• Daniele Gamberini

7 motivi per cui un HR non può fare a meno di un Document Management System

Durante la pandemia di COVID-19, i reparti HR di tutto il mondo hanno dovuto reinventarsi per trovare in fretta un nuovo modello basato sulle esigenze di una nuova forza lavoro completamente in remoto. 


La pandemia ha stravolto la cultura aziendale e il modo di comunicare all’interno dell’azienda, come mai prima d’ora è giunta la necessità di domandarsi se i propri processi aziendali sono davvero così invulnerabili.


In questo articolo vedremo 7 motivi per cui – nel contesto storico e sociale in cui viviamo – un Document Management System è ciò che ogni HR dovrebbe avere per svolgere al meglio il proprio lavoro.



1. Gestire i controlli sullo stato di salute del personale

L’HR, in tempi di Covid-19, svolge un ruolo di guida nello sforzo di assicurare un ambiente di lavoro sicuro per tutti i dipendenti dell’azienda. Per riuscirci deve riuscire a organizzare al meglio lo screening sullo stato di salute a tutti i dipendenti e visitatori dell’azienda, per fare in modo che eventuali soggetti contagiati non varchino la hall dell’azienda. Queste precauzioni rassicurano i dipendenti sul fatto che possano rientrare in ufficio in completa sicurezza. L'automazione di questa funzione con moduli elettronici e workflow automatici fornisce un check in/check out, una registrazione di chi si trova nell'edificio in un determinato momento e la prova che sono state seguite le linee guida dettate dal governo. Le informazioni sono salvate, ricercabili e prontamente disponibili se è necessario rintracciare i contatti. 

2. Gestire il personale in remoto


Un Document Management System protegge i file dei dipendenti in un repository criptato e li protegge con diritti di accesso controllati. I dipendenti che lavorano da casa hanno facile accesso alle informazioni sui benefit, tra cui conti di spesa flessibili per l'assistenza sanitaria e l'assistenza all'infanzia, programmi di assistenza ai dipendenti e richieste di ferie.  Non solo, il team HR può vedere i documenti e lo stato di avanzamento delle pratiche da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo. Il fatto di abbattere i tempi di ricerca dei documenti e delle informazioni dei dipendenti consentono di aumentare la produttività del team HR e di migliorare la percezione che i dipendenti hanno verso questo reparto.

3. Gestire i registri dei dipendenti

Un Document Management System si adatta facilmente alle vostre politiche e procedure di gestione dei registri aziendali. Il sistema in cloud permette di visualizzare immediatamente le previsioni sulle imposte sui salari di ogni dipendente ed eventuali richieste di risarcimento dei lavoratori. 

4. Fai firmare in remoto le nuove disposizione Quando gli HR annunciano nuove politiche e/o procedure, il Document Management System permette la distribuzione dell’annuncio all’interno dell’azienda in pochi secondi. L’HR ha piena traccia di chi ha preso visione della comunicazione e di chi ancora non l’ha visionata. Inoltre, attraverso i moduli elettronici i dipendenti possono firmare con un dito (o una penna digitale), rendono l'ottenimento della firma dei dipendenti più veloce, più facile e più sicura. Per i ritardatari, l’HR può automatizzare una e-mail di sollecito, e aver sotto controllo in qualsiasi momento chi manca ad aver firmato.

5. Reclutamento

Ora che la maggior parte delle assunzioni avviene online, è ancora più importante elaborare i curriculum inviati via e-mail automaticamente, rivederli e inoltrare i curriculum appropriati al responsabile del reparto di competenza. 

La distribuzione elettronica interna dei curriculum assicura che tutti coloro che faranno un colloquio di lavoro abbiano accesso alle informazioni del candidato. In termini di efficienza del flusso di lavoro delle risorse umane, l'impostazione delle approvazioni di assunzione per via elettronica rende il processo coerente e ripetibile, creando al contempo una traccia di controllo di tutte le attività di assunzione.

6. Onboarding nuovi assunti

I primi 90 giorni che un nuovo dipendente trascorre in un'organizzazione spesso determinano il suo futuro nell’azienda. Alcuni nuovi dipendenti, che hanno sostenuto il colloquio online, potrebbero non avere l'opportunità di incontrare l’HR o il loro responsabile di reparto prima di iniziare a lavorare. 

Un Document Management System accorcia questa distanza e permette di creare un forte legame con la nuova risorsa umana, garantendo che si sentano benvenuti ed equipaggiati di tutto ciò di cui hanno bisogno. L’HR può creare una lista di onboard contenente le mansioni richieste, compreso il riconoscimento dell'impiego, gli accordi di riservatezza, i manuali per i dipendenti e i piani di formazione iniziale. Può quindi seguire le nuove assunzioni anche a distanza, fornendo ai dipendenti tutti gli elementi necessari per iniziare, anche se gli elementi vengono consegnati a presso il loro domicilio piuttosto che sulla scrivania del loro ufficio.

7. Gestione degli incentivi

Con l'automazione è possibile personalizzare i modelli di valutazione delle prestazioni e impostare le date per le revisioni automatiche, catturando e memorizzando tutte le informazioni sui rendimenti di ogni risorsa umana. 

Le revisioni delle assunzioni, le approvazioni salariali, gli aumenti annuali e gli aumenti basati sulle prestazioni sono tutti razionalizzati in flussi di lavoro efficienti che vanno a beneficio dell'azienda e dei dipendenti che ricevono la spinta. Inoltre, se avete a che fare con problemi di performance, avrete a disposizione una documentazione chiara e coerente che descrive in dettaglio i risultati del lavoro di ogni dipendente.


Conclusione


Il lavoro dell’HR è quello di creare per ogni risorsa umana l’ambiente di lavoro perfetto, con un Document Management System è tutto più facile. 

Vuoi creare un ambiente di lavoro agile, efficiente e che renda felice ogni tua risorsa umana?

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Daniele Gamberini

Product Manager @Real Document Solution


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