5 modi in cui le aziende utilizzano gli eForm per migliorare i processi aziendali

Gli eForm fanno risparmiare tempo prezioso al personale amministrativo, migliorano la precisione e aprono nuove possibilità, tra cui la condivisione dei dati con altri software aziendali e l’utilizzo di moduli per avviare un flusso di lavoro automatizzato. 

La logica incorporata garantisce che tutti i campi del modulo siano compilati correttamente prima che l’utente faccia clic su Invia. Inoltre, l’esternalizzazione dell’immissione dei dati a ogni persona che compila un modulo riduce significativamente gli errori ed elimina il tempo speso a decifrare una calligrafia disordinata o a rintracciare le informazioni mancanti.
In questo articolo vediamo 5 modi in cui le aziende utilizzano gli eForm per migliorare i processi aziendali e perché farlo con DocuWare. 

 

Sanità: fatturazione medica

Facciamo un esempio.

In uno studio medico vengono gestite le entrate per 100 medici. Il team di follow-up dell’account indaga quando un assicuratore nega un addebito. Potrebbe essere a causa di un cambio di indirizzo o di una data di servizio errata. Se la fattura può essere inviata nuovamente, il team può utilizzare i moduli DocuWare per documentare la modifica.

DocuWare crea anche un elenco di rettifiche, in modo tale che la fattura possa essere corretta e spedita nuovamente per il pagamento. Se un addebito deve essere stornato, il gruppo di contabilità clienti compila un modulo aggiuntivo progettato a tale scopo.

 

Assicurazione: sottoscrizione e quotazione

In precedenza, un modulo cartaceo di più pagine includeva la copertura per la responsabilità delle pratiche di lavoro, la responsabilità fiduciaria, la responsabilità professionale e la sicurezza della rete.

Oggi, utilizzando DocuWare Forms e la sua logica condizionale incorporata, nell’eForm sono visualizzate solo le domande pertinenti alla copertura citata dal broker. A seconda delle risposte alle domande iniziali, i candidati rispondono a un massimo di 20 domande o a un minimo di 5. Le informazioni vengono archiviate elettronicamente e l’inserimento dei dati da parte dell’azienda viene eliminato.

 

Produzione: onboarding

Il processo di onboarding include la formazione nelle prime quattro settimane di impiego. Ogni settimana, i nuovi dipendenti ricevono un modulo con collegamenti a corsi online e altre informazioni sui nuovi dipendenti che sono specifiche per quella settimana. Completano i corsi e fanno un test. Inoltre, il loro punteggio viene registrato su un modulo web.

Infine, le risorse umane ricevono una notifica sul completamento di ogni incarico settimanale.

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Leasing: nuovo cliente

Tutto il personale di vendita porta i tablet quando visita la sede di un cliente. Inseriscono le informazioni di contatto del cliente, la durata del leasing e i prodotti ordinati. Il cliente firma il modulo online. Questa autorizzazione dà il via a un flusso di lavoro che notifica al magazzino che l’attrezzatura deve essere spedita. 

Con la soluzione offerta da DocuWare il team di vendita non viaggia più avanti e indietro per l’ufficio con le scartoffie. Questa automazione ha ridotto i tempi di consegna da 2-3 settimane a 4 giorni.

 

Istruzione primaria e secondaria: portale dei genitori

Un portale online implementato in un sistema scolastico consente agli studenti e ai loro genitori di accedere ai registri dei voti, ai registri delle presenze, agli orari e ad altre informazioni. Gli insegnanti inviano anche ai genitori aggiornamenti sui progressi tramite il portale. 

I genitori utilizzano un modulo web per registrarsi al portale online e ricevono un’e-mail con il nome utente e la password. Le scuole utilizzano anche moduli web per richiedere informazioni o programmare conferenze degli insegnanti.

 

eForm: tutti i vantaggi

Vediamo adesso quali sono i vantaggi nell’uso dei moduli elettronici: 

• risparmio di tempo;
• riduzione delle spese;
• riduzione degli errori; 
• aggiornamento costante della sicurezza; 
• disponibilità on-demand;
• riduzione dell’uso della carta. 

I clienti DocuWare utilizzano gli eform per risolvere i problemi relativi alle informazioni e sfruttare i vantaggi del flusso di lavoro automatizzato. Il tuo team non perderà più tempo a portare documenti cartacei da una scrivania all’altra. 

Le funzionalità di firma digitale rendono i moduli online ancora più utili fornendo una struttura senza contatto per completare i moduli. Combinando i moduli elettronici con i flussi di lavoro digitali, puoi avviare attività di follow-up, escalation e avvisi in base all’invio o meno di un modulo. 

Gli usi degli eForm sono tanto vari quanto le esigenze aziendali. Se i tuoi obiettivi sono l’aumento della redditività e il miglioramento della produttività, allora gli eForm sono adatti alla tua azienda.

 

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