Automazione nelle PMI: 3 processi di approvazione che puoi digitalizzare subito con DocuWare

In molte piccole e medie imprese, i processi di approvazione sono ancora affidati a scambi di e-mail, firme manuali e documenti cartacei che rallentano l’operatività quotidiana. Il risultato? Tempi lunghi, poca tracciabilità, rischio di errori e decisioni bloccate per giorni sulla scrivania sbagliata. Digitalizzare questi flussi non è solo una questione di efficienza: significa anche ridurre i costi, migliorare la trasparenza e facilitare la collaborazione tra team. Con una piattaforma come DocuWare, bastano pochi giorni per attivare flussi di approvazione completamente automatizzati, anche senza un reparto IT interno strutturato.

Vediamo allora tre processi di approvazione che puoi digitalizzare subito nella tua PMI, ottenendo risultati concreti fin dalle prime settimane.

1. Approvazione delle fatture fornitori

Uno dei processi più critici e al tempo stesso più facilmente automatizzabili è quello legato all’approvazione delle fatture passive. Nelle PMI, è ancora frequente vedere fatture stampate e portate fisicamente da una scrivania all’altra per ottenere un via libera. Un metodo inefficiente, che rallenta i pagamenti, genera errori e mette a rischio le relazioni con i fornitori.

Con DocuWare puoi:

• Acquisire automaticamente le fatture via e-mail o scansione
• Estrarre i dati chiave (fornitore, importo, scadenza) con l’Intelligent Document Processing
• Innescare un flusso di approvazione automatica in base a regole predefinite (importo, centro di costo, responsabile)
• Ricevere notifiche e promemoria se l’approvazione tarda
• Approvare e firmare digitalmente la fattura da qualsiasi dispositivo

Tutto il processo è tracciato e archiviato in modo conforme, facilitando anche audit e controlli interni.

2. Approvazione delle richieste di acquisto

Un altro processo spesso sottovalutato, ma che impatta direttamente sulla gestione finanziaria, è l’approvazione delle richieste di acquisto.

Senza un sistema centralizzato, le richieste vengono inoltrate via e-mail o verbalmente, con il rischio di ordini duplicati, mancanza di visibilità sui costi o fornitori non autorizzati.

Automatizzando il processo con DocuWare, puoi:

• Attivare un modulo digitale per la richiesta d’acquisto
• Impostare regole di approvazione in base a importi, categorie merceologiche o centri di spesa
• Collegare la richiesta con il documento di acquisto e la relativa fattura, creando una catena documentale completa
• Bloccare o deviare automaticamente le richieste non conformi alle policy aziendali
• Monitorare in tempo reale lo stato di ogni richiesta e dei costi approvati

Un processo chiaro, documentato e fluido che permette a manager e responsabili amministrativi di prendere decisioni rapide e informate.

3. Approvazione dei documenti HR e contratti

Il terzo ambito ad alto potenziale è la gestione documentale del reparto risorse umane, che spesso si trova a gestire approvazioni delicate legate a:

• Assunzioni e lettere di incarico
• Contratti di lavoro
• Richieste di ferie o permessi
• Documentazione per la formazione

DocuWare consente di creare workflow digitali anche per i processi HR, eliminando carta e lunghe catene di e-mail. I responsabili possono approvare documenti in modo rapido e sicuro, anche in mobilità, mentre il sistema conserva tutto in archivi ordinati e protetti.

Inoltre, grazie alla firma elettronica integrata, è possibile completare la firma di contratti o moduli senza dover stampare nulla, velocizzando ulteriormente le operazioni.

Perché digitalizzare ora con DocuWare?

Molte PMI esitano a iniziare il percorso di automazione per timore di costi o complessità. La realtà è che con strumenti come DocuWare:

• Non servono infrastrutture complesse
• I flussi di approvazione possono essere configurati rapidamente anche in autonomia
• L’interfaccia intuitiva e la logica drag & drop permettono un’adozione rapida da parte degli utenti
• I vantaggi si vedono già nelle prime settimane: meno errori, meno tempi morti, più controllo

DocuWare: un unico sistema, tanti vantaggi

Digitalizzare i processi di approvazione con DocuWare significa anche costruire una base solida per la trasformazione digitale più ampia dell’azienda. Una volta impostati i flussi in un reparto, è facile replicarli o adattarli ad altre aree operative.

Inoltre, la piattaforma garantisce:

• Sicurezza e compliance normativa
• Accesso ai documenti ovunque e in qualsiasi momento
• Integrazione con i principali ERP e strumenti di contabilità
• Archiviazione digitale a norma, con tracciabilità completa delle operazioni

Conclusione

Automatizzare i processi di approvazione non è un lusso riservato alle grandi imprese. Oggi, anche le PMI possono accedere a soluzioni efficienti, scalabili e semplici da usare come DocuWare, ottenendo vantaggi immediati in termini di tempo, efficienza e controllo.

Vuoi capire da dove iniziare per digitalizzare i flussi nella tua azienda?
Contattaci: Real Document Solution ti accompagna passo dopo passo nella scelta e implementazione del processo giusto, a partire dalle esigenze più concrete.