Elimina la carta dal tuo ufficio e rendi il tuo team più produttivo, veloce e felice.

Real Document Solution digitalizza i tuoi documenti

seguendo le pratiche più sicure al mondo.

Chiamaci: 039 2281723

(dal lun al ven - 9:00 / 18:00)

Vuoi liberarti dei costi nascosti dovuti all'utilizzo di carta in ufficio?

Gartner stima che le aziende spendono dall'1 al 3% delle loro entrate per la stampa da ufficio. Ciò non tiene nemmeno conto del costo di archiviazione, spedizione e archiviazione dei documenti, nonché del costo della carta effettiva.

Il sondaggio IDC White Paper menziona che il tempo perso associato alla gestione della carta comporta una perdita di produttività del 21,3%.

Real Document Solution dematerializza i tuoi documenti e gli indicizza rispettando le abitudini della tua azienda

Catalogazione

La fase di catalogazione prevede il riempimento dell'unità di archiviazione (UDA) da noi fornita. All’atto del confezionamento avvengono in tempo reale due fasi ben precise:

 

1. L’UDA viene numerata con un codice univoco da noi fornito, rappresentato sia in forma alfanumerica che con codice a barre

2. Con l’ausilio del sistema informativo viene effettuata la catalogazione dei documenti che vengono inseriti nella UDA. In pratica si abbinano i dati scritti sul dorso del faldone al contenitore che li ospita

Scansione

La fase di scansione prevede la digitalizzazione del lotto cartaceo ricevuto dalla precedente fase. In questa fase l'operatore inserisce a blocchi la documentazione cartacea nello scanner, e si procede alla fase di digitalizzazione. Durante la scansione sono previsti sistemi di raddrizzamento automatico delle immagini, rimozione dei bordi neri ai lati del documento, la rotazione di 180° automatica delle pagine, ed il conteggio delle pagine, la separazione dei documenti stessi con lettura del codice a barre del testa pacco.

 

Una volta generato il file vengono ricontate le pagine da un sistema automatico ed il risultato viene confrontato con il valore contato dagli addetti durante la fase di normalizzazione.

Normalizzazione

Il documento entrato nella fase viva della lavorazione viene normalizzato, vengono quindi rimosse graffette metalliche, eventuali punti di pinzatura e viene verificata l’integrità delle pagine per la successiva scannerizzazione.

 

Una volta che il documento è pronto alla scansione viene effettuato il controllo di conformità. Vengono pertanto contati i fogli che compongono il documento, viene verificata la presenza di eventuali anomalie.

 

Terminato il procedimento il lotto di lavorazione viene passato alla fase di scansione, e sul sistema informativo viene tracciato l'operatore ed il tempo impiegato.

Indicizzazione

La fase di indicizzazione prevede l'assegnazione ai documenti degli indici di classificazione (metadati) Un sistema di riconoscimento automatico rileva attraverso un motore di OCR e ICR (caratteri stampati e caratteri manoscritti) le aree nel quale sono presenti i metadati da rilevare, e preindicizza il documento, predisponendo una lista di validazione all'operatore addetto a questa fase. L'operatore effettua questa attività guardando il documento in formato elettronico, validando e/o correggendo i dati rilevati. In questa fase viene effettuata anche la verifica di buona riuscita della scansione.

Validazione

La fase di collaudo prevede da parte del responsabile del centro servizi o di un suo delegato un'analisi visiva dei documenti archiviati, con prove di ricerca indici e matching del lotto di lavorazione. Il lotto di lavorazione a questo punto viene collaudato e le immagini trasferite al sistema al sistema documentale dove possono essere consultati e da voi validati.

Via web è possibile monitorare tutte le fasi di lavorazione, perché l’obiettivo per noi non è quello di essere un fornitore, ma un anello nella catena dei vostri processi documentali.

Compila il modulo per richiedere un preventivo
 

Chi siamo

Real Document Solution S.r.l.

Via Ambrogio Villa 10 - Villasanta

Partita IVA e CF: 11615490015

info@realdoc.group

Privacy Policy

Cookie Policy

Casi d'uso

Assistenza

Casi studio

  • Facebook - Bianco Circle