Cybersecurity by design: come proteggere i dati aziendali già nella fase di archiviazione

Quando si parla di cybersecurity, molte aziende tendono a concentrarsi principalmente sulla protezione dei sistemi in fase di utilizzo, sugli accessi o sulla gestione delle reti. Tuttavia, un approccio davvero efficace alla sicurezza parte molto prima: già dal momento in cui i dati vengono creati, raccolti e archiviati. 

È questo il cuore del concetto di cybersecurity by design, un principio che invita le organizzazioni a integrare la sicurezza non come un’aggiunta successiva, ma come elemento costitutivo di ogni processo digitale.

Perché l’archiviazione è un punto critico

L’archiviazione documentale è spesso considerata una fase “passiva”, in cui i dati sono semplicemente conservati. In realtà, è proprio qui che si gioca gran parte della protezione delle informazioni aziendali. Documenti sensibili, contratti, dati finanziari e informazioni dei clienti diventano obiettivi potenziali per accessi non autorizzati, errori interni o persino minacce provenienti da attacchi informatici.

Integrare la sicurezza già nella fase di archiviazione significa ridurre drasticamente le superfici di attacco e creare una base solida per la governance e la compliance normativa.

I principi del “by design”

L’approccio by design alla cybersecurity si basa su alcuni pilastri fondamentali:

• Proattività: non aspettare che il rischio si presenti, ma prevenirlo strutturalmente.
• Default sicuro: i sistemi devono essere progettati in modo che la configurazione di base garantisca la massima protezione, senza lasciare spazio a errori umani.
• Integrazione nei processi: la sicurezza non deve essere percepita come un ostacolo, ma come parte integrante dei flussi operativi quotidiani.

In questo senso, una piattaforma di gestione documentale come DocuWare rappresenta un esempio concreto: l’archiviazione è concepita fin dall’inizio con meccanismi di sicurezza che tutelano i dati senza complicare il lavoro degli utenti.

La protezione dei dati in archiviazione con DocuWare

DocuWare adotta un approccio che mette la sicurezza al centro, già dal momento in cui un documento entra nel sistema. Alcuni aspetti chiave includono:

• Crittografia dei dati: i documenti vengono protetti sia in transito sia a riposo, evitando che possano essere intercettati o letti da utenti non autorizzati.
• Gestione granulare degli accessi: ruoli e permessi definiscono con precisione chi può vedere, modificare o condividere un documento, riducendo il rischio di esposizione accidentale.
• Audit trail completi: ogni azione compiuta sui file viene registrata, fornendo tracciabilità e trasparenza indispensabili sia per la sicurezza sia per la compliance.
• Data residency e conformità: la possibilità di archiviare i dati in conformità con normative locali ed europee, come il GDPR, garantisce un livello di protezione legale oltre che tecnologico.

Archiviazione sicura come leva strategica

Proteggere i dati già in fase di archiviazione non è soltanto una misura difensiva: è anche un vantaggio competitivo. Un’azienda che adotta un approccio cybersecurity by design:

• Trasmette maggiore fiducia a clienti e partner, mostrando attenzione alla tutela delle informazioni;
• Riduce i rischi di interruzioni operative dovuti a incidenti di sicurezza;
• Semplifica eventuali controlli o audit, avendo già documenti protetti e processi tracciati;
• Costruisce una base più solida per la trasformazione digitale, evitando che vulnerabilità pregresse frenino l’innovazione.

Un esempio pratico: gestione dei contratti

Si pensi alla gestione dei contratti aziendali. Se archiviati in formato cartaceo o in sistemi non sicuri, rappresentano un rischio elevato: documenti smarriti, copie non autorizzate, accessi incontrollati.

Con un sistema come DocuWare, invece:

• I contratti vengono digitalizzati e subito archiviati in un repository sicuro;
• Gli accessi sono limitati a chi effettivamente deve lavorarci, grazie a permessi mirati;
• Ogni attività è registrata, garantendo tracciabilità in caso di contestazioni.

Questo approccio riduce il rischio di perdita o manipolazione e al tempo stesso accelera i processi di ricerca e utilizzo dei documenti.

Conclusione

La cybersecurity non è un add-on da applicare a posteriori, ma un elemento che deve permeare fin dall’inizio i processi digitali. L’archiviazione documentale, troppo spesso sottovalutata, è in realtà un punto cruciale per garantire integrità, disponibilità e riservatezza delle informazioni aziendali.

Adottare soluzioni come DocuWare, progettate secondo i principi del cybersecurity by design, significa proteggere i dati quando sono più vulnerabili: nel momento in cui vengono raccolti e archiviati. Solo così le aziende possono costruire una trasformazione digitale davvero sicura, efficiente e sostenibile nel tempo.