La trasformazione digitale è ormai una necessità per ogni azienda. Uno dei primi passi, tanto semplice quanto strategico, è digitalizzare i documenti cartacei e conservarli in modo sicuro. La scansione e l’archiviazione digitale permettono di ottimizzare gli spazi, migliorare la sicurezza e semplificare i processi aziendali.
Perché digitalizzare e archiviare i documenti aziendali?
Recupero degli spazi fisici e riduzione del disordine
Cartelle, raccoglitori e archivi cartacei occupano spazio e rallentano il lavoro. Digitalizzare i documenti permette di eliminare la carta e recuperare ambienti preziosi, migliorando l’organizzazione e l’aspetto dell’ufficio. Meno carta significa anche meno stampa, meno spedizioni, meno email e più tempo risparmiato.
Maggiore sicurezza e conformità normativa
L’archiviazione digitale consente di proteggere i documenti con password, permessi di accesso, crittografia e backup automatici. È possibile:
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Limitare l’accesso ai soli utenti autorizzati.
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Tracciare ogni operazione su un documento.
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Applicare politiche di conservazione e cancellazione sicura.
Per alcuni documenti, come contratti notarili, titoli di proprietà o bilanci annuali, è comunque consigliabile conservare una copia cartacea oltre a quella digitale.
Servizio clienti più veloce ed efficiente
I documenti digitali si trovano in pochi secondi. Questo riduce i tempi di attesa, evita errori e migliora l’esperienza del cliente. Che si tratti di un fornitore, di un cliente o di un collega, la risposta è sempre immediata e puntuale.
Automatizzazione dei processi aziendali
I documenti digitali possono essere integrati in workflow automatici, che sostituiscono le operazioni manuali con passaggi predefiniti per l’approvazione, l’invio o l’archiviazione. I flussi diventano tracciabili, trasparenti e più rapidi.
Come funziona la scansione dei documenti?
Dal cartaceo al digitale
Ogni documento ricevuto su carta è un’occasione per digitalizzarlo. Puoi utilizzare scanner da ufficio, multifunzione, smartphone o altri dispositivi. Il software associato indicizza il documento in base a campi specifici (es. data, numero cliente, importo).
I software più evoluti utilizzano l’intelligenza artificiale per migliorare progressivamente l’indicizzazione, imparando dalle correzioni effettuate dall’utente.
Come ottenere immagini di alta qualità
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Utilizza scanner di rete per regolare risoluzione, contrasto e allineamento.
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Per il bianco e nero, imposta una risoluzione di 300–400 dpi.
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Per documenti a colori, bastano 150–300 dpi.
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Evita ambienti troppo scuri o troppo luminosi.
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Una luminosità del 50% è in genere la più efficace.
Quale formato scegliere?
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PDF/PDF-A: ideali per lettura automatica e flussi di lavoro.
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JPEG, PNG, TIFF: utili per la sola archiviazione o visualizzazione.
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Usa il colore solo quando necessario (es. firme, grafici). Per il resto, bianco e nero è più leggero e sufficiente.
Automatizza pre- e post-elaborazione
Il software di scansione può:
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Pulire le immagini (ritaglio, raddrizzamento, miglioramento qualità).
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Usare fogli separatori o codici a barre per smistare i documenti.
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Caricare i file automaticamente nel sistema di gestione documentale.
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Segnalare errori o mancati riconoscimenti.
Archiviazione centralizzata per un recupero veloce
Integrare i documenti scansionati con un sistema di gestione documentale consente di:
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Stabilire regole di indicizzazione automatica.
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Archiviare tutto in un repository centrale.
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Usare l’intelligenza artificiale per migliorare l’organizzazione e la ricerca.
I vantaggi dell’archiviazione cloud
Accesso ovunque e in qualsiasi momento
Con una soluzione cloud, i tuoi collaboratori possono accedere ai documenti da qualsiasi luogo — in ufficio, in smart working o in trasferta. I file possono essere consultati, condivisi e modificati in tempo reale.
Sicurezza integrata
Le piattaforme cloud offrono:
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Crittografia e aggiornamenti automatici.
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Infrastrutture separate dai dispositivi locali, più resistenti agli attacchi.
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Protezione contro phishing e malware.
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Applicazione automatica delle policy di conservazione e backup.
Crescita scalabile
Il cloud si adatta al tuo ritmo: puoi aumentare lo spazio di archiviazione, aggiungere utenti e gestire picchi di attività (es. periodi fiscali, audit, campagne commerciali) senza compromettere le performance.
Cattura intelligente dei documenti: il salto di qualità
Indicizzazione automatica con machine learning
Se la tua azienda gestisce documenti non standard (email, preventivi, DDT), un sistema intelligente può riconoscere automaticamente le informazioni utili, migliorando con l’esperienza e riducendo il lavoro manuale.
Intelligent Document Processing (IDP)
L’IDP combina OCR avanzato, NLP e machine learning per:
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Riconoscere testo strutturato e non strutturato.
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Leggere contesti, firme, annotazioni e formati diversi.
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Adattarsi a nuovi layout senza bisogno di regole fisse o programmazione.
È la soluzione ideale per aziende che gestiscono un alto volume di documenti e cercano flessibilità.
Caratteristiche di una soluzione sicura di archiviazione documentale
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Sicurezza avanzata: controllo degli accessi, crittografia, tracciabilità delle operazioni.
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Versioning: tutte le modifiche sono salvate e recuperabili.
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Backup e disaster recovery: i dati sono protetti e replicati su più sedi.
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Conformità normativa: audit trail e policy di conservazione automatica.
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Integrità dei documenti: ogni file ha un ID univoco e può essere tracciato dalla creazione alla cancellazione.
Conclusione
La digitalizzazione dei documenti offre vantaggi concreti: sicurezza, risparmio di spazio, maggiore efficienza e preparazione al futuro. Con la giusta tecnologia, puoi trasformare la gestione documentale in un punto di forza aziendale.
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Real Document Solution può aiutarti a implementare DocuWare per la scansione, l’archiviazione e la gestione dei tuoi documenti in modo semplice, sicuro e conforme.

Project Manager di Real Document solution
È il responsabile dell’area tecnica e coordina il lavoro di implementazione di DocuWare e dei servizi professionali. Da +10 anni nel mondo della gestione documentale ed esperto di DocuWare, offre formazione ad altri partner DocuWare italiani ed europei. Inoltre, coordina il centro servizi, business unit focalizzata alla digitalizzazione e dematerializzazione di archivi cartacei storici.
Anche lui usa DocuWare: per monitorare lo stato d’avanzamento dei progetti, per gestire i ticket e per comunicare tra i reparti.
Per qualsiasi informazione puoi scrivermi a: info@realdocumentsolution.it oppure chiamare il numero: +39 039.228.17.23