Come connettere DocuWare a SAP Business One: requisiti, configurazione e vantaggi

L’efficienza nei processi documentali è oggi una priorità strategica per le PMI che desiderano affrontare con agilità le sfide del mercato. In questo contesto, l’integrazione tra DocuWare e SAP Business One rappresenta una soluzione concreta per ottimizzare i flussi di lavoro, centralizzare l’archiviazione documentale e migliorare la gestione delle informazioni aziendali.

Grazie al componente aggiuntivo DocuB1 di People Plus SA , è possibile collegare in modo fluido e bidirezionale la piattaforma di gestione documentale DocuWare con il sistema ERP SAP Business One. Il risultato è una sinergia che semplifica le attività quotidiane e rafforza la governance dei dati e dei documenti.

Che cos’è DocuB1 di People Plus SA  e come funziona

DocuB1 di People Plus SA  è una Interfaccia applicativa che consente l’integrazione nativa tra DocuWare e SAP Business One, offrendo funzionalità avanzate per la gestione documentale e l’automazione dei processi. Questo connettore è progettato per garantire un’integrazione intuitiva e trasparente tanto che l’esperienza utente risulta naturale, come se i due software fossero stati pensati sin dall’inizio per funzionare insieme.

Con DocuB1  è possibile:

• Archiviare automaticamente in DocuWare i documenti generati in SAP Business One, come ordini, fatture, conferme d’ordine e note di credito.
• Collegare e processare i documenti in entrata, ad esempio fatture fornitori ricevute via email, digitalizzate dal cartaceo o connesse al sistema di fatturazione elettronica contabilizzandole automaticamente, rendendole visibili e accessibili direttamente all’interno dell’ambiente SAP.
• Collegare e processare i documenti in entrata, come gli ordini clienti ricevuti via email o digitalizzati da supporti cartacei, automatizzando il caricamento di codici articolo e quantità. Il sistema consente di generare automaticamente gli Ordini Clienti anche in assenza di un documento precedente, come un’offerta.
• Generare documenti finali o parcheggiati a partire dai dati contenuti in DocuWare, come notifiche di pagamento o fatture da contabilizzare.

Come si configura l’integrazione

L’integrazione tra DocuWare e SAP Business One tramite DocuB1  è pensata per essere rapida, modulare e compatibile con differenti ambienti IT. Di seguito, una panoramica dei requisiti tecnici e delle modalità di installazione:

 

• Compatibilità: supporta SAP Business One dalla versione 9.1 in poi, con massime prestazioni garantite con la versione 10.
• Architetture supportate: è disponibile come applicazione a 32 o 64 bit, e funziona in ambienti stand-alone, su terminal server o Citrix.
• Cloud ready: può essere utilizzato sia in ambienti on-premise sia nel cloud SAP privato (ad esempio Cloudiax), ed è perfettamente compatibile con DocuWare Cloud.
• Multilingua: disponibile in tutte le lingue supportate da SAP Business One e DocuWare.

Requisiti tecnici per l’integrazione

Per garantire il corretto funzionamento del connettore DocuB1  tra DocuWare e SAP Business One, è necessario che l’infrastruttura IT dell’azienda soddisfi alcuni requisiti minimi. Di seguito, i componenti essenziali da predisporre:

• Database Microsoft SQL Server
  Il connettore si interfaccia direttamente con il database di SAP Business One per leggere e scrivere dati. È richiesto che nel sistema sia presente una versione recente del database Microsoft SQL Server (2016 o superiore)
• Microsoft .NET Framework 4.7.2 o 4.8
  L’applicazione è sviluppata in ambiente Windows e richiede la presenza del .NET Framework nella versione 4.7.2 o 4.8. Questo componente è indispensabile per l’esecuzione corretta del connettore.
• DocuWare Cloud versione 7.11 o superiore
  Le API utilizzate dal connettore sono compatibili con DocuWare Cloud a partire dalla versione 7.x. Tuttavia, per assicurare la massima compatibilità e sfruttare le funzionalità più recenti, è consigliato l’utilizzo della versione 7.12 o successive.
• SAP Business One dalla versione 9.3, preferibilmente 10.0
  DocuB1  è compatibile con SAP B1 dalla versione 9.3 in poi, ma la piena efficienza, le funzionalità estese e la stabilità dell’integrazione si ottengono utilizzando la versione 10.0 del gestionale ERP.
• Installazione dell’applicazione sul server SAP o SQL
  Il connettore è un’applicazione leggera in termini di risorse e spazio su disco. È consigliabile installarlo sullo stesso server che ospita SAP Business One o il database SQL, per consentire un accesso diretto e rapido ai dati necessari.
• Accesso a internet per la comunicazione con DocuWare Cloud
  Il server deve essere in grado di comunicare con l’ambiente DocuWare Cloud tramite chiamate API in formato JSON. È quindi necessario che abbia accesso a internet o almeno sia autorizzato a raggiungere gli endpoint cloud di DocuWare.
• Esecuzione automatica tramite Windows Task Scheduler
  Il connettore viene eseguito in modo schedulato, ad esempio ogni 5 o 10 minuti, grazie al Task Scheduler di Windows. Questa modalità consente di automatizzare i processi di sincronizzazione senza interventi manuali.

I vantaggi concreti dell’integrazione

Oltre all’aspetto tecnico, ciò che rende strategica l’integrazione tra DocuWare e SAP Business One è il valore che porta nell’operatività quotidiana dell’azienda. I principali benefici includono:

• Digitalizzazione completa del ciclo documento-dato: tutti i documenti legati a transazioni aziendali (ordini, contratti, fatture) vengono archiviati, tracciati e associati ai relativi dati in SAP Business One.
• Automazione dell’introduzione dei dati nell’ERP dal documento digitalizzato (Fatture creditori, Ordini cliente, ecc.)
• Riduzione degli errori manuali: grazie all’importazione automatica dei dati da DocuWare, l’inserimento delle fatture fornitori e degli ordini clienti diventa più rapido e preciso.
• Accesso centralizzato ai documenti: anche i collaboratori che non utilizzano SAP Business One possono accedere ai documenti archiviati in DocuWare, garantendo trasparenza e collaborazione tra i reparti.
• Aggiornamento in tempo reale dello stato documentale: ogni documento viene monitorato lungo il suo ciclo di vita, con timbri digitali, workflow approvativi e notifiche automatizzate.
• Risparmio economico: l’automazione documentale riduce costi legati alla stampa, allo stoccaggio fisico e alla gestione cartacea.
• Maggiore reattività: avere una visione chiara e immediata dei documenti aziendali consente di prendere decisioni più rapide e consapevoli.

Un esempio pratico: gestione delle fatture fornitori

Un caso d’uso emblematico riguarda la gestione delle fatture fornitori. Grazie a DocuB1 , una fattura estera ricevuta via email o scannerizzata può essere automaticamente importata in DocuWare, dove viene indicizzata e sottoposta a un workflow di approvazione seguendo lo stesso percorso di una fattura italiana ricevuta mediante SDI. Una volta approvata, i dati vengono trasferiti direttamente in SAP Business One, dove la fattura può essere contabilizzata senza alcun intervento manuale. Il tutto viene tracciato e archiviato in modo conforme.

L’integrazione tra DocuWare e SAP Business One tramite DocuB1 di People Plus SA  rappresenta una soluzione solida e collaudata per le aziende che vogliono unificare la gestione di dati e documenti, eliminare inefficienze e potenziare la propria infrastruttura digitale. Facile da configurare, scalabile e personalizzabile, questo connettore offre un’esperienza utente fluida e vantaggi tangibili già a breve termine.