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I Vantaggi di utilizzare DocuWare

Archiviazione Contratto

Assegnazione al Primo Firmatario

Convalida Firma e nuova assegnazione

Conferma definitiva e firma digitale

Gestione Scadenze

Gestione Corrispondenza

Minuta di Riunione

Gestione Dossier Elettronico

Il Processo Step by Step

•  Il contratto viene caricato sul sistema, viene automaticamente creato un codice parlante univoco e viene arricchito dei campi indice necessari per l’archiviazione.

•  Grazie ai campi obbligatori l’utente non può archiviare documentazione con campi incompleti.

•  L’inserimento dati è guidato da liste di selezione fisse e campi di diverse tipologie, che riducono la possibilità di errore di compilazione

•  La struttura di questi campi è completamente configurabile

Guarda come funziona

Video

Breve commento

di Daniele sulla tematica

Daniele Gamberini

Product Manager

@Real Document Solution

Riassumendo...

La tua trasformazione potrebbe essere

Lo scenario di Partenza

  • Oggi i contratti sono gestiti in modalità completamente cartacea

  • La segreteria porta il contratto alla scrivania del primo responsabile per la firma

  • La segreteria, dopo la prima firma, recupera il contratto e lo smista al secondo ufficio di riferimento che dovrà firmare

  • Al termine del processo, i contratti vengono digitalizzati e manualmente caricati in un sistema di archiviazione basato su cartelle e sottocartelle

I Problemi e Implicazioni

  • La contabilità quando arriva la fattura riferita al contratto deve recuperare le informazioni esplorando l’albero cartelle e sottocartelle

  • Non c’è un controllo e neanche un collegamento sulle tariffe applicate

  • L’apposizione della firma richiede tempo e presenza in ufficio per poter essere eseguita

  • Se si sbaglia l’archiviazione nel sistema di cartelle e sottocartelle, il contratto diventa difficile da trovare

  • Non essendoci uno scadenziario automatico non ho sotto controllo la validità dei contratti e le scadenze di rinnovo

Come si lavora Oggi

  • Accessibilità immediata dei documenti

  • Automatizzazione del processo di firma (che si slega dalla presenza in ufficio) e integrazione con la Firma Digitale

  • Tempo risparmiato in ricerche

  • Controllo sulle spese inerenti al contratto

  • Maggiore condivisione delle informazioni

  • Procedura univoca per tutti i contratti

  • Gestione delle scadenze sotto controllo con notifiche

  • Avere una visione globale dei contratti stipulati

Finalizzazione 3 giorni

Programmazione 3 giorni

Configurazione 3 giorni

  • Configurazione Archivio "Contratti"

  • Configurazione Import e spacchettamento

  • Creazione Ruoli e Profilazione

  • Configurazione Bitmap di firma e inserimento nel timbro

  • Creazione Workflow Contratti

  • Collaudo tecnico e operativo e GoLive

  • Formazione con Video Learning

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