Video, CRM e molto altro: come usare i link cliccabili in DocuWare per integrare applicazioni esterne

La capacità di integrare più sistemi aziendali è diventata una priorità strategica per molte organizzazioni. In questo scenario, DocuWare introduce una funzione tanto semplice quanto potente: l’uso di URL cliccabili come campi indice. A partire dalla versione 7.12, è possibile inserire collegamenti diretti a risorse esterne nei metadati dei documenti archiviati. Un dettaglio che può fare la differenza in termini di efficienza, tracciabilità e collaborazione.

Cos’è un campo indice con URL cliccabile in DocuWare

In DocuWare, ogni documento archiviato viene accompagnato da una serie di campi indice — informazioni come data, cliente, numero di documento, ecc. Con la nuova funzionalità, uno di questi campi può contenere un link attivo che apre direttamente una pagina o risorsa esterna.

Ad esempio, archiviando una fattura, è possibile inserire nel campo indice un URL che rimanda alla scrittura contabile corrispondente nel software di contabilità. Il link è cliccabile direttamente dalla maschera del documento, senza dover passare da altri sistemi.

Perché usare i link cliccabili di DocuWare: esempi d’uso reali

Questa funzione apre a numerose possibilità di integrazione leggera e immediata tra DocuWare e altri strumenti aziendali, anche senza sviluppi complessi o costose API. Alcuni scenari pratici:

• Contabilità: accesso diretto alla voce registrata nel gestionale (es. Zucchetti, Teamsystem).
• CRM: apertura immediata della scheda cliente o del ticket nel sistema di gestione relazioni.
• HR: collegamento a un video formativo su una piattaforma esterna o a un file in intranet.
• Logistica: integrazione con un portale di tracciamento spedizioni.
• Supporto tecnico: link a video-tutorial, manuali o FAQ specifici per il documento visualizzato.

In tutti questi casi, DocuWare diventa un punto di accesso centralizzato per le informazioni aziendali, riducendo il tempo speso a cercare dati in sistemi separati.

Come attivare i link cliccabili: configurazione e sicurezza

Per usare questa funzione, è necessario che gli amministratori di sistema autorizzino i domini esterni a cui i link possono puntare. Questa whitelist viene gestita all’interno della configurazione di sicurezza DocuWare (versione 7.12 o superiore).

Passaggi principali:

1. Accedere alla configurazione di DocuWare come amministratore.
2. Aprire la sezione dedicata alla sicurezza delle URL esterne.
3. Inserire nella whitelist i domini autorizzati
4. Definire i campi indice in cui sarà permesso inserire URL cliccabili.
5. Salvare le modifiche e testare la funzionalità.

Questa misura garantisce che i link funzionino solo verso destinazioni controllate, evitando problemi di phishing o aperture involontarie verso siti non autorizzati.

Vantaggi dell’integrazione tramite link di DocuWare

L’uso dei link cliccabili nei campi indice consente di realizzare un’integrazione “light”, sicura e rapida, adatta anche a realtà che non dispongono di team IT strutturati.

I principali benefici:

• Maggiore produttività: gli utenti non devono passare da un sistema all’altro o effettuare nuove ricerche.
• Riduzione degli errori: i documenti sono sempre collegati alla risorsa corretta, evitando confusione.
• Nessuna customizzazione complessa: basta configurare i campi indice e autorizzare i domini.
• Maggiore controllo: tutti i link sono visibili e gestibili dal pannello amministrativo.

Best practice per sfruttarli al meglio

Per implementare i link cliccabili in modo efficace, ecco alcune best practice operative:

• Standardizza i campi URL nei moduli di archiviazione o importazione.
• Utilizza URL stabili, preferibilmente con parametri dinamici gestiti via CRM o ERP.
• Verifica periodicamente la whitelist dei domini per tenerla aggiornata.
• Forma gli utenti sull’uso dei link nei campi indice, spiegando i vantaggi.
• Crea dei template di archiviazione che includano già il campo link (es. “Scheda cliente CRM”).

Una funzione semplice, ma strategica

Spesso si tende a pensare all’integrazione tra software come un processo complesso, che richiede API, middleware o soluzioni personalizzate. In molti casi, invece, l’efficienza arriva anche da piccoli miglioramenti, come quello introdotto da DocuWare con i link cliccabili nei campi indice.

In particolare, per aziende che lavorano con sistemi diversi tra loro (gestionale, CRM, piattaforme video, ERP) questa funzione rappresenta un’opportunità concreta di:

• Connettere informazioni senza duplicarle;
• Centralizzare l’accesso ai dati;
• Snellire i processi documentali con pochi clic.

In conclusione, i link cliccabili nei campi indice di DocuWare rappresentano una funzionalità semplice da configurare ma altamente strategica, soprattutto per le aziende che vogliono migliorare l’integrazione tra i propri sistemi senza affrontare progetti complessi. Attraverso un collegamento diretto a risorse esterne — che siano voci contabili, profili clienti, video o strumenti tecnici — è possibile ridurre i tempi operativi, centralizzare le informazioni e aumentare la precisione delle attività quotidiane.

Grazie alla gestione sicura dei domini autorizzati e alla possibilità di personalizzare i campi indice, ogni azienda può costruire un ambiente documentale più connesso, efficiente e adatto al proprio ecosistema digitale.

Se stai già usando DocuWare o stai valutando una sua implementazione, questa funzione merita attenzione: è un esempio concreto di come l’automazione documentale possa semplificare i flussi aziendali, senza rivoluzionare gli strumenti esistenti.