• Daniele Gamberini

Dematerializzazione: cos'è e perché è importante per la tua azienda



La dematerializzazione è il processo che sostituisce il documento cartaceo con il documento elettronico.


Si identifica con lo strumento per realizzare innovazione sia nei processi interni a ogni azienda sia nel rapporto con i propri clienti e partner, ai fini di semplificare, ridurre i costi e agevolare l'accessibilità ai documenti.


La percezione diffusa è che dematerializzare significhi sostituire banalmente un documento cartaceo con un documento elettronico. Per buttare via la carta questo non è sufficiente.


Per poter eliminare la carta dal proprio ufficio bisogna tenere conto di alcuni principi che stanno alla base di una buona conservazione dei documenti, che ne deve garantire identità e integrità a fini giuridici e di archiviazione.


Ricordiamoci che la normativa vigente riconosce pieno valore giuridico al documento informatico, quindi la dematerializzazione è un processo che non deve essere preso alla leggera.

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Quali sono le implicazioni di gestire i documenti nel vecchio modo cartaceo?


Tre sono i principali svantaggi nell'affidare al cartaceo le proprie dinamiche aziendali e la conservazione dei documenti:

  • Costi diretti e indiretti

  • Rischi per la sicurezza dei dati

  • Rallentamento dei flussi di lavoro

Analizziamoli insieme.

Costi diretti e indiretti


Tra i principali costi diretti abbiamo la stampa da ufficio che rimane un'opportunità di risparmio non sfruttata e la sua gestione può ridurre le spese dal 10% al 30%.


Gartner stima che i costi totali di stampa, inclusi hardware, manutenzione, forniture e supporto, rappresentano dall'1% al 3% delle entrate complessive di un'azienda. Gli studi dimostrano che il costo medio di stampa è di circa 150 $ all'anno per dipendente, e questo costo può variare in base al settore.


Ai costi sopra analizzati vanno aggiunti i costi indiretti. I processi basati su carta richiedono molto tempo e distolgono i lavoratori da attività più redditizie per l’azienda. Il tempo che i dipendenti dedicano a questi compiti improduttivi può costare caro alle aziende. 


L'IDC White Paper spiega che "... i lavoratori sprecano ogni settimana una quantità significativa di tempo per affrontare una serie di sfide legate al loro lavoro con i documenti. Questo tempo sprecato costa all'organizzazione 19.732 $ per lavoratore all'anno".

Rallentamento dei flussi di lavoro


Molti dipendenti fanno fatica a stare al passo con le attività e i flussi di lavoro quotidiani perché sono inondati di informazioni e ostacolati da processi aziendali inefficienti basati su carta.


Spostare documenti cartacei all'interno di un'azienda, senza prima convertirla in formato elettronico, è un processo molto lento.


Questi noiosi processi analogici, a loro volta, riducono l'efficienza che si traduce in ritardi ed errori man mano che i documenti si spostano tra i reparti aziendali principali come contabilità, vendite e risorse umane.

Rischi per la sicurezza dei dati


HHS (U.S. Department of Health & Human Services) nel 2012 ha rivelato che i registri cartacei rappresentano il 62% delle violazioni dei dati in azienda.


La carta è per sua natura di facile degradazione, quindi a meno che non si abbia un backup digitale si corre sempre il rischio di ritrovarsi vulnerabili a perdite o distruzione di documenti.


La carta è inoltre semplice da perdere quando si gestiscono grosse moli di documenti, e questo può portare a violare la normativa sulla protezione dei dati sensibili.


Riguardo alla protezione dei tuoi dati, dei tuoi clienti o partner, ti consigliamo la lettura del nostro articolo: GDPR: come in Real Document Solution gestiamo le informazioni sensibili secondo la normativa.

I vantaggi della dematerializzazione: trasformarsi in un’azienda paper-less e migliorare la propria produttività 


Cosa significa essere un'azienda paper-less? 

Un’azienda che decide di abbandonare la carta ottiene dei vantaggi immediati, che riguardano principalmente i seguenti punti:

  • Le informazioni su supporto cartaceo vengono trasformate in formato elettronico. I documenti vengono, quindi, scannerizzati, indicizzati e archiviati. Si annulla il rischio di perderli e si proteggono da qualsiasi attacco esterno.


  • I processi che prima erano manuali vengono ora automatizzati creando dei flussi di lavoro automatici tra i vari dipartimenti.


  • Puoi accedere ai documenti in qualsiasi momento e da qualunque dispositivo. Questo è fondamentale quando si hanno più uffici e dipendenti che hanno la necessità di accedere ai documenti da remoto.


La dematerializzazione abbatte i costi operativi della tua azienda

Sicuramente il campo su cui si andrà ad incidere maggiormente a livello numerico è la riduzione dei costi di gestione, di stampa ed i costi operativi.

La trasformazione dell'ormai obsoleto supporto cartaceo porterà a:

  • Riduzione dei costi di archiviazione: non sarà più necessario acquistare schedari e utilizzare spazi per archivi cartacei.


  • Riduzione dei costi di copia e stampa: non sarà più necessario creare copie di documenti per poi distribuirli in ufficio. Sarà possibile utilizzare un sistema di gestione documentale come Docuware per archiviare una copia e al quale sarà immediato accedere.


  • Riduzione dei costi dei processi aziendali: Passando da flussi di lavoro manuali a flussi automatici, ottimizzi i processi aziendali e riduci i costi.

La dematerializzazione ti permette di rispettare la normativa sulla conservazione dei documenti

Proteggere i dati è nel tuo interesse. In caso contrario, rischi di perdere informazioni fondamentali che possono avere un impatto catastrofico sulla tua azienda e sul rapporto con clienti e partner.


I sistemi digitali ti consentono di lavorare in un ambiente più sicuro e protetto: sarai tutelato da violazioni di sicurezza grazie alla crittografia dei documenti e potrai controllare chi ha accesso a dei file specifici.


Essere GDPR Compliant sarà molto più semplice e sarai preparato in caso di incidenti o catastrofi naturali: backup multipli e sicuri ti aiuteranno a recuperare i dati senza alcuno sforzo.

La dematerializzazione come processo che porta a una maggiore produttività


I tuoi dipendenti non dovranno perdere tempo a cercare documenti e potranno condividerli rapidamente all'interno dei vari settori.


In questo modo velocizzerai i processi e contribuirai a guadagnare tempo in processi cruciali come fatturazione, onboarding dei dipendenti e incassi.

Quali sono i documenti che, secondo noi, necessitano di un processo di dematerializzazione?


Sicuramente tutti i documenti vanno dematerializzati ma ce ne sono alcuni che, a causa della loro mole o della loro ridondanza, hanno un impatto più significativo sui flussi operativi e sulla salute dei processi aziendali.


Possiamo così categorizzarli:


  • Ordini di acquisto e fatture: ogni impresa ha delle politiche su chi è autorizzato ad acquistare e quali approvazioni sono necessarie. Tutto ciò può essere automatizzato attraverso flussi di lavoro adeguatamente ottimizzati. Facciamo un esempio: un ordine viene inviato al personale contabile, in seguito a quell'ordine viene automaticamente assegnato un codice univoco che viene poi inserito nel sistema contabile. Un insight interessante è che le discrepanze tra ordini effettuati e fatture emesse vengono rilevate immediatamente e in maniera automatica.


  • Onboarding dei dipendenti: il processo di onboarding di un nuovo dipendente richiede molti documenti, come la compilazione di moduli di assicurazione sanitaria, buste paga e informazioni di contatto. Con un sistema di Enterprise Content Management le informazioni vengono raccolte tramite moduli elettronici che entrano immediatamente nel sistema e saranno di rapido recupero.


  • Approvazioni: con il processo di dematerializzazione e dei flussi digitali ottimizzati rimuovi la catena dei passaggi manuali tra dipendenti e settori. Tutti i responsabili ricevono lo stesso documento nel loro gestionale per approvarlo in modo immediato.

Conlusione


Con questo articolo speriamo di averti dato un quadro generale su cosa sia e quanto sia importante un processo di dematerializzazione per la tua azienda.


A oggi, a che punto pensi sia la tua azienda dal punto di vista della dematerializzazione dei documenti cartacei?


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Daniele Gamberini

Product Manager @Real Document Solution





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