• Daniele Gamberini

Conservazione documenti in azienda: cosa fare per essere a norma



Quanto tempo una fattura va conservata prima di poter essere eliminata? Dopo quale periodo una candidatura può essere rimossa senza il rischio di inciampare nel GDPR? E ancora: le buste paghe, il libro di cassa, inventari, corrispondenza commerciale?

Conoscere il periodo minimo di tutti i documenti trattati in azienda non è solo una necessità aziendale, ma è un vero e proprio obbligo di legge. 

Come ogni azienda anche la tua deve organizzarsi affinché, per ogni categoria di documento, venga rispettato il periodo minimo di conservazione, così da poterli mostrare in caso di controllo da parte delle autorità competenti.

Quando si parla di conservazione documentale sorge un altro problema, molto delicato e che merita un’attenzione particolare dal management aziendale: il GDPR.

“La domanda oggi non è solo per quanto tempo. Ma quali, chi, come e dove. Questa è la sfida delle aziende di oggi: rispondere a domande complesse con processi semplici”


Maurizio Bensi CEO di Real Document Solution Diamond Partner 2020 di Docuware

La conservazione documentale oggi sta attraversando il periodo più delicato della sua storia. 

Conservare un documento presuppone che l’azienda e i dipartimenti siano formati e preparati a rispondere alle seguenti domande:

  • Quali sono i documenti da conservare? Quali sono i documenti soggetti a GDPR?

  • Per quanto tempo i diversi documenti devono essere conservati?

  • Come deve essere conservato un documento? Quali requisiti deve avere per essere a norma?

In questo articolo ti spiegheremo tutto quello che devi sapere per conservare i tuoi documenti rispettando la normativa.

Prendi nota e torna in azienda con le informazioni necessarie per rassicurare il tuo team su questo tema molto delicato.

Andiamo!

Quali sono i documenti da conservare 

Qualsiasi azienda, dal momento in cui si iscrive al Registro delle Imprese, è soggetta alla normativa sulla conservazione dei documenti.  Le principali categorie di documenti che le aziende sono obbligate a conservare sono:

  • Libri contabili (i principali sono libro giornale, inventario, piano dei conti, libro mastro)

  • Documenti contabili (fatture ricevute e inviate)

  • Corrispondenza d’affari (lettere, e-mail, sms)


Quali sono i documenti soggetti a GDPR


Per i documenti soggetti a GDPR è necessario aprire un’altra parentesi.


I documenti soggetti a GDPR sono tutti i documenti che contengono, secondo l’art. 4:


“qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (interessato) che identifichi o renda identificabile una persona fisica e che possono fornire dettagli sulle sue caratteristiche, le sue abitudini, il suo stile di vita, le sue relazioni personali, il suo stato di salute, la sua situazione economica, ecc.. "


A leggere questa definizione diventa difficile definire una lista esaustiva di tutti i documenti soggetti a GDPR che trafficano ogni giorno tra gli uffici di un’azienda. Questo varia molto dal settore dell’azienda e dagli interlocutori che ha. 


Un’agenzia interinale sarà obbligata a trattare e conservare cv e contratti di lavoro, un’azienda di software dovrà occuparsi di conservare e proteggere dati riguardo agli utenti che usano i loro prodotti digitali. 


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A ogni modo questi documenti devono essere conservati per un periodo minimo di 10 anni.

a modalità di conservazione in grandi stanze piene di carta può rivelarsi essere controproducente e causare non pochi rischi per l’azienda, tra cui lo smarrimento, la duplicazione dei file, la condivisione dei documenti con persone non autorizzate ad accedere alle informazioni.

Quanto tempo i diversi documenti devono essere conservati


I principali documenti aziendali da conservare e il periodo minimo di conservazione per legge:


La tabella qui sopra riassume i principali documenti che la tua azienda tratta ogni giorno, se ti interessa approfondire il tuo caso specifico, puoi prenotare una consulenza gratuita con noi.

Come deve essere conservato un documento? Quali requisiti deve avere per essere a norma?


Conoscere il periodo minimo di conservazione dei documenti non è sufficiente per garantire alla propria azienda di stare tranquilla.


Per legge, i documenti aziendali devono infatti essere conservati in modo da rispettare i seguenti principi:

  1. Integrità: l’azienda è obbligata a provare che un documento non sia stato modificato o alterato. Solo in questo modo un documento può avere valore legale. Cosa fare: non utilizzare una stanza piena di raccoglitori per conservare il tuo archivio. Utilizzare un software di Gestione Documentale con le certificazioni ISO 27001 che garantisce che i documenti vengano conservati a norma di legge.

  2. Disponibilità: l’azienda deve essere in grado di poter consultare o produrre un documento in tempi ragionevoli e conformi alle necessità. I documenti devono essere accessibili in tempi rapidi alle persone che lo richiedono e che hanno il diritto di visionarli. Cosa fare: utilizzare un software di Gestione Documentale che permette di indicizzare automaticamente i documenti ed essere rintracciati in pochi secondi. Inoltre, nel caso dei documenti GDPR, permette di gestire gli accessi per impedire alle persone non autorizzate di accedere a informazioni sensibili.

Quali caratteristiche deve avere il tuo software di Gestione documentale per una conservazione documenti a norma di legge


Dal punto di vista tecnico un software di gestione documentale deve garantire che il sistema non possa essere attaccato dall’esterno.


A questo scopo a livello internazionale sono rilasciati delle certificazioni sulla sicurezza dei software. 


La certificazione più importante è la ISO 27001, ma ce ne sono molte altre, ognuna importante per garantire che il tuo software di Gestione documentale possa rispettare i principi sul documento che abbiamo visto prima.

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Qualche domanda? Scrivici nei commenti e ti rispondiamo in pochi minuti!



Daniele Gamberini

Product Manager @Real Document Solution




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