma, DocuWare offre una soluzione preconfigurata chiamata DocuWare for Electronic Signature. Questa soluzione include tutti gli strumenti necessari per implementare rapidamente la firma digitale nei processi aziendali, senza dover partire da zero.

Tra i principali vantaggi:

• Configurazione rapida: la soluzione può essere importata facilmente nei sistemi DocuWare Cloud e On-premises dalla versione 7.4 in poi.
• Flussi di lavoro già pronti: include modelli di archiviazione, ricerche, ruoli utente e workflow già impostati.
• Adattabilità alle esigenze aziendali: è possibile personalizzare i dettagli della firma, come la posizione nei documenti e i metodi di autenticazione.

Passare alla firma elettronica con DocuWare: una scelta strategica

L’adozione della firma elettronica con DocuWare non solo migliora la gestione documentale, ma accelera i processi aziendali, riducendo i tempi di approvazione e garantendo un alto livello di sicurezza. Grazie all’integrazione con i principali provider di firma elettronica, il passaggio è semplice e immediato, senza bisogno di installazioni complesse.

Se la tua azienda vuole digitalizzare e ottimizzare i processi di firma, DocuWare Signature Service è la soluzione ideale per garantire rapidità, sicurezza e conformità normativa.