Archiviare fatture da Outlook? Ora è più veloce con il nuovo add-in DocuWare

Per chi lavora ogni giorno con la posta elettronica e gestisce documenti in allegato – in particolare fatture – la possibilità di archiviarli in modo rapido, ordinato e conforme è fondamentale.
Il nuovo aggiornamento dell’add-in DocuWare per Microsoft Outlook, disponibile da fine giugno, migliora notevolmente l’esperienza d’uso e introduce nuove opzioni che rendono l’archiviazione da Outlook ancora più efficiente, flessibile e intelligente.

Vediamo nel dettaglio cosa cambia.

Archiviazione Outlook personalizzabile: email e allegati insieme o separati

Una delle novità più attese riguarda la modalità di archiviazione: se prima email e allegati potevano essere archiviati solo come un documento “raggruppato” (clipped), ora l’utente può scegliere tra due opzioni:

• Archiviazione separata: email e allegati vengono salvati come documenti distinti (opzione predefinita)
• Archiviazione unificata: email e allegati vengono salvati come un unico documento, con la possibilità di definire l’ordine delle pagine

Questa flessibilità è particolarmente utile per la gestione delle fatture ricevute via email, dove può essere preferibile visualizzare prima l’allegato contenente la fattura, seguito eventualmente dal corpo dell’email.

Maggiore controllo con il monitoraggio dello stato di archiviazione

Nel caso di archiviazione separata, l’add-in mostra ora una nuova sezione “Avanzamento dell’archiviazione dei documenti”.
Questa interfaccia fornisce in tempo reale:

• Il numero totale dei documenti in fase di archiviazione
• Lo stato di archiviazione per ciascun file
• La possibilità di saltare l’archiviazione di un singolo allegato direttamente dalla finestra di anteprima

I documenti vengono identificati da tre icone:

• ✅ Archiviato con successo
• ❗ Non archiviato per errore
• ℹ️ Saltato manualmente

Passando il mouse sopra ciascuna icona, l’utente può leggere un messaggio dettagliato sullo stato del file.

Automazione di Outlook con l’Intelligent Document Processing

Una delle innovazioni più significative riguarda l’integrazione con l’Intelligent Document Processing (IDP).
Grazie a questa funzione, è possibile selezionare una configurazione di elaborazione documentale direttamente nel processo di archiviazione:
DocuWare riconosce e classifica automaticamente le e-fatture in formato XML o PDF, e le archivia nel cabinet corretto.

Questa automazione è disponibile per tutte le configurazioni IDP di tipo “Folder” abilitate all’elaborazione delle e-invoice. Se l’allegato non è in un formato compatibile, l’opzione resta disattivata.

Subito disponibile, senza aggiornamenti manuali

Il nuovo add-in è disponibile per tutti gli utenti DocuWare Cloud e viene aggiornato automaticamente.
Al primo utilizzo della nuova versione, l’utente riceve notifiche in-app che segnalano le funzionalità aggiuntive.

Requisiti tecnici e note importanti

Cookie di terze parti e cross-site

A causa di modifiche recenti nelle configurazioni di Microsoft e Outlook, l’add-in richiede l’attivazione dei cookie di terze parti e cross-site nel browser per poter funzionare correttamente.
Alcuni esempi:

• Safari: i cookie cross-site sono disattivati di default; vanno abilitati manualmente
• Edge e Chrome: i cookie di terze parti sono abilitati di default

Login SSO e account multipli

In caso di login con Single Sign-On (SSO) e presenza di più account Microsoft salvati nel browser, l’accesso potrebbe fallire.
Due soluzioni possibili:

• accedere con username e password
• rimuovere gli altri account dal browser e riprovare il login SSO

Add-in DocuWare per Outlook o Connect to Outlook? Quale scegliere

DocuWare offre due strumenti diversi per l’integrazione con Outlook:

• DocuWare Add-in per Microsoft Outlook: ideale per chi usa Outlook nella versione web
• DocuWare Connect to Outlook: pensato per chi utilizza la versione desktop (Classic Outlook)

Per gli utenti DocuWare Cloud, entrambe le soluzioni sono disponibili.
Per gli utenti on-premises, è attualmente disponibile solo Connect to Outlook.

In conclusione

Il nuovo add-in DocuWare per Microsoft Outlook rappresenta un importante passo avanti nella gestione intelligente dei documenti via email.
Fatture, ordini, contratti e altri allegati possono essere archiviati in modo più veloce, personalizzato e – grazie all’intelligenza artificiale – anche completamente automatizzato.

Per chi gestisce ogni giorno grandi volumi di email con allegati, queste novità significano meno operazioni manuali, meno errori e più tempo per attività strategiche.