• Daniele Gamberini

Gestione documentale: quello che devi sapere per gestirla al meglio ed essere a norma con il GDPR



Hai mai calcolato quanto tempo te e i tuoi colleghi impiegate a cercare un documento? Se lo hai mai fatto, ti sarai reso conto di quanto tempo perdi per cercare un’informazione utile a proseguire nel tuo lavoro.


Spesso scopri di averci messo tanto perché il tuo collega lo aveva salvato nella cartella sbagliata del gestionale. Questo succede ogni giorno a tutte le aziende che non hanno implementato una Gestione documentale efficace.


Ma non ti preoccupare, siamo qui proprio per questo: spiegarti come puoi risolvere questo problema e rendere i processi della tua azienda veloci, efficienti, automatici.


Partiamo quindi con una breve definizione di cos’è la Gestione documentale.



Cosa si intende per Gestione documentale


La Gestione documentale è l’insieme di pratiche connesse alla organizzazione dei documenti all’interno di un’azienda o di una pubblica amministrazione. 


Ormai in ogni realtà aziendale, anche di piccole dimensioni, la capacità di gestire i documenti in modo efficiente è diventato un must per rimanere competitivi sul mercato.


Oltre a questo, ci si è messa di mezzo la normativa, che obbliga le aziende a gestire i propri documenti secondo procedure standard, che creano non pochi dubbi e domande.


Le 3 fasi della Gestione documentale: cosa devi sapere per gestirle al meglio


La cosa che devi sapere per organizzare una Gestione documentale efficace sono le fasi del ciclo di vita di un documento.


Queste fasi della vita di un documento sono uguali per ogni tipo di azienda, quindi sicuramente anche per la tua:


Creare un documento

⦁ Condivisione dei documenti

⦁ Conservazione dei documenti



1. Creare un documento


Il reparto di competenza si occupa di redigere un documento, può essere un ordine, una fattura, una bolla di accompagnamento, un contratto di affitto o di lavoro.


Qualsiasi sia il documento, il reparto di competenza deve ricercare le informazioni necessarie affinché il documento venga compilato correttamente.


Facciamo un esempio pratico:


Il reparto amministrazione della tua azienda deve redigere una fattura per un cliente. Le informazioni di cui ha bisogno per completare il documento sono:


- anagrafica del cliente (ragione sociale, sede legale, partita iva ecc..)

- l’ordine iniziale, per confrontare l’importo

- sapere se è già stato pagato un acconto all’inizio dell’incarico (verificare i vari pro-forma riconducibili al cliente)

- interfacciarsi con gli altri reparti per essere sicuri che il lavoro è stato completato e il cliente è soddisfatto e pronto a pagare


Solo in questa fase puoi capire quante informazioni ha bisogno il reparto amministrazione per creare un documento correttamente, e quanto tempo si può perdere nella ricerca dei giusti dati senza Gestione documentale automatizzata.


Un altro aspetto che approfondiremo più avanti è legato ai processi decisionali: il reparto amministrazione non può emettere una fattura se prima non c’è stato il via libera da altre figure interne all’azienda (chi sono queste figure e il numero di approvazioni dipendono dalla struttura dell’azienda).


Il processo decisionale è una delle prime cause di rallentamento di innovazione e crescita di un’azienda. Se vuoi approfondire questo tema puoi leggere il nostro articolo Workflow: come automatizzare i processi decisionali e ridurre i costi operativi del 90%



2. Condivisione dei documenti


La più grande sfida che le aziende affrontano nella Gestione documentale nell’era digitale è la condivisione efficace dei documenti all’interno dell’azienda.


Il tema della Condivisione dei documenti è molto sensibili per due motivi:


- Alto rischio di perdere informazioni nei passaggi tra i vari reparti


Il rischio di perdere informazioni è dovuto al fatto che quando un documento viene gestito da molti reparti, questi ultimi gestiscono le informazioni in loro possesso in modo autonomo e non centralizzato.


Pensa soltanto a tutte le comunicazioni via e-mail. Quante volte ti capita di dover andare a spulciare nella tua casella di posta una vecchia comunicazione con un tuo collega o con un tuo cliente?


Oppure scoprire che il documento che stai leggendo non è aggiornato alla ultima versione, colpa di un collega che si è dimenticato di condividere il documento con le ultime modifiche.


Questo è perfettamente evitabile con una Gestione documentale automatizzata, che convoglia in un unico posto tutte le informazioni relative a un progetto specifico, senza che questo dipenda dall’azione umana.


- GDPR legato al trattamento di dati sensibili contenuti nei documenti


Ora passiamo all’aspetto più tecnico e noioso della condivisione dei documenti: il GDPR.


Quando trasmetti un documento a un tuo collega, per evitare di incorrere in sanzioni, la domanda che ti devi fare è: “Il mio collega ha il diritto di leggere le informazioni contenute nel documento?”


In ogni azienda ci sono infatti dei responsabili designati al trattamento dei dati (spesso hanno la qualifica di Data Protection Officer), gli unici che hanno il diritto di accedere a qualsiasi tipo di documento.


Tutti gli altri sono soggetti a limitazioni e non possono accedere ai Documenti che rientrano nella normativa sul GDPR.



3. Conservazione del Documento


La conservazione è il periodo che per legge deve rimanere archiviato un Documento prima di poter essere eliminato definitivamente.


Anche questo aspetto della Gestione documentale crea non poche grane al DPO. I documenti infatti, in funzione della categoria, hanno un tempo minimo di conservazione definito per legge.


E il rischio che comporta una errata conservazione del documento è enorme.


Non ci piace mai mettere paura, ma la legge parla chiaro e quindi è giusto ricordarlo ogni tanto: Le sanzioni per il non rispetto della normativa sul GDPR possono arrivare fino al 4% del fatturato annuale dell’azienda.


Per aiutarti a evitare questo rischio abbiamo preparato per te una tabella con il periodo di conservazione previsto dalla legge per ogni tipo di documento: clicca qui per scaricarla.


Come automatizzare la Gestione documentale ed essere sempre a norma con la legge


Per gestire al meglio il ciclo di vita dei tuoi documenti e velocizzare i tuoi processi aziendali, oggi puoi usare un Document Management System (DMS), software che permette di automatizzare le operazioni che di solito venivano svolte da una persona fisica.


I maggiori benefici di utilizzare un software di questo tipo sono:


Trovi i documenti immediatamente: tutte le informazioni provenienti dai diversi canali vengono salvati in un unico posto in modo automatico. I diversi colleghi non devono più pensare a salvare il documento nella cartella corretta e tu non devi più perdere tempo prezioso a cercare le informazioni che ti servono. Inoltre, il software segnala la presenza di duplicati e ti mostra sempre e solo la versione più aggiornata.


Controllo sui progressi del documento: il software traccia in modo automatico le revisioni e le modifiche apportate al documento. Questo significa che se si presenta un errore si può scaricare lo storico e vedere la data, l’ora e il nome di chi ha modificato quel documento.


Conservazione a norma di GDPR: il software oscura le informazioni del documento sensibili, blocca l’accesso agli utenti non autorizzati e lo conserva per il periodo minimo previsto dalla normativa, così sei sicuro di non incorrere in sanzioni.


Vuoi provare gratuitamente un Document Management System e capire come puoi trasformare la tua Gestione documentale in poche settimane?


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Speriamo che questo articolo ti sia stato d’aiuto per iniziare a implementare la Gestione documentale che la tua azienda si merita.


Qualche domanda? Scrivici nei commenti e ti rispondiamo in pochi minuti!





Daniele Gamberini


Product Manager @Real Document Solution





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