Caso studio

Come IKEA ha digitalizzato i propri processi aziendali

CLIENTE

IKEA Austria

SETTORE

Casa

Automatizza i tuoi flussi di lavoro come ha fatto Ikea Austria

Continuando a lavorare con i documenti cartacei, IKEA Austria avrebbe dovuto ampliare notevolmente i suoi uffici. Come alternativa all'ampliamento dell'edificio, IKEA Austria ha iniziato ad archiviare elettronicamente i documenti del suo reparto contabilità con DocuWare. 

Le fatture di 120.000 clienti abituali vengono scannerizzate localmente in ciascuno dei cinque negozi austriaci e trasferite elettronicamente per l'elaborazione all'ufficio contabilità centrale di Wiener Neudorf.

 

Scenario iniziale

A causa della crescita dell'azienda, l'ufficio centrale di contabilità ha dovuto affrontare lo scoraggiante compito di archiviare e conservare montagne di carta, che stava rapidamente diventando sempre più difficile da conservare. 

Per esempio, le fatture in entrata venivano ricevute in ciascuno dei sei punti vendita. Prima dell'introduzione del sistema di gestione dei documenti DocuWare, le fatture venivano copiate e spedite alla sede centrale, dove venivano ordinate in ordine alfabetico e per negozio. 

Purtroppo, di tanto in tanto, alcuni di questi pacchi andavano persi, nonostante la maggior parte dei documenti doveva essere conservata per sette anni (secondo la normativa nazionale). 

IKEA ha deciso che un sistema di gestione documentale avrebbe fornito la soluzione di cui avevano bisogno.

L'azienda ha iniziato il percorso verso la digitalizzazione nel 1992, memorizzando i dati su lastre ottiche (MOD 502), utilizzando apparecchiature Canofile. 

DocuWare è stato in grado senza problemi di importare i documenti dalle lastre ottiche nel proprio sistema di gestione documentale: questo è stato un fattore importante nella decisione di IKEA. 

In IKEA, ogni anno devono essere archiviate circa 30.000 fatture in entrata e 35.000 in uscita, oltre a 5.000 note di credito e 17.000 buste paga. 

Inoltre, IKEA doveva archiviare le ricevute bancarie e la corrispondenza. 

 

La soluzione

 

Tutti i documenti più importanti sono archiviati elettronicamente in DocuWare. 

L'implementazione di DocuWare ha permesso ai dipendenti di accedere in modo immediato ai documenti, da qualsiasi device.

Il flusso delle fatture è stato reso veloce e sicuro:

  1. Le fatture in entrata vengono controllate in ogni negozio e autorizzate per il pagamento. 

  2. Successivamente vengono scansionate, salvate sul disco rigido locale del computer di scansione e poi trasferite più volte al giorno sul server centrale. 

  3. Presso la sede centrale, le fatture vengono registrate nel sistema di contabilità direttamente dai cestini di entrata digitale. 

 

L’interfaccia User-friendly di Docuware ha reso il lavoro più agile e piacevole:

I dipendenti lavorano con schermi extra large che mostrano DocuWare da un lato e il sistema di contabilità - CODA Financials - dall'altra metà dello schermo. 

I contabili lavorano direttamente dallo schermo e senza problemi. I protocolli del flusso di lavoro permettono di ricostruire quale dipendente ha rilasciato o prenotato una fattura. I codici a barre sono utilizzati come identificatori unici per ogni fattura. DocuWare è in grado di leggere i dati contabili di CODA Financials e di etichettare automaticamente le fatture con i dati di indice necessari e di archiviarle. 

 

"L'archiviazione elettronica dei nostri documenti ci ha permesso di ridurre i costi del nostro archivio di oltre il 90%. La facilità d'uso e l'accesso costante a tutte le fatture ci hanno fatto risparmiare enormi quantità di tempo e denaro. La rapida accettazione da parte dei dipendenti di vari reparti come vendite, risorse umane e contabilità dimostra che la nostra decisione di implementare DocuWare era giusta”.

Mag. Rudolf Bubich, Director of Accounting, IKEA Austria


 

Risultati raggiunti

 

Più trasparenza

I protocolli del flusso di lavoro creati da DocuWare consentono di ricostruire le prenotazioni e le liberatorie di pagamento, in modo da poter identificare facilmente il contatto appropriato in caso di richieste di informazioni. 

Tutti i documenti possono essere trovati direttamente da qualsiasi postazione di lavoro con un clic del mouse. In questo modo è possibile rispondere immediatamente alle domande dei clienti o dei fornitori, senza dover effettuare lunghe ricerche negli archivi cartacei. 

Le annotazioni e le fasi di elaborazione sono documentate elettronicamente nell'archivio DocuWare. Grazie a ciò, i dipendenti possono trovare facilmente informazioni sulle transazioni che sono state elaborate dai colleghi. 

Questo vantaggio vale anche per i contabili certificati durante le revisioni contabili, afferma Rudolf Bubich, direttore del reparto contabilità di IKEA. Grazie a questa trasparenza, IKEA può offrire un servizio migliore ai propri clienti e fornitori e rispondere a un maggior numero di richieste nello stesso tempo. 

Questa caratteristica aumenta la soddisfazione dei dipendenti. "A chi piace scansionare archivi polverosi quando cerca vecchie fatture cartacee?", dice Bubich.

 

Meno sforzi, meno costi

IKEA ha ridotto i costi eliminando l'uso di costose copie cartacee, oltre a guadagnare molto spazio in ufficio. 

IKEA ha calcolato che, durante i sette anni di conservazione, sarebbero maturati 57 pallet di carta. 

In totale, si può risparmiare il 90% dei costi di archiviazione precedenti. 

Inoltre, il processo di archiviazione automatica consente di risparmiare da una a due ore di tempo di archiviazione al giorno. Ciò significa che i dipendenti guadagnano tempo per attività più produttive e più interessanti.

 

Aumento dei profitti

Le fatture in arrivo non si perdono più lungo il tragitto dalla filiale alla sede centrale - un problema che IKEA Austria ha dovuto affrontare molto spesso in passato. Ciò significa che non solo si risparmiano i costi per il pacco e le spese di spedizione, ma anche per le seconde richieste di documenti smarriti - come ad esempio l'orario di lavoro e i costi per fax o telefono. 

Il trasferimento elettronico consente inoltre di pagare le fatture in anticipo, il che permette a IKEA di usufruire di sconti.


 

Conclusione

 

L'implementazione di DocuWare ha reso l'archivio cartaceo presso la sede centrale completamente inutile, poiché tutti i documenti sono archiviati elettronicamente. 

In questo modo si elimina il rischio di perdere i documenti nella posta o durante il processo di archiviazione. 

Con l'aiuto dei codici a barre, i dati dal loro software CODA Financials possono essere utilizzati come dati di indice per l'archiviazione automatica. Il sistema DocuWare ha pienamente soddisfatto le esigenze di IKEA.

 

Case Study preso dal sito istituzionale di Docuware

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