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Digital Trust e identità digitale: cosa cambia per la gestione documentale con eIDAS 2.0

Negli ultimi anni il concetto di Digital Trust, ovvero la fiducia digitale, è diventato uno dei pilastri della trasformazione digitale europea. La crescente diffusione di processi online, firme elettroniche, contratti digitali e sistemi di identità ha reso evidente l’esigenza di un quadro normativo solido e uniforme.
Con l’entrata in vigore del nuovo Regolamento eIDAS 2.0, l’Unione Europea ha compiuto un passo decisivo verso la costruzione di un ecosistema di fiducia più integrato e accessibile.
Ma cosa cambia, concretamente, per la gestione documentale e per le imprese che utilizzano soluzioni come DocuWare per archiviare, firmare e condividere documenti in modo sicuro?

Che cos’è eIDAS 2.0 e perché è importante per la gestione documentale

La prima versione del regolamento eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) risale al 2014 e ha introdotto a livello europeo norme comuni per l’identificazione elettronica e i servizi fiduciari (firma elettronica, sigilli, marca temporale, recapito elettronico certificato, archiviazione digitale).

Con eIDAS 2.0, approvato definitivamente nel 2024 e applicabile nei prossimi mesi, l’obiettivo dell’UE è ampliare e rafforzare il quadro normativo, creando una vera identità digitale europea.
Il regolamento introduce infatti il portafoglio europeo di identità digitale (European Digital Identity Wallet): un’app che consente a cittadini e imprese di gestire in modo sicuro le proprie credenziali digitali — come documenti d’identità, titoli di studio, patenti, firme e certificati — direttamente sul proprio dispositivo.

Questo strumento diventerà la base per un nuovo modello di fiducia digitale, capace di garantire autenticità, integrità e tracciabilità delle informazioni in qualsiasi contesto, dal settore pubblico ai servizi privati.

L’impatto di eIDAS 2.0 sulla gestione documentale

Per le aziende, l’aggiornamento normativo non rappresenta solo un adeguamento tecnico, ma una profonda trasformazione del modo in cui vengono gestiti i documenti e i processi digitali.
Con l’adozione di eIDAS 2.0, le piattaforme di gestione documentale come DocuWare devono integrarsi in un ecosistema in cui identità digitale e servizi fiduciari lavorano insieme per assicurare autenticità, validità legale e sicurezza dei dati.

Le principali novità che impattano la gestione documentale sono:

  • Identità digitale europea integrata: ogni utente potrà autenticarsi e firmare documenti con la propria identità digitale riconosciuta a livello UE, senza bisogno di sistemi separati.
  • Rafforzamento dei servizi fiduciari: firme elettroniche, sigilli e marche temporali dovranno essere conformi ai nuovi standard di interoperabilità e sicurezza previsti da eIDAS 2.0.
  • Maggiore valore probatorio dei documenti digitali: i documenti gestiti tramite piattaforme conformi potranno contare su una validità giuridica estesa, anche oltre i confini nazionali.
  • Automazione e tracciabilità dei flussi documentali: ogni azione – dalla firma all’approvazione – dovrà essere tracciabile e verificabile, rafforzando la governance documentale.

In sintesi, eIDAS 2.0 favorisce un approccio “trust by design”, dove la fiducia digitale è integrata nativamente nei sistemi di gestione dei documenti.

DocuWare e la fiducia digitale: una combinazione naturale

DocuWare, già conforme ai più elevati standard internazionali di sicurezza e alle normative europee (GDPR, ISO 27001), è progettato per supportare anche i principi del nuovo eIDAS 2.0.
La piattaforma consente infatti di:

  • Gestire documenti firmati digitalmente con pieno valore legale, utilizzando firme elettroniche avanzate o qualificate;
  • Verificare l’autenticità dei documenti attraverso metadati e audit trail che tracciano ogni azione effettuata;
  • Integrare flussi di approvazione automatizzati in cui l’identità digitale dell’utente è riconosciuta e verificata;
  • Archiviare in modo sicuro e conforme tutti i documenti firmati, sigillati o marcati temporalmente, preservandone l’integrità nel tempo.

Queste funzioni diventano ancora più rilevanti nel contesto di eIDAS 2.0, dove identità, firma e conservazione devono dialogare in modo continuo per garantire piena conformità normativa.

Digital Trust come leva competitiva per le imprese

Oltre agli obblighi normativi, il concetto di Digital Trust rappresenta un vero vantaggio competitivo per le aziende.
Le imprese che investono in sistemi di gestione documentale conformi a eIDAS 2.0 possono:

  • Rafforzare la sicurezza dei processi interni, riducendo i rischi di manomissione o perdita dei documenti;
  • Snellire la burocrazia, eliminando passaggi manuali e verifiche ridondanti;
  • Accrescere la credibilità verso clienti, partner e fornitori, dimostrando trasparenza e tracciabilità nelle operazioni;
  • Facilitare l’internazionalizzazione, grazie a standard comuni riconosciuti in tutti gli Stati membri dell’UE.

In prospettiva, l’adozione di un modello di fiducia digitale integrato sarà un fattore abilitante per la digitalizzazione sicura e interoperabile dell’intero tessuto produttivo europeo.

Conclusione

Con l’arrivo di eIDAS 2.0, la gestione documentale entra in una nuova era. Non si tratta più soltanto di archiviare o condividere documenti digitali, ma di costruire un ecosistema di identità verificata, firme sicure e flussi tracciabili.

Per le PMI e le aziende che vogliono operare in modo conforme e competitivo, dotarsi di una piattaforma come DocuWare – capace di integrare autenticazione, firma e conservazione digitale – è una scelta strategica.
Significa garantire che ogni documento aziendale sia autentico, integro e legalmente valido, indipendentemente dal canale o dal Paese in cui viene gestito.

La fiducia digitale non è più un’opzione: è il nuovo fondamento dell’impresa moderna.