Come il Gruppo Contship Italia ha trasformato la sua Gestione Documentale con DocuWare

“Con DocuWare riusciamo a gestire quantitativi di documentazione prima impossibili. L’archiviazione e la ricerca di pratiche anche molto datate è ora semplice e immediata”

Ing. Renato Dessì

IT Group Manager

Contship: il pioniere Europeo della containerizzazione

Contship nacque nel 1969 da un’idea di Angelo Ravano che convertì le navi di famiglia in portacontainer. Grazie a questa intuizione, Contship è stata un’autentica pioniera della containerizzazione, in Italia e in Europa. Un vero e proprio network di Terminal Marittimi e soluzioni per Intermodalità e Logistica in grado di offrire una vasta gamma di servizi integrati.

Attualmente, le aziende facenti parte del gruppo Contship Italia sono 13 e godono di una solida reputazione in tutti i segmenti di mercato all'interno dei quali operano.

Scenario di partenza

Dal 2004 Real Document Solution collabora con diverse società del Gruppo Contship, le prime richieste furono quelle di una soluzione documentale per supportarli in tre processi specifici:

- Gestione del ciclo passivo

- Lettere di Vettura

- Gestione documentazione doganale

Gestione delle fatture passive

Situazione prima di DocuWare

La fattura una volta ricevuta era inviata tramite mail ai diversi uffici di competenza per l’approvazione in base al centro di costo e/o all’importo della stessa.

Problemi riscontrati:

- Gestire le fatture complessa e disgregata

- Tempi lunghi per la registrazione contabile

- Tempo perso a fare azioni manuali e talvolta ripetitive

Soluzione proposta:

Real Document Solution ha implementato, grazie all’applicativo DocuWare, un flusso di approvazione su 3 livelli.

Il primo livello è quello dell’amministrazione che si occupa di smistare le fatture ai responsabili incaricati dei diversi reparti.

Nel secondo livello ogni responsabile decide se approvare il pagamento della fattura oppure se è necessaria la firma di un direttore/manager (terzo livello).

Quando il flusso approvativo giunge al termine, DocuWare, in automatico, notifica il reparto amministrativo guidando l’utente alla registrazione contabile. Inoltre, Real Document Solution è intermediario diretto del Sistema di Interscambio (SDI), pertanto anche l’invio dell’XML all’agenzia delle entrate sarà immediato ed automatico.

	Prima	Dopo
Approvazione fatture	Scambio informazioni mediante mail e/o telefono	Step guidati con DocuWare
Archiviazione fatture e dati sensibili	Archivio cartaceo e/o mail	Ambiente sicuro, perché certificato
Registrazione contabile	Gestita manualmente con errori e ritardi di registrazione	Automatica grazie alla comunicazione diretta con lo SDI e il sistema gestione (SAP)

Lettere di vettura

Le lettere di vettura (LDV) sono una tipologia di documentazione importantissima per il complesso network di soluzioni intermodali offerte dal Gruppo Contship Italia.

Situazione prima di DocuWare

Le lettere di vettura cartacee subivano una scansione da parte del primo operativo disponibile che si premurava di inviarle mediante mail agli uffici di competenza per il “salvataggio” nel sistema informativo di Contship e, successivamente, corrisposte alle LDV originali manualmente per una verifica di conformità.

Problemi riscontrati:

- Sovraccarico delle attività degli uffici

- Errore umano molto frequente

- Disgregazione delle informazioni

Soluzione proposta:

Grazie a DocuWare è possibile monitorare automaticamente tutte le lettere di vettura (LDV) generate da Contship con un software di terze parti.

DocuWare si occupa di recuperare tutte le informazioni presenti nelle LDV e le indirizza correttamente. Le LDV seguono il trasporto della merce fino a destinazione dove verranno scansionate e archiviate in DocuWare, previo controllo delle firme apposte sul documento.

Inoltre, DocuWare è in grado di legare la LDV originale con la LDV scansita, matchando un codice a barre univoco e controllando eventuali non conformità (ad esempio, controllo di eventuali duplicati o di files mancanti).

	Prima	Dopo
Match LDV originale – LDV firmato	L’utente era incaricato di far combaciare LDV iniziali con LDV rientrati.	DocuWare aiuta l’utente con match automatici e controllo di eventuali duplicati.
Controllo stato spedizioni	Scambio informazioni mediante mail e/o telefono.	Controllo in tempo reale di tutte le informazioni relative alla spedizione.

Digitalizzazione Dogana

La gestione di una pozione doganale prevede la difficile gestione di documenti (cartacei o digitali) contenenti un elevato numero di informazioni sensibili che devono essere protette al meglio senza ostacolare l’operatività delle diverse mansioni. Per questo progetto ci siamo concentrati sulla corretta gestione delle bolle doganali.

Situazione prima di DocuWare

Tutte le bolle doganali cartacee erano in possesso di un barcode univoco che permetteva sia la tracciabilità, ovviamente, prima di essere inviate, devono essere adeguatamente scansite.

Per digitalizzare il documento il primo passo è stato produrre il documento con un software di terze parti verticale per la produzione di documenti doganali che viene inviato agli uffici di competenza per la lettura e l’archiviazione nel dossier doganale, ma questo non è sufficiente.

Problemi riscontrati:

- Operazioni lente e manuali nonostante la bolla digitale

- Dossier dogana non aggiornato in tempo reale

- Informazioni non adeguatamente protette

Soluzione proposta:

Grazie a DocuWare è possibile monitorare automaticamente una casella mail dedicata alla ricezione delle bolle doganali inviate dagli operatori. In base al codice nell’oggetto della mail, DocuWare procederà automaticamente all’indicizzazione e alla corretta archiviazione.

Grazie alla digitalizzazione della dogana gli step manuali del processo sono passati da 5 (scansione, invio, ricezione e lettura, indicizzazione, archiviazione) a 2 (creazione bolla, invio).

Inoltre, DocuWare permetterà una ricerca rapida e univoca delle bolle doganali all’interno del Dossier Doganale anche in caso di audit interni e/o esterni.

	Prima	Dopo
Flusso della Bolla	5 step completamente manuali	2 step manuali
Controllo congruità	Controlli manuali dipendenti dalla mole di lavoro	Archivio sempre aggiornato automaticamente indipendentemente dal numero di bolle doganali